Microsoft Forms ist, kurz gesagt, eine App mit deren Hilfe Formulare erstellt werden können. Es ist in folgenden Plänen enthalten: Office 365 Education, Microsoft 365 Apps for Business und mit einem Microsoft-Konto (Hotmail, Live oder Outlook.com) ist es auch nutzbar.
Diese Formulare können z.B. Umfragen, Abstimmungen, Tests, Kundenfeedback oder eine Vielzahl weiterer Gebiete abbilden. Die Antworten auf die Fragen werden unter „Antworten“ direkt in Diagramme umgewandelt und angezeigt. Zur weitergehenden Analyse und Verarbeitung der Daten können die Ergebnisse mit einem Knopfdruck nach Excel exportiert werden.
Microsoft bietet eine Vielzahl von Vorlagen an, die man an die eigenen Bedürfnisse anpassen kann oder man kreiert ganz einfach ein eigenes Design.
Aufbau von Microsoft Forms
In diesem Abschnitt gebe ich zuerst einen Überblich über den Aufbau von Microsoft Forms, um dann in den folgenden Abschnitten genauer auf die verschiedenen Möglichkeiten einzugehen.
Auf der Startseite von Forms findet man ganz oben links zwei Buttons über die man entweder über den Button „Neues Formular“ ein eigenes Formular selbst designen kann, oder über den Button „Neues Quiz“, wie der Name sagt, ein neues Quizformular erstellen kann. Die beiden Möglichkeiten unterscheiden sich dadurch, dass bei der Quizvariante richtige Antworten vorgegeben werden können und Punkte für die richtige Beantwortung der Fragen vergeben werden können, was bei einer „normalen“ Umfrage nicht geht.
Direkt darunter bietet Microsoft einige Vorlagen an, die an die eigenen Wünsche anpassbar sind.
Unter diesen sind alle Vorlagen, die man schon benutzt, bzw. erstellt hat, aufgelistet:
Diese kann man sich entweder als Kachel oder als Liste anzeigen lassen. Die Auswahlmöglichkeit hierzu findet sich rechts über den eigenen Vorlagen, direkt neben der Stichwortsuche:
Wenn man ein Formular ausgewählt hat, das man gerne erstellen möchte, geht dieses direkt auf und man kann einen Namen vergeben und dann sofort mit der Erstellung der ersten Frage beginnen:
Nachdem „Neue Frage hinzufügen“ angeklickt wurde, öffnet sich ein Fenster, in dem der Fragentyp ausgewählt werden kann.
Sind alle Fragen eingefügt, kann man mit der Maus über die Fragen hovern und diese, über die sechs Punkte, die dann oben in der Mitte des Fragenkästchens erscheinen, nach oben oder unten verschieben, bis einem die Anordnung gefällt.
Nun kann man sich rechts oben über „Vorschau“ anzeigen lassen, wie das Formular auf einem Rechner oder einem mobilen Gerät aussehen wird. Direkt daneben findet sich der Button, über den das Design verändert werden kann:
Nach der Anpassung des Designs geht es dann ans Sammeln der Antworten, wofür über den zugehörigen Button die entsprechenden Einstellungen vorgenommen werden können.
Sind alle Antworten eingegangen, kann man schließlich die Ergebnisse anschauen, diese können über den Button „Antworten“ eingesehen werden:
Er befindet über dem Formular rechts, mit dem danebenliegenden Button „Fragen“ kann man auf den Fragenkatalog zurückkehren.
Oben auf der „Antworten“ Seite ist zunächst ein Überblick darüber, wie viele Antworten eingegangen sind, wie viel Zeit für die Beantwortung im Schnitt aufgewendet wurde und über den Status der Umfrage.
Über den Button „Ergebnisse anzeigen“ kann man einsehen, in welcher Reihenfolge die Teilnehmer abgestimmt haben und wie viel Zeit sie jeweils für die Abstimmung benötigt haben. Unten werden einem die Fragen mit der jeweiligen Antwort der Person angezeigt. Außerdem kann man zur genaueren Analyse der Ergebnisse diese in Excel anzeigen lassen. Unter dieser Zusammenfassung findet man schließlich die Auswertung der einzelnen Fragen mit Tortendiagrammen:
Übersicht über die Fragetypen in Microsoft Forms
Bei beiden Varianten, „Formular“ und „Quiz“, gibt es grundsätzlich vier Hauptfragetypen:
Fragetyp „Auswahl“
Der erste ist der Auswahltyp, bei dem die Antworten einfach angeklickt werden können. Wählt man diesen aus, öffnet sich eine Maske, bei der zuerst die Frage eingegeben und über das Ikon rechts in der Zeile auch ein Bild oder Video dazu hochgeladen werden kann.
