Was haben Dokumentenmanagement mit SharePoint und eine digitale Fahrzeugverwaltung miteinander zu tun? Eine ganze Menge! Das Hauptproblem einer nicht digitalen Fahrzeugverwaltung liegt im erhöhten Zeit- und Arbeitsaufwand für die manuelle Verwaltung von Fahrzeugdokumenten und Terminen. Die Einführung einer digitalen Fahrzeugverwaltung bringt daher eine Reihe wichtiger Vorteile mit sich. An erster Stelle steht die erhebliche Zeitersparnis durch die Digitalisierung von Dokumenten und die Automatisierung von Terminen.
Durch den Einsatz von Microsoft SharePoint Online und der Power Platform haben wir für einen unserer Kunden das Dokumentenmanagement und die Terminverwaltung des internen Fahrzeugmanagements effizienter gestaltet. Erreicht wurde dies durch die zentrale Ablage von Fahrzeugdokumenten, automatische Erinnerungen an fahrzeugspezifische Termine und die Möglichkeit, Informationen in Echtzeit abzurufen. Wie dieses Projekt konkret abgelaufen ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Die Ausgangssituation ohne eine digitale Fahrzeugverwaltung
Bisher wurden alle Fahrzeugdokumente und fahrzeugspezifischen Termine bei unserem Kunden manuell organisiert und verwaltet. Die physischen Fahrzeugdokumente wie bspw. Versicherungspolicen, Fahrzeugscheine, Wartungs- und Reparaturdokumente, Kauf- und Leasingverträge sowie weitere relevante Dokumente wurden bisher nur im Bedarfsfall digitalisiert.
Die digitalen Kopien der Dokumente wurden dann teilweise per E-Mail versandt oder im internen Fileshare abgelegt. Fahrzeugspezifische Termine, bspw. für Wartungen, Inspektionen, Reifenwechsel, Reparaturen oder andere notwendige Dienstleistungen wurden von den Mitarbeitern selbst in privaten Outlook Kalendern gepflegt. Die schlechte Auffindbarkeit von Fahrzeugdokumenten in Verbindung mit einer kaum nachvollziehbaren Terminplanung führte intern immer wieder zu Konflikten und Terminversäumnissen.
Die Aufgabenstellung zur Konzeption einer digitalen Fuhrparkverwaltung
Einbindung der digitalen Fahrzeugverwaltung in den bestehenden Digital Workspace
Ein bestehender, auf Microsoft 365 basierender Digital Workspace soll um die Funktionalität einer digitalen Fahrzeugverwaltung erweitert werden. Die erweiterte Microsoft 365 Lösung soll sowohl die digitale Verwaltung von Fahrzeugdokumenten als auch die Terminverwaltung von fahrzeugspezifischen Terminen abdecken.
Verwaltung aller Dokumente, die zu den Fahrzeugen gehören
Im Rahmen der digitalen Fahrzeugverwaltung sollen alle Fahrzeugdokumente zentral gespeichert, organisiert und bei Bedarf schnell abrufbar sein. In Verbindung mit einem entsprechenden Berechtigungskonzept sollen einzelne Mitarbeiter oder ganze Abteilungen Zugriff auf Dokumente und Termine einzelner Fahrzeuge erhalten.
Verwaltung aller fahrzeugspezifischen Termine
Die Terminverwaltung innerhalb der digitalen Fahrzeugverwaltung soll sicherstellen, dass die Termintreue langfristig verbessert wird. Um dies zu erreichen, soll die Terminverwaltung dabei helfen, Termine zu planen, zu koordinieren und zu überwachen. Zusätzlich soll durch automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen sichergestellt werden, dass wichtige Termine nicht vergessen werden.
Über eine App auf dem Digital Workspace können alle Mitarbeiter auf die Fahrzeugverwaltung zugreifen. Nach dem Absprung über die Kachel „Fahrzeugverwaltung“ sieht jeder Mitarbeiter die Fahrzeuge, für die er die entsprechenden Berechtigungen besitzt.
Die technische Basis hierfür bildet SharePoint Online. Um dauerhaft eine gute Übersicht und Auffindbarkeit zu gewährleisten, wird für jedes Fahrzeug eine Fahrzeugmappe angelegt. Die Metadaten des jeweiligen Fahrzeugs, wie z.B. das Kennzeichen oder der Standort, werden an die darunterliegenden Dokumente vererbt.
