Motiviert von Microsofts Motto „Mobile first- Cloud first“ spielen immer mehr Unternehmen mit dem Gedanken in die Cloud umzuziehen. Häufig scheitert der Plan jedoch auf Grund von rechtlichen oder organisatorischen Einschränkungen. Die Lösung? Statt komplett auf die Vorteile der Cloud zu verzichten, in einen hybriden Ansatz investieren, der die Vorteile beider Welten vereint. Was genau man unter einer hybriden Lösung versteht, welche Vorteile sie mit sich bringt und welche Features sie beinhaltet, möchte ich Ihnen in diesem Blogbeitrag näherbringen.
Für eine technischere Betrachtung des Themas haben wir ein Whitepaper erstellt, dass Sie hier kostenlos downloaden können.
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Erfahren Sie, was Sie alles benötigen, um eine hybride SharePoint Lösung bereitstellen zu können und nach welchem Schema dieser Bereitstellungsprozess für gewöhnlich abläuft.
Was ist eine hybride Lösung?
In der Technik versteht man unter einer Hybridlösung ein System, bei dem zwei eigenständige Technologien miteinander kombiniert werden. Bei einer hybriden SharePoint Lösung verbinden wir die Elemente der klassischen SharePoint Server (SharePoint On-Premises) Variante mit denen der SharePoint Online Version. Daten im Intranet können dann beispielsweise je nach Klassifizierung lokal oder in der Cloud gespeichert werden.
Microsoft selbst beschreibt seine Hybrid-Lösung folgendermaßen: „Mittlerweile schließen sich On-Premises, Hosting-Lösungen und Cloud Services jedoch nicht mehr aus. Microsoft bietet flexible Misch-Modelle, sogenannte Hybrid Cloud-Lösungen an, die die Vorteile aller Modelle vereinen und auf die jeweiligen Bedürfnisse der Unternehmen zugeschnitten werden.“
Um die hybride Lösung besser zu verstehen, ist es elementar, die Grundsysteme SharePoint Online und SharePoint On-Premises zu kennen.
In nachfolgender Tabelle haben wir nochmal die wesentlichen Unterschiede der zwei Varianten gegenübergestellt. Der Fokus liegt dabei auf dem organisatorischen Aspekt. Mehr zum Thema finden Sie hier: Best Practices: Migration von SharePoint On-Premises in die Office 365 Cloud
| On-Premises | SharePoint Online | |
|---|---|---|
| Grundlegend gilt… |
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| Personal / Know-How |
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| Administration & Wartung |
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| Lizenzenkosten für… |
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Wann bietet sich eine hybride Lösung an?
Häufig würden Unternehmen gerne, vor allem auf Grund der Kosten- und Ressourceneinsparungen, in die Cloud migrieren. Doch wie bereits gesagt, kann es organisatorische, rechtliche oder technische Gründe geben, die dies verhindern.
Beispielsweise können vertrauliche Daten oder viele Individual-Anwendungen den vollständigen Umzug in die Cloud verhindern. Oder die hybride Lösung stellt nur einen temporären Übergangsstatus dar, während iterativ von der On-Premises Variante in die Cloud migriert wird.
Generell kann eine Hybridumgebung helfen, den Einstieg in die Cloud zu erleichtern, da Features und Funktionen im eigenen Tempo erkundet werden können.
Da die hybride Lösung gewählt wird um auf die speziellen Bedürfnisse und Einschränkungen eines Unternehmens einzugehen, kann es kein standardisiertes Best Practice geben. In der untenstehenden Abbildung zeige ich Ihnen eine Möglichkeit Vorteile aus beiden Systemen zu kombinieren.
Die Kombination aus SharePoint On-Premises sowie SharePoint Online bietet Ihnen die Chance von den Vorteilen einer Cloud-Lösung zu profitieren, ohne auf die Sicherheit der eigenen Server oder selbsterweiterte Funktionen/ gekaufte Features verzichten zu müssen.