Darunter sind zwei Optionen für Antwortmöglichkeiten vorgegeben. Noch etwas tiefer finden sich die Möglichkeiten über den Button „+ Option hinzufügen“ weitere Antworten aufzuführen oder die offene Antwort „Sonstiges“ zuzulassen.
Nun muss man sich noch entscheiden, ob man mehrere Antworten zulassen möchte und ob die Antwort auf jeden Fall gegeben werden muss, um das Formular zurückschicken zu können, dann muss man die entsprechende Möglichkeit jeweils anschalten.
Über das drei Punkte Menü ganz rechts unten können noch verschiedene weitere Optionen gewählt werden, wie das Anzeigenlassen der Optionen in zufälliger Reihenfolge, das Anzeigen der Antworten über ein Dropdownmenü (diese Möglichkeit gibt es nur wenn „Mehrere Antworten“ nicht aktiviert ist), unter die Frage noch einen Untertitel zu setzen oder eine Verzweigung hinzuzufügen, über die der Antwortende, je nach Antwort, auf unterschiedliche weitere Fragen geleitet wird.
Über die Ikons ganz oben rechts im Kasten, kann man die Frage entweder kopieren, löschen oder nach oben bzw. unten verschieben.
Fragetyp „Text“
Der nächste Fragentyp ist der Texttyp, dessen Antworten in Textform sein müssen. Wenn die Option „Lange Antwort“ ausgewählt ist, kann man über die Striche unten rechts im Antwortkästchen dieses so groß ziehen, wie man es braucht.
Die Optionen, die man über das drei Punkte Menü bekommt, sind etwas anders als bei dem Auswahltyp. Auch hier kann sich für einen Untertitel entscheiden, und eine Verzweigung hinzufügen, aber man kann auch eine Einschränkung zu der Antwortmöglichkeit hinzufügen. Im Moment gibt es die Einschränkung „Der Wert muss eine Zahl sein“. Unter den „Einschränkungen“ kann man über das Dropdown Menü verschiedene Möglichkeiten auswählen.
Die anderen Möglichkeiten und Ikons entsprechen denen des Auswahltyps.
Fragetyp „Bewertung“
Der darauffolgende Typ ist der Bewertungstyp. Über das Dropdown Menü „Stufen“ kann man in einer Spanne von zwei bis sechs Stufen auswählen wie viel Bewertungspunkte man anbieten möchte. Unter dem Punkt „Symbol“ kann man sich zwischen Sternen und Nummern entscheiden. Hinter dem drei Punkte Menü verstecken sich, außer den bereits bekannten, auch noch die Möglichkeit die Symbole zu beschriften. Auch hier wurden die restlichen Ikons oben bereits vorgestellt.
Fragetyp „Datum“
Der letzte Typ ist der Datumstyp, bei dieser Fragenart kann der Antwortende frei ein Datum eingeben.
Hinter dem Pfeil ganz rechts liegen fünf weitere Fragetypen. Man kann sich hier noch entscheiden, unter „Rangfolge“ die Reihenfolge der Antwortmöglichkeiten zu gewichten, eine Likert Tabelle zu erstellen, Fragen erstellen, die als Antwortmöglichkeit den Upload von Dateien erfordern und einen Net Promoter Score zu erstellen. Außerdem ist es hier möglich das Formular in verschiedene Abschnitte zu unterteilen.
Besonderheiten eines Quiz in Microsoft Forms
Bei den Fragen eines Quiz gibt es einige Unterschiede zu denen einer Umfrage. Entscheidet man sich für den Fragentyp „Auswahl“ werden zunächst alle Antworten mit einem Häkchen davon angezeigt:
Nun kann man die richtige Antwort vorne anhaken, dann wird der der Kreis um den Haken ausgefüllt dargestellt und die falschen Antworten bekommen statt des Hakens ein Kreuz. Und schließlich kann man über die Sprechblase, die nach den Antwortmöglichkeiten steht, noch eine Antwort auf die Antwort eingeben, z.B. „Genau, das ist die richtige Antwort!“.
Außerdem kann man Punkte vergeben, die bei der richtigen Beantwortung der Frage automatisch gutgeschrieben werden.
