Im Rahmen unserer FAQ Reihe beantworten wir häufig gestellte Fragen zu einzelnen Microsoft 365 Applikationen und Themengebieten. Dieser Frage und Antwort Teil behandelt häufig gestellte Fragen rund um Microsoft SharePoint.
Microsoft SharePoint ist eine Webanwendung aus der Microsoft 365 Produktfamilie, welche Unternehmen die Zusammenarbeit erleichtert und gleichzeitig die Produktivität steigert. SharePoint dient hierbei als sicherer Ort zum Speichern und Verwalten von Dokumenten, sowie als zentraler Kommunikationshub zum Austauschen von Informationen. Die Anwendungsmöglichkeiten von Microsoft SharePoint erstrecken sich über alle Bereiche und Prozesse eines Unternehmens, unabhängig von dessen Größe und Branchenzugehhörigkeit. So können beispielweise Projekte visualisiert und verwaltet, Aufgaben koordiniert, Dokumente logisch strukturiert oder Unternehmensinformationen in einem Intranet präsentiert werden.
Einige Anwendungsbeispiele für den Einsatz von Microsoft SharePoint:
– Workflow Management – Automatisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse
– Dokumentenmanagement mit SharePoint und Office 365
– Prozesse darstellen im Intranet – So visualisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit SharePoint und Office 365
Hier finden Sie eine Übersicht unserer Blogbeiträge zum Thema Microsoft SharePoint.
Sowohl Microsoft SharePoint als auch Microsoft OneDrive ermöglichen das Speichern von Dokumenten, sowie das gemeinsame Bearbeiten von Inhalten. Microsoft SharePoint legt hierbei den Fokus gezielt auf die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens und innerhalb einzelner Teams.
Microsoft OneDrive stellt jedem Anwender ein persönliches Cloud-Speicherkontingent zur Verfügung. Dadurch erhalten alle Mitarbeiter eines Unternehmens den Zugriff und die Möglichkeit, ihre benötigten Inhalte gerätunabhängig abzurufen, zu teilen oder gemeinsam zu bearbeiten. Dabei sind in OneDrive abgelegte Dateien jedoch immer an ein persönliches Benutzerkonto gebunden.
Zusätzlich kann der OneDrive Synchronisierungs Dienst dafür verwendet werden, Daten sowohl aus Microsoft SharePoint als auch aus dem persönlichen OneDrive auf der lokalen Festplatte zu synchronisieren.
Lesen Sie hierzu auch unseren Blogbeitrag: OneDrive for Business vs SharePoint Websites – Wo lege ich meine Dokumente ab?
Wie nahezu alle Anwendungen des Microsoft 365 Universums sind auch Microsoft Teams und SharePoint stark miteinander verknüpft. Während sich die Basis Kommunikationsfunktionen wie beispielsweise die Chat- und Anruffunktion in Microsoft Teams losgelöst von SharePoint betrachten lassen, basieren die meisten restlichen Funktionen im Hintergrund auf SharePoint Funktionen. Wird von einem Anwender ein neues Team in Microsoft Teams erstellt, so wird im Hintergrund automatisch eine moderne Teamsite in SharePoint eingerichtet. Werden Dokumente in Teams-Kanälen hochgeladen, erfolgt im Hintergrund die Ablage des Dokuments in einer SharePoint Bibliothek. Diese Dokumente können sowohl über die Teams-Oberfläche als auch direkt in SharePoint bearbeitet und verschlagwortet werden. Auch lassen sich beispielsweise SharePoint Listen zum Abspeichern von Informationen über die App „Microsoft Lists“ direkt zu einem Teams Kanal hinzufügen.
Lesen Sie hierzu auch unseren Blogbeitrag: Microsoft Lists als zentrale Plattform zur Organisation von Informationen.
Microsoft SharePoint (Online) ist standardmäßig in den Abonnements Microsoft 365 Business Basic, Standard und Premium enthalten. Hier finden Sie eine Übersicht aller Microsoft 365 Business Abonnements.
Sollten Sie Hilfe bei der Auswahl geeigneter Lizenzen für Ihr Unternehmen benötigen, unterstützen wir Sie gerne im Rahmen unserer Microsoft Office 365 Beratung.
Der Zugriff auf Microsoft SharePoint kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen:
– Zugriff via Browser über das Microsoft 365 Portal, hier kann SharePoint entweder aus der Übersicht „Alle Apps“ oder direkt über die Suchfunktion aufgerufen werden. Wird vom Anwender Microsoft Edge als Browser verwendet, kann SharePoint auch ohne den Umweg über das Microsoft 365 Portal direkt über das App-Startfeld auf der Startseite aufgerufen werden.
– Für mobile Endgeräte bietet Microsoft eine zusätzliche SharePoint App an, welche über den jeweiligen App Store bezogen werden kann.
– Innerhalb der Microsoft Teams Umgebung können Anwender direkt auf SharePoint und weitere Dienste zugreifen. Lesen Sie hierzu auch Abschnitt 3 dieses FAQs: Welche Verbindung besteht zwischen Microsoft SharePoint und Teams?
Mit Hilfe von Inhaltstypen können Inhalte in SharePoint klassifiziert werden. Inhaltstypen definieren Eigenschaften, welche auch als Metadaten bezeichnet werden und beschreiben den Inhalt des jeweiligen Dokuments. So können Inhalte beispielsweise mit einem Standardinhaltstyp „Dokument“ oder spezifischer als „Eingangsrechnung“ klassifiziert und mittels digitaler Geschäftsprozesse automatisiert weiterverarbeitet werden.
