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Microsoft Teams Governance – So nutzen Sie Microsoft Teams sicher

Microsoft Teams Governance

Microsoft Teams ist ein hervorragendes Tool, um die digitale Zusammenarbeit in Teams zu erleichtern. Ohne die passenden Richtlinien herrscht aber schnell Chaos in der Plattform und liefert den Mitarbeitern nicht die gewünschte Erleichterung, sondern eher zusätzlichen Stress. Um das zu verhindern empfehlen wir die Entwicklung einer Governance, die dafür sorgt, dass keine Informationsflut entsteht.

Microsoft Teams bietet eine Reihe umfassender Einstellungsmöglichkeiten, um die definierten Richtlinien umzusetzen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen alle Governance-Funktionen, die für Ihre Organisation nützlich oder möglicherweise erforderlich sind. Gerne unterstützen wir Sie auch bei der Entwicklung einer Governance für Microsoft Teams im Rahmen unserer Microsoft Teams Beratungsleistungen. Diese führen wir auch online durch.

Schnelle Hilfe für den Einsatz von Microsoft Teams

Wir helfen Ihnen mit unserem Fachwissen gerne dabei, Ihr Unternehmen schnell für die Arbeit aus dem HomeOffice fit zu machen oder Ihre Bildungseinrichtung mit einer modernen Bildungsinfrastruktur auszustatten. Damit wir Sie einfach und sicher beraten können, haben wir unser Angebot um online Beratungsleistungen und Schulungen erweitert. Unsere Experten helfen Ihnen unkompliziert und remote bei Ihren Fragen.

Alle Beratungsleistungen, Workshops und Schulungen können virtuell durchgeführt werden.

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Darum benötigen Sie eine Governance für Microsoft Teams

Die wichtigsten Argumente, wieso Sie ein Governance Konzept für Microsoft Teams benötigen und in Ihrer Firma umsetzen sollten, sind folgende:

  1. Governance in Microsoft Teams können konform zu den Unternehmensrichtlinien umgesetzt werden und fördern so die Einheitlichkeit. Administratoren können die Teams so managen, dass alle Inhalte entsprechend Ihrer Richtlinien geschützt sind.
  2. Eine Governance zahlt sich schnell aus, da die Kommunikation zwischen Mitarbeitern effizienter wird und die kontrollierten Zugriffsmöglichkeiten von externen Partnern eine bessere Zusammenarbeit ermöglicht.
  3. Ein Governance Konzept verhindert ein ungeordnetes Wachstum an Teams und Kanälen und sorgt für mehr Übersichtlichkeit und langfristige Nutzbarkeit des Kollaborationstools. 
  4. Ein Governance Konzept fördert die Transparenz in Ihrem Unternehmen da sich jeder, jederzeit einen Überblick darüber verschaffen kann, wo welche Informationen verwaltet werden.

Richtlinien für Ihren Microsoft Teams-Lebenszyklus

Es können sowohl globale Einstellungen für alle Mitarbeiter und Teams definiert werden als auch benutzerspezifische Konfigurationen, die nur für bestimmten Gruppen gelten. Die Richtlinien, die für den Teams-Lebenszyklus konfiguriert werden, sollen die Gestaltung sowie die Verwaltung eines Teams während der drei unten dargestellten Phasen regulieren.

In Teams können die Richtlinien ganz einfach nach den Bedürfnissen, der Firmenpolitik, der Branche und der Größe des Unternehmens definiert werden. Wir betrachten in diesem Beitrag exemplarisch die folgenden drei unterschiedlichen Szenarien:

Anleitung: Governance für Microsoft Teams planen

Im ersten Schritt sollten Sie herausfinden in welchem Umfang Governance Regeln in Ihrer Firma eingeführt werden sollen. Dabei hilft zum Einstieg die Beantwortung der folgenden Fragen:

  • Erfordert Ihre Organisation eine bestimmte Benennungskonvention für Teams?
  • Müssen die Entwicklerteams die Möglichkeit geben, organisationsspezifische Klassifizierungen zuzuweisen?
  • Müssen Sie die Möglichkeit zum Hinzufügen von Gästen zu Teams pro Team einschränken?
  • Muss Ihre Organisation einschränken, wer Teams erstellen kann? Mitglieder, Benutzer oder Administratoren? Erfordert Ihre
  • Organisation die Angabe eines Ablaufdatums für Teams?
  • Erfordert Ihre Organisation das Einschränken von Teamfunktionen für bestimmte Benutzer?