Sie können beispielsweise die folgenden Vorteilspakete von Office 365 nutzen:
- Aktualität
Kein Einspielen von Bug-Fixes oder Updates in Office 365 nötig. - Skalierbarkeit
Speicherplatz, Ausfallsicherheit und Hardware sind durch Office 365 abgebildet. - Security
Die Sicherheitsfeatures der O365 Suite stehen zur Verfügung (z.B. auch Azure MFA). - External Sharing
Dateien können deutlich einfacher mit externen Benutzern geteilt werden. - Wartungsumfang
Wartungsarbeiten werden vorwiegend für das lokale System nötig sein.
Falls Sie Sorgen haben, dass bei einem Mischmodell Chaos und Unordnung entsteht und am Ende keiner mehr weiß, wo eigentlich was liegt und welches Benutzerprofil er für welche Seite benötigt, kann ich Sie beruhigen.
Unterschiede in der Online- und Serverlösung sind zwar unumgänglich, aber man kann und sollte dafür sorgen, dass die User Experience davon so wenig wie möglich beeinflusst wird.
Die Anzahl an hybriden Lösungen wächst stetig
Das zunehmende Wachstum flexibler Kombinationslösungen trägt dazu bei, dass Microsoft immer mehr hybride Lösungen entwickelt die system-übergreifend funktionieren. So können User mittlerweile nahtlos zwischen SharePoint On-Premises und Online wechseln. Die Nutzerintegration kann dabei so erweitert werden, dass einheitlich nur noch das Profil des Office 365 Nutzers verwendet wird.
Auch SharePoint 2019 bringt erneut Optimierungen für hybrid arbeitende Unternehmen, vor allem in Bezug auf die Hybrid-Benutzeroberfläche. So wurde beispielsweise eine SharePoint-Hybrid Statusleiste in die Zentraladministration integriert, die einen direkten Zugriff zum Starten des SharePoint-Hybrid-Konfigurationsassistenten bietet.
Mit einer entsprechenden Konfiguration können außerdem auch Inhaltstypen und Metadaten gemeinsam genutzt und verwaltet werden. Wenn dies nicht für sämtliche Daten gewünscht ist, stellt auch das kein Problem dar.
Die User Experience wird auch wesentlich von der Suche bzw. vor allem von den Suchergebnissen beeinflusst. Hier bietet die hybride Bereitstellung verschiedene Optionen, die im nächsten Abschnitt näher erläutert werden.
Bereitstellen einer hybriden Lösung
Um eine hybride Lösung erfolgreich einzurichten und somit SharePoint Online sowie On-Premises parallel zu betreiben, bedarf es einer sorgfältigen Planung. So können redundante Prozesse und Datenhaltung von Anfang an vermieden werden.
Bei unseren Kundenprojekten gestalten wir den Prozess beim Einrichten einer hybriden Umgebung in der Regel wie folgt:
Die genauen Inhalte der vier Schritte und welche Komponenten sie für das Bereitstellen der hybriden Lösung benötigen erläutern wir genauer in unserem Whitepaper zum Thema Hybrid Solutions. Dieses können Sie bei Interesse, kostenlos anfordern. Zum Whitepaper.
Beim Hinzufügen von Office365 zu bereits bestehenden SharePoint Servern findet standardmäßig keine Integration dieser statt. SharePoint Hybridfunktionen bietet Ihnen die Möglichkeit die zwei Welten dennoch miteinander zu verknüpfen.
Zu den verfügbaren Hybridfeatures gehören unteranderem die Hybrid Search, OneDrive sowie hybride Benutzerprofile. Diese Elemente werden ich in diesem Blogbeitrag näher erläutern.
Folgende weitere Hybridfeatures werden in unserem Whitepaper erläutert:
- Hybridtaxonomie
- die hybriden Business Connectivity Services
- die Funktion Websites/Dokumenten folgen
- Hybride Self Service Site Creation
- Erweiterung des SharePoint Server-App Startprogramm um Office 365 Funktionen
Zum kostenlosen Download des Whitepapers: Zum Whitepaper.
Integriert man die Online- nicht mit der Server-Welt, müssen Anwender für vollständige Ergebnisse sowohl in den Servern, als auch in Office 365 suchen, da separate Suchindexe und Suchzentren existieren. Um diese Situation zu vermeiden, bietet Microsoft zwei verschiedene Kombinationsmöglichkeiten an, die Cloud-Hybrid- Suche sowie die hybride Sammelsuche.
