Microsoft 365 unterstützt Unternehmen auch bei der Gestaltung und Automatisierung von Qualitätsmanagement-Prozessen. Dabei stellt Microsoft SharePoint als Content-Management-System die Basis dar und kann, je nach Anforderung, mit weiteren Anwendungen aus der Microsoft 365 Produktfamilie ergänzt werden. So können beispielsweise Visio-Grafiken zur Integration klickbarer Prozessmodelle oder, über Power BI, dynamische Kennzahlen-Dashboards genutzt werden. Die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen ist zudem über Power Automate möglich.
In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Funktionen Sie für das Qualitätsmanagement in Microsoft 365 und SharePoint zur Optimierung und Dokumentation Ihrer Geschäftsprozesse nutzen können.
Der Einsatz von modern SharePoint-Seiten in Verbindung mit Webparts ermöglicht die Umsetzung unterschiedlichster Anwendungsfälle aus den Bereichen Qualitätsmanagement und -sicherung in Microsoft 365. In diesem Abschnitt finden Sie eine Zusammenfassung von Best Practice Ansätzen und Praxisbeispielen für die optimale Nutzung von Microsoft 365 im QM-Umfeld.
Konsistenz durch Vorlagen und visuelle Einstiege in Prozesse
Mit SharePoint können Sie Ihre Prozessdokumentation, beispielsweise Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Handbücher und Checklisten, übersichtlich und strukturiert organisieren und darstellen. Durch die Verwendung von Seitenvorlagen lässt sich auch bei einem großen Kreis an Bearbeitern eine konsistente Dokumentation sicherstellen.
Um Ihren Anwendern einen visuellen Einstieg zu ermöglichen, können Sie mit klickbaren Diagrammen arbeiten, beispielsweise mit einem Prozessmodell. Das für den Einstieg verwendete Diagramm kann aus beliebig vielen Ebenen bestehen. Insbesondere im Rahmen von Change-Prozessen bieten Visualisierungen den Anwendern eine einfache Orientierung und Navigation durch die neue Umgebung.
Expertenwissen auf einer zentralen Landingpage zur Verfügung stellen
Der Einsatz einer SharePoint-Seite als Landing Page ermöglicht die Information aller Teammitglieder über die neuesten Updates. Weitere Möglichkeiten sind die Hervorhebung besonders wichtiger Inhalte oder die Bereitstellung von schnellen Absprüngen zu weiteren Inhalten, Tools oder Links. Eine Zielgruppenadressierung erlaubt die Berücksichtigung der unterschiedlichen Anforderungen verschiedener Benutzergruppen. Bei Bedarf kann die Kommentarfunktion auf jeder Seite aktiviert werden, um Feedback und Integration zu ermöglichen.
Bonustipp: Mit unserer Expertensuche ermöglichen Sie Ihren Anwendern, direkt auf der Startseite nach Experten- und Fokusthemen zu suchen, um die richtigen Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen zu finden.
Digitale und automatisierte Freigabeprozesse, Kenntnisnahmen und Störungsmeldungen
Microsoft SharePoint ermöglicht Ihnen die Definition und Automatisierung individueller Freigabeprozesse für Ihre Dokumente und Prozesse. Sie haben die Möglichkeit, Workflows zu erstellen, die die erforderlichen Schritte durchlaufen und Freigabeaufgaben per E-Mail oder in Microsoft Teams versenden . Alle Prozesse können individuell eingerichtet werden, beispielsweise um mehrstufige Freigaben zu berücksichtigen, Vertretungsregelungen und Eskalationsstufen einzurichten oder Wasserzeichen mit Freigabestatus zu drucken. Zusätzlich können Sie Benachrichtigungen und Erinnerungen einrichten, um die Beteiligten über Statusänderungen zu informieren oder an Fristen zu erinnern.
Auch Kenntnisnahme-Prozesse für neue oder geänderte Inhalte können über Workflows automatisiert werden. Dabei besteht die Möglichkeit, Kenntnisnahme-Anforderungen zielgruppenbasiert zu versenden, sodass jeder Anwender nur die Inhalte erhält, die für seine tägliche Arbeit relevant sind. Das Lesen von Neuigkeiten kann unkompliziert per Mausklick bestätigt werden, beispielsweise aus Microsoft Teams heraus.
Bei einigen Kundenprojekten haben wir eine Anwendung (Microsoft Power-App) zum Melden von Datenschutzvorfällen oder zur Erfassung von Störungen in die Prozesskette integriert. Die Verantwortlichen werden dadurch direkt benachrichtigt und der Arbeitsstand ist jederzeit für die meldende Person sowie alle Beteiligten einsehbar.