Beim Texttyp kann man die richtige Antwort in das dafür vorgesehene Feld eingeben:
Über das drei Punkte Menü kann man Mathematik auswählen:
Dann erschein am Ende der Antwortzeile „fx“. Diese Buchstabenkombination öffnet das folgende Menü zur Beantwortung der Frage:
Nun kann eine mathematische Formel eingegeben werden.
Die anderen Fragetypen sind gleich wie bei einer Umfrage, mit dem Unterschied der Punkte, die man für die (richtige) Beantwortung vergeben kann.
Antworten ansehen
Klickt man bei einem Quiz auf den „Antworten“ Button, wird einem auch hier angezeigt wie viele Antworten man erhalten hat und wie die durchschnittliche Bewertung derselben war. Auch bei einem Quiz kann man sich die Auswertung in Excel anzeigen lassen, der Button hierfür ist auch hier rechts, direkt unter dem grauen Kasten. Außerdem sieht man darunter die Auflistung seiner Fragen sowie die verschiedenen Antworten, die gegeben wurden, und das Tortendiagramm, das die Verteilung der Antworten veranschaulicht.
Über den Button „Antworten prüfen“ Button bekommt man die Antworten der einzelnen Personen angezeigt:
Zuerst springt man dann in die Ansicht, „Personen“ in der mit den Pfeilen rechts und links zwischen den Antwortenden hin und her gespungen werden kann. Auch hier sieht man wieder in welcher Reihenfolge die Antworten kamen, wer geantwortet hat, wie viel Zeit zum Ausfüllen benötigt wurde sowie die Anzahl der erreichten Punkte. Über die Sprechblase unten rechts ist es möglich ein Feedback einzugeben und über das drei Punkte Menü daneben kann dieses entweder gelöscht oder gedruckt werden, bzw. die Bewertung gepostet werden.
Unter dem grauen Kasten mit diesen Angaben findet man schließlich die einzelnen Fragen mit ihren jeweiligen Antworten und den Punkten, die dafür vergeben wurden.
Wenn man in das graue Feld, in dem angegeben ist, wieviel Punkte für diese Aufgabe vergeben wurden klickt, kann man die Anzahl verändern, wenn man z.B. Teilpunkte vergeben möchte, weil eine Aufgabe zumindest zum Teil gelöst wurde:
Diese Punkte werden automatisch oben mit angezeigt. Auch hier lässt sich über die Sprechblase ein Kommentar hinzufügen.
Wenn man sich die einzelnen Fragen und ihre Beantwortung anschauen möchte, kann man in die Ansicht „Fragen“ wechseln:
Dort kann man dann mit den Pfeilen zwischen den einzelnen Fragen hin und herschalten und bekommt im grauen Kasten, neben der Frage, die durchschnittlichen Punkte angezeigt, die in der jeweiligen Frage erreicht wurden. Darunter kann man sehen, welche Antwort jeweils gegeben wurde und wieviel Punkte mit dieser Antwort erreicht wurden. Auch hier ist es möglich die automatisch vergebenen Punkte anzupassen und Kommentare hinzuzufügen.
Diese Möglichkeit gibt es bei einer „normalen“ Umfrage nicht.
Anpassen des Designs in Microsoft Forms
Das Anpassen des Designs seiner Umfrage ist ebenfalls sehr einfach, man klickt auf den „Design“ Button und es öffnet sich ein Menü mit einigen bereits vorhanden Vorschlägen und einem „+“ Button, über den eigene Designideen verwirklicht werden können:
Mit Klick auf das jeweilige Design legt sich dieses hinter das Formular und die Hintergrundfarbe des Formulars und die Buttons werden im jeweiligen Farbschema angezeigt.
Wählt man den „+“ Button geht ein Fenster auf, in dem man entweder ein Bild hochladen oder eine Farbe angeben kann:
Entscheidet man sich für den „Bild hochladen“ Button, geht folgendes Fenster auf:
Jetzt kann man ein Bild aus Bing aussuchen oder ein eigenes Bild hochladen. So ist es z.B. möglich das eigene Firmenlogo hinter ein Formular zu legen. Über den rechten Button „Hex #“ lässt sich dann noch die Farbe des Umfragekästchens verändern, voreingestellt ist eine Farbe, die zu der Farbe des Hintergrundes passt. Forms zeigt sogar Tipps zur besseren Lesbarkeit an, wenn die gewählte Farbe z.B. zu hell ist.