Teams- und Meetingeinstellungen in Microsoft Teams einrichten

Nachdem alle Anforderungen Ihrer Organisation dokumentiert worden sind, sollte man mit den Team- und Meetingeinstellungen anfangen.

Teams Einstellungen ermöglichen eine Freischaltung oder Einschränkung der Features für eine Gruppe (E-Mail-Integration, Cloud Storage Optionen, Einstellung der Geräte …). Alle Änderungen werden für alle Teams in der Firma eingesetzt.

Lesen Sie passend dazu: Neues Team in Microsoft Teams erstellen

Die Meeting Einstellungen ermöglichen die Kontrolle über anonyme Benutzer, die an einer Besprechung teilnehmen dürfen. Diese Einstellungen werden für alle Meetings, die in der Organisation geplant werden, sichergestellt. Außerdem ist eine Meeting Policy vorhanden, um zu definieren, welche Features für welche Benutzer in der Besprechung aktiviert werden sollen. Durch diese Policy können die Einschränkungen bezüglich Meeting Erstellung oder Meeting Funktionen wie Video, Audio und Bildschirmfreigabe abgegrenzt werden. Bitte beachten Sie, dass die Einschränkung dieser Funktionen zu einer niedrigeren Produktivität und Akzeptanz führen könnte, da sie die Kommunikation zwischen den Parteien/Kollegen erschwert.

Richtlinien in der Initiierungsphase verwalten

In der Initiierungsphase werden oft Richtlinien für die Teams Erstellung, Namenskonvention oder Team Klassifizierung definiert.

Für manche Unternehmen ist es wichtig zu kontrollieren, wie Teams erstellt werden, und wer diese Teams erstellen darf. Die Erfahrung zeigt jedoch, je mehr Einschränkungen für die Teams-Erstellung eingebaut werden, desto niedriger wird die Nutzung von Teams. Falls nur wenige Mitglieder die Teams erstellen dürfen, sollte ein Prozess für die Teams Anfrage definiert werden. Der Administrator kann jederzeit prüfen, wer welche Gruppe erstellt hat. Bei wenigen definierten Einschränkungen ist eine Schulung der Mitarbeiter empfehlenswert, um einem Wildwuchs an Teams vorzubeugen.

Namenskonventionen vereinfachen das Management, machen die Struktur transparenter und helfen dem Mitarbeiter, sich an die Teams zu gewöhnen. Eine gute Struktur gibt dem Mitarbeiter ein Gefühl von Sicherheit und schafft Akzeptanz gegenüber Microsoft Teams.

Durch Teams Klassifizierung ist es möglich, bestimmte Features für bestimmte Teams zu vergeben und somit das Verhalten der Mitglieder zu kontrollieren. Beispielsweise können Sie den Benutzern gestatten, die Klassifizierungen „Standard“, „Geheim“ und „Streng geheim“ für erstellte Gruppen festzulegen. Gruppenklassifizierungen sind nicht standardmäßig festgelegt, und Sie müssen diese erstellen, damit sie von den Benutzern festgelegt werden können.

Mithilfe der Governance Einstellungen in Microsoft Teams kann auch der externe Zugang verwaltet werden. In den meisten Unternehmen haben externe Partner keine Zugangsberechtigung auf interne Netzwerke. Teams Richtlinien können so konfiguriert werden, dass auch die Externen mit den Unternehmensmitarbeitern kommunizieren können ohne Zugriff auf interne Dateien zu haben.

Ein Gastzugang ermöglicht es Benutzern, die keinen Azure Active Directory Account haben, dennoch als Mitglied eines Teams hinzuzufügen. Durch das Einladen von anderen Mitgliedern steigt die Nutzung von Teams. Dadurch können Beispielsweise die Reaktionszeiten im digitalen Kundenservice verbessert werden. Die Gäste dürfen nur auf den Inhalt zugreifen, auf den sie berechtigt wurden. Es ist auch möglich zu verfolgen, wer wen eingeladen hat.