Automatisierte Benachrichtigungen mit der Power Platform
Innerhalb der Listenansicht kann nach den einzelnen Spalten gefiltert werden. Über die Microsoft Power Platform können zusätzlich Benachrichtigungen und Erinnerungen für anstehende Termine und Fristen eingerichtet werden. Dadurch können in regelmäßigen Abständen automatisiert Benachrichtigungen an vordefinierte Personen vor Ablauf von bspw. Wartungsterminen oder Fristen versendet werden.
Innerhalb der einzelnen Fahrzeugmappen können sowohl Standard-Ordner als auch Standard-Dokumente eingerichtet werden. Um Wildwuchs in der Fahrzeugverwaltung zu vermeiden, sind nur bestimmte Inhaltstypen innerhalb der Fahrzeugmappen zulässig. Im Fall der digitalen Fahrzeugverwaltung sind relevante fahrzeugbezogene Standard-Dokumente vorkonfiguriert.
Passende Berechtigungsstrukturen für sensible Dokumente
In diesem Beispiel handelt es sich dabei um die Versicherungspolice, den Fahrzeugschein, die Wartungs- und Reparaturdokumente sowie den Kauf- oder Leasingvertrag des betreffenden Fahrzeugs. Die Berechtigungen auf einzelne Dokumente können zusätzlich innerhalb von Fahrzeugmappen gebrochen werden. Dadurch kann die Verteilung von Informationen noch gezielter gesteuert werden. Dies kann z.B. bei sensiblen Daten wie Versicherungspolicen, Kauf- oder Leasingverträgen sinnvoll sein.
Digitalisierung bis ins Auto
Um die neu gewonnenen Vorteile der digitalen Fahrzeugverwaltung noch besser nutzen zu können, wurde in allen Dienstfahrzeugen ein QR-Code im Handschuhfach hinterlegt. Dieser kann vom Mitarbeiter über sein Diensthandy gescannt werden und leitet ihn direkt auf die Inhalte der entsprechenden Fahrzeugmappe weiter. So sind alle fahrzeugbezogenen Dokumente auch unterwegs jederzeit abrufbar. Dadurch kann beispielsweise die Kilometerstandsmeldung für die Versicherung direkt in der Fahrzeugmappe durch den Mitarbeiter hinterlegt werden.
Weitere Anwendungsbeispiele für den Einsatz von Dokumentenmappen aus der Praxis:
- Die Personalabteilung verwendet für jeden Mitarbeiter eine Personalmappe als zentralen Ablageort für alle arbeitsrelevanten Dokumente.
- Der Vertrieb hat für jedes Produkt eine Produktmappe, in der alle produktbezogenen Dokumente sowie Vertriebsunterlagen abgelegt sind.
- Mit Hilfe von Dokumentenmappen kann bspw. auch ein Maschinenpark oder ein Immobilienportfolio verwaltet werden. Hierfür empfehlen wir jedoch zusätzlich den Einsatz eines Dashboards. Hier finden Sie weitere Informationen zu unserer OCTO Dashboard Lösung.
Leistungen der Next Iteration zur Umsetzung der digitalen Fahrzeugverwaltung
Bei der in diesem Beitrag beschriebenen Funktionalität handelt es sich um ein Teilprojekt, welches wir auf Kundenwunsch in die Systemarchitektur seines Digital Workspace integriert haben.
Für unseren Kunden haben wir hierbei folgende Aufgaben übernommen:
- Im Rahmen einer Anforderungsanalyse wurden die bestehenden Prozesse beleuchtet und der zukünftige Wunsch- bzw. Sollzustand definiert
- Darauf aufbauend erfolgte die Konzeption und Optimierung der neuen und digitalisierten Prozessabläufe
- Technische Umsetzung und Integration der Lösung auf Basis von Microsoft 365 in den bestehenden Workspace des Kunden
- Unterstützung des Change Prozesses beim Kunden im Rahmen von kurzen Schulungsmodulen
- Bereitstellung der technischen Dokumentation
Gerne unterstützen wir auch Ihr Unternehmen bei der digitalen Transformation. Informieren Sie sich hier weiter über die Prozessdigitalisierung und -automatisierung der Next Iteration, oder treten Sie einfach über das untenstehende Kontaktformular direkt mit uns in Kontakt.