Wenn man sich für den „Farbe anpassen“ Button entscheidet, kann man den Hex-Code einer Farbe angeben und so das Formular den eignen Vorstellungen entsprechend gestalten:
Hat man dies getan sieht man die gewählte Farbe in der Vorschau, den Hintergrund wählt Forms passend zur gewählten Farbe.
Gemeinsam an einem Formular arbeiten
Ganz oben rechts, direkt unter dem eigenen Profilbild findet man ein drei Punkte Menü. Über dieses kann man „Zusammenarbeiten oder duplizieren“ auswählen. Nun hat man die Möglichkeit sich zwischen den Punkten „Für Zusammenarbeit teilen“ oder „Als Vorlage teilen“ zu entscheiden und jeweils einen Link dafür abzurufen.
Diesen kann z.B. per E-Mail oder Teams versendet werden. Je nachdem für welche Möglichkeit man sich entschieden hat, kann der Empfänger eigene Fragen in das Formular einarbeiten oder dieses duplizieren und dann damit nach Belieben verfahren.
Einstellungen in Microsoft Forms
Unter diesem drei Punkte Menü verbirgt sich unter dem Punkt „Einstellungen“ auch noch die Möglichkeit genau festzulegen, wer das Formular ausfüllen kann. Wenn z.B. eine Kundenumfrage durchgeführt werden soll, ist es durchaus sinnvoll die Option „Jeder kann antworten“ auszuwählen. Entscheidet man sich hier für einen der beiden Punkte „Nur Personen in meiner Organisation…“ oder „Bestimmte Personen in meiner Organisation…“ kann man dann noch festlegen, ob der Name des Antwortenden erfasst wird und ob jeder das Formular ein- oder mehrmals ausfüllen kann. Setzt man das Häkchen bei „Namen erfassen“ nicht, bleiben die Antworten anonym.
Im zweiten grauen Kasten kann man Optionen für Antworten definieren und Möglichkeiten für Antwortbelege auswählen:
Mehrsprachig und Formular drucken
Unter dem ersten dieser Menüpunkte kann man festlegen welches die Hauptsprache im Formular sein soll und in welchen Sprachen man das Formular noch erstellen möchte. Besonders für Firmen mit internationaler Beleg- oder Kundschaft ist das eine gutes Feature. Man findet die ausgewählten Sprachen dann oben rechts im Formular als Auswahlbutton:
– allerdings werden die Fragen nicht automatisch übersetzt, dies muss man selbst tun. Nur der Datenschutzhinweis unter dem Formular ist dann bereits in der ausgewählten Sprache vorhanden:
Der Menüpunkt „Formular drucken“ bietet genau an, was er verspricht, er öffnet ein Druckmenü.
Antworten sammeln
Hat man nun sein Formular fertiggestellt und möchte es versenden, klickt man den „Antworten sammeln“ Button ganz rechts oben, neben dem Formular an. Daraufhin öffnet sich folgendes Dropdownmenü:
Unter dem Kästchen befinden sich Icons für die Auswahlmöglichkeiten „Einladung“, „QR-Code“ und „Einbinden“, die jeweils etwas andere Auswahlmenüs (die über den Icons dargestellt werden) offerieren. Alle drei erlauben es, ganz oben noch einmal zu definieren, wer das Formular ausfüllen kann, und bieten die Option, die URL entweder komplett oder verkürzt zu kopieren.
Erst ab hier unterscheiden sich die Varianten. Hat man die Möglichkeit „Einladung“ gewählt, kann man nun die Empfänger entweder einzeln z.B. „Max Mustermann“ oder in Gruppen wie „Projekt xyz“ hinzuzufügen. Danach muss man sich noch entscheiden, ob das Formular per Outlook oder per Teams versendet werden soll.
Bei „QR-Code“ wird ein solcher zur Verfügung gestellt:
Dies ist praktisch, wenn man viele Menschen befragen möchte, die man nicht kennt, z.B. eine Kundenbefragung unter Laufkunden durchführen will, oder in großen Firmen anonyme Mitarbeiterbefragungen durchführen möchte.
Entscheidet man sich schließlich für die letzte Möglichkeit, das „Einbinden“, erhält man die Option, einen Code zu kopieren, um diesen dann anschließend auf einer Website einzufügen.
Diese Möglichkeit wird man wählen, wenn man z.B. seine Onlinekundschaft befragen möchte.
