Microsoft Teams ist eine Gruppenchat-Software, die Grundlagen für eine gute Zusammenarbeit in Teams bereitstellt. Einzel- und Gruppenchats erleichtern die Kommunikation zwischen Teammitgliedern. Für Teams werden virtuelle Räume zum Austausch von Informationen und Dokumenten bereitgestellt. Die grundlegenden Funktionen von Microsoft Teams und die Abgrenzung zum Konkurrenten Slack habe ich bereits in diesem Artikel behandelt: Microsoft Teams – Übersicht über alle Funktionen. Informieren Sie sich in diesem Beitrag darüber, wie Sie Microsoft Teams Education als Schule oder Bildungseinrichtung richtig nutzen.
Weitere Dienste, wie zum Beispiel Planner, SharePoint, OneNote oder auch externe Dienste wie Trello können individuell in jedes Team eingebunden werden. Durch diese Interoperabilität verfügt Teams über eine Vielzahl an Möglichkeiten, Funktionen unter einer Benutzeroberfläche (GUI = graphical user interface) zu vereinen, die wir sonst meist einzeln in den isolierten Anwendungen nutzen. Der große Vorteil von Microsoft Teams liegt darin, dass wir Informationen nicht mehr zusammensuchen müssen, sie liegen jetzt alle an einem Ort. Microsoft Teams hat also das Potential uns eine großartige Arbeitserleichterung zu bieten.
Um die Frage „Was ist Microsoft Teams?“ zu beantworten, möchte ich den Dienst zur Teamarbeit aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten. Ist Microsoft Teams der neue Hub (Knotenpunkt) für unsere Content Services? Ein Ersatz für SharePoint? Oder ist Microsoft Teams die neue Benutzeroberfläche (GUI) für SharePoint?
Ist Microsoft Teams der neue Hub (Knotenpunkt) für unsere Content Services?
Ein Hub ist laut Duden ein zentrales Gerät, welches einen Knotenpunkt darstellt, bzw. Verbindungen abbildet. Auf Microsoft Teams bezogen würde das bedeuten, dass Teams als zentrale Anwendung den Knotenpunkt für unsere Content Services Systeme darstellt und somit zum einen alle Informationen und zum anderen aber auch alle Funktionen aus diesen in sich vereint. Nachfolgend habe ich dies exemplarisch anhand Microsoft Word und SharePoint getestet.
Abbildung der Informationen der Content Services
Wenn wir uns die Möglichkeiten der Verknüpfung von Informationen aus verschiedenen Systemen ansehen, kann ich sagen, dass dies bei uns hervorragend funktioniert. Ich kann in Teams ohne Umstände alle Apps als Registerkarten einbinden oder Dokumente hochladen. Die bisher zur Verfügung stehenden Apps reichen bei uns gänzlich aus, um alle relevanten Teaminformationen einbinden zu können. Hier muss ich allerdings gestehen, dass wir uns als Microsoft Partner sehr stark im Microsoft Umfeld aufhalten und kaum mit Produkten anderer Hersteller arbeiten.
Abbildung der Funktionen der Content Services
Sobald wir die Verknüpfungsmöglichkeiten aller Funktionen unserer Systeme in Teams testen, schwächelt die These ein wenig, dass Teams der neue HUB für Content Services ist. Denn die Anwendungen sind in Teams meist ähnlich wie in der Client Anwendung, allerdings in der Funktionalität etwas eingeschränkt. Ich zeige das hier am Beispiel von Word:
Word in Client-Anwendung
Word in MS Teams
Im Vergleich sind deutlich mehr Funktionen im lokalen Word Client als in Teams vorhanden. Dazu gehören Entwurf, Referenzen, Sendungen, Ansicht und Entwicklertools, welche jedoch nur selten benötigt werden. Die Grundfunktionen werden alle abgebildet. Über den Button „IN WORD BEARBEITEN“ bietet mir Teams jederzeit die Möglichkeit in die Client-Anwendung überzuwechseln, wodurch ich Word wie gewohnt im lokalen Word Client nutzen kann.
Muss ich also nur eine Kleinigkeit an einer Datei ändern ist es kein Problem dies innerhalb von MS Teams zu lösen. Will ich jedoch intensiv mit einem Dokument arbeiten, greife ich lieber auf die Client-Anwendung zurück, dies aber gerne aus Microsoft Teams heraus.
Auch bestehende SharePoint Webseiten können über die Apps „Webseite“ oder „SharePoint“ als Registerkarte in Teams eingebunden werden. Bei beiden Alternativen kann ich die URL der SharePoint Seite angeben, womit diese in die Registerkarte integriert wird:
Die Navigation und die Links auf der Website funktionieren in der Registerkarte genau wie im Browser. Bei SharePoint Teamwebseiten (neues Design) wird mir allerdings die linke Navigation der SharePoint Seite in der Registerkarte nicht angezeigt. Der größte Unterschied zur Browseransicht ist jedoch, dass ich nicht wie gewohnt auch über die URL arbeiten kann.