Cloud-Hybrid-Search
Die Cloud-Hybrid-Suche durchforstet lokale Inhalte und indiziert diese im Office 365 Suchindex. Der gesamte Index (inklusive lokaler Inhalt) befindet sich dabei in Office 365. Für Unternehmen, die Ihre sensiblen Daten besonders schützen wollen, bietet sich diese Suche daher nicht an.
Anwender können den Index von beiden Speicherorten aus durchsuchen und erhalten das Look and Feel einer normalen Suche, da sich die Resultate dank des gemeinsamen Suchindexe in einem Ergebnisblock befinden.
Bei der Berechnung der Relevanz der Inhalte spielt die Herkunft der Daten keine Rolle.
Hybrid federated Search / Sammelsuche
Die Sammelsuche sucht in zwei Indexen, das heißt lokale Inhalte werden bei dieser Suche weiter nur im lokalen Suchindex gespeichert. Dies ist insbesondere bei vertraulichen Daten, die nicht außerhalb des lokalen Netzwerkes indiziert werden sollen, von entscheidender Bedeutung. Die Ergebnisse aus den Suchindexen werden in einem Suchcenter kombiniert, allerdings in unterschiedlichen Ergebnisblöcken angezeigt.
Dies ist möglich, da die Suchdienste SharePoint Server sowie Office 365 jeweils den Index des anderen Systems abfragen können und so ein Sammelergebnis für den Anwender ermöglichen. Die Verwaltung erfolgt dabei getrennt in der jeweiligen Umgebung.
Die hybride Sammelsuche gibt es in drei möglichen Ausprägungen, je nach Variante ist ein Reverse-Proxy erforderlich. Eine detailliertere Beschreibung befindet sich in unserem Whitepaper zum Thema.
OneDrive in einer hybriden Umgebung nutzen
In Abhängigkeit der Umgebung würden die Nutzer ohne die Integration von SharePoint On-Premises und Office 365 über zwei voneinander losgelöste OneDrive Lösungen verfügen. Der Zugriff wäre nur beschränkt aus einer Umgebung möglich. Um dies zu umgehen, kann die OneDrive Bereitstellung vereinheitlicht werden. In diesem Rahmen werden die Verlinkungen Ihrer On-Premises Webseiten angepasst, sodass der Nutzer zum OneDrive für Unternehmen in Office 365 geleitet wird.
Für ein bestehendes On-Prem OneDrive ist eine separate Migration der Dokumente erforderlich.
Wir haben uns bereits mit der User Experience beschäftigt und in diesem Zusammenhang erwähnt, dass es möglich ist, den Anwendern ein einheitliches Profil für beide SharePoint Varianten zu bieten. Standardmäßig verfügen die Anwender jedoch über ein anderes Profil in jeder Variante, dies kann schnell zu Verwirrung führen. Microsoft schafft Abhilfe mit den Hybridprofilen. Benutzer verfügen so über ein einzelnes Profil in Office 365, in dem alle Informationen verwaltet werden können. Befindet der Anwender sich auf der Servervariante, wird er mit den entsprechenden Links zu Office 365 umgeleitet.
SharePoint bietet Ihrem Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten, Sie können frei zwischen der Server- oder der Online Variante wählen oder wie beschrieben die Vorteile der zwei Welten kombinieren. Dabei müssen Sie sich keinesfalls von Anfang an für einen Weg entscheiden. SharePoint bietet zahlreiche Anpassungsmöglichkeiten und es ist gängige Praxis, dass bestehende On-Premises Landschaften um Online Komponenten erweitert werden. Auch der umgekehrte Weg, die Ergänzung einer Online Version mit zusätzlichen Servern, wäre möglich.
Sind sie neugierig geworden und möchten mehr über hybride Lösungen erfahren? Wir unterstützen Sie gerne auf Ihrem Weg in die Cloud. Lesen Sie dazu unsere Best Practices: Migration von SharePoint On-Premises in die Office 365 Cloud oder beantragen Sie unser kostenloses Whitepaper zum Thema Hybride SharePoint Lösungen. Zum Whitepaper.
Gerne gehen wir gemeinsam mit Ihnen den Weg in eine Hybride oder Cloud Umgebung. Mehr Informationen dazu erhalten Sie im Rahmen unserer Microsoft Office 365 Beratung.