Datenschutz in Microsoft Forms
Zunächst sei gesagt, dass Microsoft Forms den gleichen hohen Sicherheitsbestimmungen entspricht, wie alle anderen Microsoft Produkte auch. Seit Mai 2018 erfüllt es die Vorgaben der DSGVO. Die Daten werden in der EU gehostet, sie sind sowohl bei der der Übertragung als auch im ruhenden Zustand verschlüsselt.
Mehr zum Datenschutz bei Microsoft 365 finden Sie in unserem Blogbeitrag Übersicht über die bestehenden Datenschutz und Compliance Tools in Office und Microsoft 365.
Das größere Problem liegt in der Gestaltung der Umfragen, denn die Verantwortung, dass eine Umfrage rechtskonform ist, trägt immer der Ersteller derselben. Um sicher zu sein, dass keine Daten abgefragt werden, die datenschutzrechtlich problematisch sind, sollte ein Formular mit dem Datenschutzbeauftragten Ihres Unternehmens abgeklärt werden.
Wer viele Umfragen in oder außerhalb seines Unternehmens durchführt kann sich überlegen, Richtlinien zu erstellen, die Fragen klären wie beispielsweise: Dürfen personenbezogene Daten erhoben werden, wenn ja wer kontrolliert die Rechtmäßigkeit der Umfrage, mit welchen Fragen sind Umfragen personenbezogen, wie informieren wir die Befragten über unseren Umgang mit ihren Daten… Dies ist ein sehr weites Feld.
Limits und Beschränkungen in Microsoft Forms
Microsoft bietet, egal welches Paket man hat, die Menge von 400 Umfragen an, die man erstellen kann. Pro Formular oder Quiz kann man bis zu 200 Fragen stellen. Für jedes Formular können bei Office 365 Education und Microsoft 365 Apps for Business jeweils bis zu 5.000.000 Antworten gesammelt werden, bei persönlichen Microsoft-Konten (Hotmail, Live oder Outlook.com) können bei kostenfreien Konten 200, bei kostenpflichtigen Konten bis zu 1.000 Antworten erhalten werden.
Microsoft Forms in Microsoft Teams einbinden
Wenn man eine Umfrage innerhalb eines Unternehmens, oder eines bestimmten Teils davon, durchführen möchten, bietet es sich an, Forms in Teams einzubinden. Stellen wir uns vor man würde gerne darüber abstimmen, an welchem Datum ein Vertriebsmeeting stattfinden soll und welche Themen die Kollegen besprechen wollen. Dann wählt man zunächst das Vertriebsteam in Microsoft Teams aus und füget dann über das „+“ Icon in der Leiste ganz oben über dem Chatraum eine neue Registerkarte hinzu:
Wenn Forms als Icon nicht zu sehen sein sollte, gibt man den Namen einfach in die Suchmaske ein. Dann klickt man Forms an, woraufhin sich die folgende Maske öffnet und das Formular benannt und abgespeichert werden kann. Oder man fügt eine bereits zuvor erstellte Umfrage als Registerkarte in das Team ein.
Je nachdem für welche der beiden Möglichkeiten man sich entscheidet, bekommt man eine der beiden folgenden Mitteilungen im Chatraum des Teams:
Für mein Beispiel gehe ich von der ersten Variante aus, die Registerkarte habe ich „Vertriebsmeeting“ genannt und diese nun abgespeichert. Jetzt kann man über den Button im Chatbereich des Teams oder über den Reiter „Bearbeiten/Vertriebsmeeting“ die Umfrage aufrufen. Auch hier hat man alle bereits oben beschriebenen Möglichkeiten zum Erstellen eines Fragebogens und kann direkt in Teams auch die Auswertung der Umfrage anschauen.
Die Antworten findet man nicht nur unter „Antworten“ in der Umfrage, sondern auch unter dem Reiter „Dateien“ bereits in einer Excel-Tabelle aufbereitet:
Außerdem kann man bereits bei der Erstellung der Umfrage auswählen, dass alle Antwortenden die anonymisierten Ergebnisse der Umfrage direkt unter derselben sehen können:
Mein Fazit zu Microsoft Forms
Microsoft Forms ist eine großartige App, mit der Umfragen für die verschiedensten Einsatzbereiche wie Tests in Schulen, Quizze für Firmenfeiern, Umfragen unter Kollegen, Kundenumfragen… kreiert werden können. Diese sind frei gestaltbar und, mit Ausnahme des Datenschutzes auf Anwenderseite, ist Microsoft Forms sehr einfach und selbsterklärend.
Alle weiteren Microsoft 365 Anwendungen erklären wir Ihnen hier: Übersicht Microsoft 365 Apps