Während für den Inhaltstyp „Dokument“ Standardmetadaten wie „Titel“, „Dateityp“ und „Autor“ erhoben werden, können für den Inhaltstyp „Eingangsrechnung“ manuell Metadaten wie beispielsweise „Rechnungsdatum“, „Zahlungsziel“ oder „Rechnungsbetrag netto/brutto“ hinzugefügt werden.
Die Verwendung von Inhaltstypen und Metadaten ist eine wichtige Grundlage für die logische Strukturierung von Daten. Gleichzeitig können Inhaltstypen und Metadaten für die Suche und Filterung von Inhalten genutzt und die Suchergebnisse somit deutlich verbessert werden.
Lesen Sie hierzu auch unsere Blogbeiträge: Datenstrukturierung mit SharePoint Inhaltstypen und Listenansichten und Datenverwaltung in SharePoint mit Hilfe von verwalteten Metadaten.
Microsoft SharePoint bietet die Möglichkeit, Benutzerzugriffe und Bearbeitungsrechte individuell zu definieren und einzuschränken. So können beispielsweise unterschiedlichen Berechtigungsgruppen (Administrator, Besucher, Führungskraft etc.) individuelle Berechtigungsstufen (Lesen, Bearbeiten, Vollzugriff etc.) zugeordnet werden. Alle Berechtigungsgruppen und Berechtigungsstufen können individuell erstellt und angepasst werden, wodurch ein strukturiertes unternehmensweites Berechtigungskonzept ermöglicht wird.
Berechtigungen werden in SharePoint standardmäßig hierarchisch nach unten vererbt. Dabei werden Berechtigungen in SharePoint von der SharePoint Site, auf Datencontainer und anschließend auf einzelne Elemente vererbt. Diese Vererbung kann jedoch, wenn gewünscht oder notwendig, an der entsprechenden Stelle unterbrochen und durch individuelle Berechtigungen ersetzt werden.
Lesen Sie hierzu auch unseren Blogbeitrag: Berechtigungen in SharePoint erteilen, verwalten und den Überblick behalten.
Das Teilen und Verwalten von Inhalten ist eine elementare Kernfunktion von Microsoft SharePoint und auch mit externen Anwendern problemlos möglich. Externe Anwender können im Rahmen ihres Gastzugriffes sowohl auf ganze Portale als auch nur auf einzelne Elemente berechtigt werden. Über die Verwaltung von externen Zugriffen auf Site- oder Unternehmensebene können Berechtigungen und Zugriffe jederzeit vergeben, beschränkt oder entzogen werden.
Lesen Sie hierzu auch unseren Blogbeitrag: Externe Zugriffe auf und mit SharePoint verwalten.
Mithilfe von SharePoint Apps können Anwendungen in die Benutzeroberfläche von SharePoint Sites eingebunden werden. Die im SharePoint App Source angebotenen Erweiterungen in Form von SharePoint Add-ins stammen sowohl von Microsoft selbst als auch von Drittanbietern.
Der erste große Vorteil liegt in der Art und Weise, wie Daten in SharePoint strukturiert werden. Bei einer klassischen Ablage von Daten, werden diese physisch durch eine hierarchische Ordnerstruktur und die Namensgebung strukturiert. Hierdurch ergibt sich in der Regel die Problemstellung, dass durch fehlende Strukturen und Regeln zur Ablage von Dokumenten ein Datenchaos entsteht. Dies erschwert nicht nur die Suche und Auffindbarkeit von Informationen, sondern führt auch dazu, dass Daten redundant abgelegt werden, da sie an mehreren Stellen benötigt werden.
Durch den Einsatz von Microsoft SharePoint ändert sich dies grundlegend, da fortan alle Daten logisch mit Hilfe von Inhaltstypen und Metadaten strukturiert werden können. Alle Inhalte werden nur einmal abgelegt und klassifiziert, um sie später überall dort einzubinden, wo sie eine Relevanz besitzen. So arbeiten nicht nur alle Mitarbeiter stets mit der aktuellen Version eines Dokuments, sondern können dieses zusätzlich auch ganz einfach über die globale Suche finden und aufrufen. Lesen Sie hierzu auch Abschnitt 6 dieses FAQs: Was sind Inhaltstypen und Metadaten in SharePoint?
Der zweite große Vorteil begründet sich in den Funktionen der Zusammenarbeit, welche Microsoft 365 und SharePoint seinen Anwendern bietet. Unabhängig davon, ob über den Browser, die Desktop App oder direkt aus Microsoft Teams gearbeitet wird, können alle Mitarbeiter Dokumente gemeinsam in Echtzeit bearbeiten, ohne dabei Änderungen anderer Teammitglieder zu überschreiben. Die automatische Versionierung stellt zusätzlich sicher, dass nach jeder Bearbeitung eine neue Version des Dokuments erstellt wird. Über diese Versionierung der Dokumente können alte Bearbeitungszeitpunkte über den Versionsverlauf problemlos verglichen oder wiederhergestellt werden. Alle Dokumente können mit wenigen Klicks geteilt, versendet oder über die globale Suche gefunden werden. Zusätzlich bietet die Möglichkeit von überall und jederzeit auf benötigte Inhalte zugreifen zu können, eine große Flexibilität und die Chance für völlig neue Arbeitsmodelle.
Lesen Sie hierzu auch unseren Blogbeitrag: Dokumentenmanagement mit SharePoint und Office 365
