Vereinfachter Datentransfer von Outlook in SharePoint mit dem Next Iteration Upload Add-In
Im Arbeitsalltag verwalten und bearbeiten Nutzer von Office in Microsoft 365 ihre E-Mail-Konten und E-Mails mit Hilfe von Outlook. Daher landen im Regelfall täglich eine Vielzahl unterschiedlicher E-Mails wie beispielsweise Rechnungen, Angebote und Aufträge, zum Teil mit Anhängen, im Posteingang der Mitarbeiter.
In unserem Blogbeitrag Digitaler Posteingang – Automatisieren Sie Ihren Schriftverkehr mit Microsoft 365 haben wir uns bereits mit dem Thema der Automatisierung in Verbindung mit einem digitalen Posteingang beschäftigt. In diesem Beitrag gehen wir spezifischer auf die automatisierte Ablage von E-Mails und Anhängen direkt in SharePoint ein. Das hierfür von der Next Iteration speziell entwickelte Outlook Add-In stellen wir Ihnen im Rahmen dieses Beitrags vor.
Die Ablage von Daten aus Outlook bisher
Wichtige E-Mails und Anhänge werden im Arbeitsalltag häufig händisch über die „Speichern unter“ Funktion an der entsprechenden Stelle in SharePoint abgelegt. Allerdings werden bei diesem Vorgang keine Inhaltstypen und Metadaten an- bzw. festgelegt und müssen anschließend manuell direkt in der SharePoint Bibliothek nachgepflegt werden.
Mit dem neuen Outlook SharePoint Upload Add-In der Next Iteration müssen Nutzer für diesen Prozess fortan nicht mehr zwischen den Anwendungen hin- und herspringen, sondern können direkt aus Outlook E-Mails und zugehörige Anhänge in eine SharePoint Bibliothek uploaden. Der große Unterschied und enorme Vorteil unseres Add-Ins liegt dabei darin, dass die Inhalte aus Outlook heraus direkt mit Inhaltstypen und Metadaten angereichert werden können.
So erleichtert unser Outlook Add-In Ihnen die Arbeit
Unser Outlook Add-In reiht sich standardmäßig nahtlos in die Outlook Navigation des Startbereichs ein. Natürlich ist es auch möglich, dass Add-In an allen anderen dafür vorgesehenen Stellen innerhalb Outlooks zu platzieren.
In den Einstellungen des Add-Ins haben alle Mitarbeiter die Möglichkeit, sich mit ihren Zugangsdaten dauerhaft mit den für sie relevanten SharePoint Portalen zu verbinden. Dabei werden gleichzeitig alle vorhandenen Sub Portale angezeigt.
Wird nun eine E-Mail in Outlook markiert bzw. ausgewählt, erscheint am rechten Bildschirmrand ein neues Menü, welches die Möglichkeit anbietet, entweder nur die E-Mail, nur den Anhang oder beides zusammen hochzuladen.
Hat sich der Nutzer für eine der drei Möglichkeiten durch das Anhaken der entsprechenden Option auf der grafischen Oberfläche entschieden, gelangt er zum nächsten Schritt. Hier werden ihm nun alle Subsites seiner verbundenen Portale angezeigt. Durch das Klicken auf eine der Subsites werden alle Subsites sowie die darin enthaltenen Bibliotheken angezeigt.
Nachdem die entsprechende Bibliothek ausgewählt wurde, kann anschließend der passende Content Type festgelegt und der Upload durchgeführt werden.
Fazit
Das Outlook Add-In für den automatischen Upload von E-Mails und Anhängen erleichtert die Verwaltung und Ablage von Schriftkehr in Outlook sehr. Zusätzlich spart die Möglichkeit Inhalte direkt aus Outlook heraus mit Inhaltstypen und Metadaten in einer SharePoint Bibliothek abspeichern zu können viel Zeit im Arbeitsalltag.
Interessieren Sie sich für die in diesem Beitrag beschriebene Lösung oder haben Sie weitere spezielle Anforderungen? Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Unsere Experten beraten Sie gerne! Hier erfahren Sie mehr zu unserer Microsoft und Office 365 Beratung.
Christian Wenzel