Richtlinien in der Aktiven Phase verwalten

Standardmäßig werden alle Unterhaltungen dauerhaft gespeichert. Um einen bestimmten Zeitraum der Speicherung mit anschließender Löschung zu definieren, muss der Administrator die Aufbewahrungsrichtlinien entsprechend konfigurieren. Durch die Aufbewahrungsrichtlinien wird sichergestellt, dass die gelöschten Daten aus allen Speicherorten entfernt werden.

Die Aufbewahrungsrichtlinien von Teams können für die folgenden Zwecke nützlich sein:

Aufbewahrung: es wird sichergestellt, dass Ihre Daten für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden, auch wenn sie editiert oder gelöscht wurden.

Löschen: hier werden alle Daten nach einem bestimmten Zeitraum komplett gelöscht.

Die Daten können nicht vor Ablauf des Aufbewahrungszeitraums entfernt werden.

Nach Aktivierung der Aufbewahrungsrichtlinien werden 2 Aktionen möglich:

  • Alle Dokumente können während des Aufbewahrungszeitraums editiert oder gelöscht werden. In diesen Fällen wird eine Kopie der Datei erstellt und in einem Dokumentenarchiv gespeichert. Damit die Dokumente rechtzeitig gelöscht werden können, wird ein Timer Job erstellt.
  • Alle Dokumente, die nicht editiert oder gelöscht wurden, werden nach Ablauf der Aufbewahrungszeit sofort gelöscht und in den Papierkorb verschoben. Nach 93 Tagen werden die Dokumente komplett entfernt.

Richtlinien in der Endphase verwalten

Nach Ablauf eines Projektes möchten Sie vielleicht das dazugehörige Team löschen oder archivieren. Das Archivieren der Daten ist eine sehr gute Alternative zum Löschen, da manchmal das Entfernen der Daten aus gesetzlichen Gründen nicht erlaubt ist. Außerdem kann die Archivierung jederzeit rückgängig gemacht werden und die Mitarbeiter können das Team wieder benutzen. Die Archivierungsrichtlinien können so konfiguriert werden, dass die Gruppen nach einer bestimmten Zeit automatisiert archiviert werden. Das Archivieren bedeutet, dass alle Aktivitäten für diese Gruppe beendet werden, aber Sie sich weiterhin alle vergangenen Teamaktivitäten in Kanälen, Dateien und Chats anzeigen lassen können. Wenn Sie ein Team löschen, werden alle Teamaktivitäten in zugeordneten Dateien, Kanälen und Chats ebenfalls gelöscht.

Microsoft Teams sicher nutzen mit einer Governance für Microsoft Teams

Um eine Informationsflut zu vermeiden und die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und Partnern zu vereinfachen, braucht jede Organisation ihre eigene Governance Strategie für Microsoft Teams. Diese sollte den Corporate Richtlinien entsprechen. Wenn Sie für die drei Projektphasen Initiierung, Aktiv und Ende passende Regeln erstellen und diese auch technisch durch Richtlinien umsetzen, sind sie schon auf der sicheren Seite. Außerdem müssen Sie sich keine Sorgen mehr bezüglich der Datensicherheit machen: mit einer Microsoft Teams Governance sind alle Ihre Inhalte angemessen abgesichert!

Microsoft Teams Strategie Workshop

Was ist Microsoft Teams

Microsoft Teams Blogbeiträge



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Valerie Kunzweiler

Valerie Kunzweiler
Valerie Kunzweiler ist Teil unseres Projektmanagement-Teams und beschäftigt sich mit der internen Kommunikation in Unternehmen und der Möglichkeiten zur Strukturierung komplexer Zusammenhänge mit Office 365. Ihr Schwerpunkt liegt dabei bei Microsoft Teams. Die aktuellen Kundenprojekte der Next Iteration unterstützt Frau Kunzweiler mit ihrem Fachwissen, um die digitale Kommunikation bei unseren Kunden zu verbessern. Kontaktieren Sie Frau Kunzweiler, wenn Sie Fragen zum Artikel haben oder weitere Informationen wünschen, per E-Mail.

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