Neben den bereits aufgezeigten Qualitätsmanagement-Funktionen, die Sie in Microsoft 365 nutzen können, bietet die Cloud-Plattform noch zahlreiche weitere Vorteile. Ein wesentlicher Vorteil von Microsoft 365 für die Bereiche Qualitätsmanagement und -sicherung besteht darin, dass die Prozesse automatisch den aktuellen Compliance- und Governance-Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Mithilfe von Aufbewahrungsrichtlinien können Ihre Dateien und Dokumente in SharePoint beispielsweise für einen festgelegten Zeitraum archiviert und/oder nach einer definierten Zeit gelöscht werden. Einige weitere Vorteile haben wir im Nachfolgenden für Sie zusammengefasst.
Inhalte können schnell und einfach aufgefunden werden
Microsoft 365 verfügt über eine leistungsstarke Suchfunktion, die stets volltextbasiert arbeitet. Dadurch ist es nicht mehr erforderlich, den genauen Titel eines Inhalts zu kennen. Die Suchergebnisse werden stets mit einer Inhaltsvorschau präsentiert, sodass eine visuelle Identifikation des gesuchten Inhalts möglich ist.
Mehr zu Suchfunktion und den Individualisierungsmöglichkeiten finden Sie hier: Mit Microsoft Search unternehmensweit intelligent und individuell suchen.
Suchergebnisse durch die Verwendung von Metadaten optimieren
Die Auffindbarkeit von Inhalten kann zusätzlich durch logische Datenstrukturierung sowie Anreicherung der Inhalte mit Inhaltstypen und Metadaten verbessert werden. Ein Inhalt kann beispielsweise als Arbeitsanweisung klassifiziert und mit dem Tag „Gültigkeitsbereich=Produktion“ versehen werden. Die genannten Metadaten können nach diesen Kriterien gesucht und gefiltert werden. Zudem können sie als Berechtigungsgrundlage oder Workflowbedingung dienen.
Hier erfahren Sie mehr dazu, wie Sie Ihre Daten in Microsoft SharePoint logisch und übersichtlich strukturieren: Dokumente strukturieren – So gelingt Ihre digitale Dokumentenverwaltung.
Datenschutz und Sicherheit Ihrer Informationen wird gewährleistet
Um sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf Inhalte haben, werden individuelle Berechtigungen gesetzt. Dabei wird mit Berechtigungsgruppen und Berechtigungsstufen gearbeitet, so dass Sie stets eine Übersicht darüber haben, wer, wo, welche Berechtigungen besitzt. Zusätzliche Funktionen wie das Ein- und Auschecken von Inhalten oder das Arbeiten mit Haupt- und Nebenversionen vereinfachen die Zusammenarbeit.
Transparenz und Effektivität von Prozessen wird sichergestellt
Microsoft SharePoint bietet Ihnen zu jedem Inhalt einen Versionsverlauf. Damit können Sie jederzeit einsehen, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. Zudem ist die Wiederherstellung älterer Versionen möglich. Diese Funktion gewährleistet Ihnen Revisionssicherheit und dient, zusammen mit dem Einrichten von Aufbewahrungsrichtlinien oder einem Schreibschutz, als Grundlage für eine Vielzahl von Zertifizierungen. Zusätzlich werden durch automatisiert ablaufende Prozesse die Fehlerhäufigkeit gesenkt und die Effektivität gesteigert.
Kommunikation und Zusammenarbeit verbessern
Microsoft 365 und SharePoint bietet Ihren Kolleginnen und Kollegen die Möglichkeit, gemeinsam an Inhalten zu arbeiten und sich in Echtzeit darüber auszutauschen. Die Versionierung sowie das automatische Speichern von Änderungen stellen sicher, dass keine Daten verloren gehen.
Microsoft 365 und SharePoint bieten umfassende Lösungen für eine strukturierte und moderne Herangehensweise in den unterschiedlichen Teilbereichen des Qualitätsmanagements. Durch standardisierte Prozesse, zentrale Wissenssammlungen und automatisierte Freigabe- sowie Meldeprozesse wird die Effizienz gesteigert und die Transparenz verbessert. Optimierte Suchfunktionen und sichergestellte Datensicherheit erleichtern die Auffindbarkeit und den Schutz sensibler Informationen. Insgesamt werden so die Konsistenz, Zusammenarbeit und Effizienz im Qualitätsmanagement gestärkt.
Gerne beraten und unterstützen wir auch Ihr Unternehmen bei der Umsetzung und Implementierung von QM-Funktionen innerhalb von Microsoft 365. Hier finden Sie weiterführende Informationen zu unserem Lösungsbaustein für Qualitätsmanagement mit Microsoft 365 und SharePoint.