Ein zweiter Tab ist ebenfalls nicht möglich, es sei denn ich füge eine zweite Registerkarte mit einer SharePoint Webseite hinzu. Allerdings laden die Seiten nach jedem Klick auf die Registerkarte neu, wodurch ich nach dem Verlassen der Registerkarte meine Suchanfrage wiederholen muss. Ein paar Einschränkungen, jedoch durchaus verkraftbar und ich bin sehr überrascht, wie gut die SharePoint Webseite in Teams eingebunden werden kann – Daumen hoch!
Ist Teams der neue HUB für Content Services?
Nun zur Beantwortung der Frage, ob Teams der neue HUB für Content Services ist.
Sofern es nur um das Vereinen aller teamrelevanten Informationen aus dem System geht und nur Grundfunktionen der Systeme benötigt werden, kann Microsoft Teams durchaus der neue Hub für Content Services darstellen. Versucht man jedoch speziellere Anforderungen abzubilden, macht es oftmals noch Sinn, auf das Ursprungssystem zurückzugreifen. Deshalb würde ich bei Microsoft Teams nicht vom HUB für Content Services sprechen, sondern eher vom HUB für Teamarbeit. Da die Teamarbeit jedoch immer mehr in den Fokus tritt und immer wichtiger wird, kann es gut sein, dass sich Teams nach und nach vom HUB der Teamarbeit zum HUB für unsere Content Services entwickelt.
In MS Teams können wir uns in privaten Chats und Gruppenunterhaltungen besprechen, können das OneNote Notizbuch oder das dem OneNote ähnlichen Wiki benutzen. Wir können Dokumente direkt in den Teams-Kanälen hochladen oder dort erstellen und verwalten. Genauso können wir Aufgaben direkt in Teams über den Planner verwalten. Da stellt sich mir die Frage, ob ich SharePoint bei meiner Teamarbeit (beispielsweise SharePoint Teamwebseiten) überhaupt noch benötige? Beim genaueren Hinsehen erübrigt sich diese Frage jedoch. Denn in der Registerkarte Dateien befindet sich neben den Aktionen „Neu“, „Hochladen“ und „Link abrufen“ die Schaltfläche „in SharePoint öffnen“:
Nach dem Klick auf diese, sehen wir, dass Microsoft Teams im Grunde genommen nichts anderes macht, als die Dokumente im Hintergrund in einer SharePoint Bibliothek abzulegen:
Diese SharePoint Bibliothek befindet sich auf einer SharePoint Teamwebsite, welche automatisch für jedes Team in SharePoint erstellt wird. Auch die Notizbücher, welche ich in meinen Kanälen anlege, werden alle auf der SharePoint Teamwebseite abgelegt und über MS Teams ausgelesen.
Die Wiki-Einträge, welche gar nicht nach SharePoint, sondern eher nach OneNote aussehen, werden letztendlich ebenfalls in SharePoint verwaltet, wie nachfolgend zu sehen ist:
Microsoft Teams ersetzt also keineswegs SharePoint, sondern arbeitet vielmehr mit SharePoint als Basis um einige der Grundfunktionen (vor allem die Dokumentenverwaltung) bereitzustellen.
Für die Aufgabenverwaltung in Teams setzt Microsoft nicht mehr schwerpunktmäßig auf SharePoint, sondern auf den dafür besser geeigneten Planner.
Ich finde es sehr praktisch, dass Informationen und Dokumente, welche auf einer SharePoint Webseite und in vielen anderen verschiedenen Tools abgelegt sind so nah und zentral an einem Fleck, dort wo ich die Informationen tatsächlich benötige, verfügbar sind. Funktionen von Anwendungen wie am Beispiel von Word gezeigt, sind jedoch etwas eingeschränkt. Gleichzeitig finde ich das Suchen und Navigieren zwischen SharePoint Webseiten in einer Registerkarte eher suboptimal. Auch wenn ich mehrere SharePoint Seiten gleichzeitig benötige, finde ich den Webbrowser praktischer, wo ich dies mit mehreren Tabs lösen kann. Der Absprung hierfür befindet sich in Teams stets am oberen rechten Seitenrand:
Mit der Möglichkeit der Einbindung von bestehenden SharePoint Webseiten über die Registerkarten in Teams die Frage zu beantworten, ob Teams die neue GUI von SharePoint ist, fällt mir schwer. Letztendlich fungiert Teams hierbei nur wie ein ganz normaler Browser – die Benutzeroberfläche von SharePoint bleibt dabei erhalten. Ist die Benutzeroberfläche in SharePoint noch ausbaufähig, ist sie das ganz klar auch in Teams. Bei der Einbindung von Registerkarten bietet Teams also nur eingeschränkt eine neue GUI. Es sollen wohl nur Webseiten mit wirklich relevanten Informationen eingebunden werden und die Nutzung von SharePoint für das Team eher auf die automatisch erstellte SharePoint Teamseite begrenzt werden, welche dann unter der Benutzeroberfläche von Teams angezeigt wird.
Bringt uns Microsoft dazu, in SharePoint hauptsächlich die Teamseite zur Verwaltung unserer Teaminformationen zu nutzen, muss ich sagen, dass MS Teams dann nicht unbedingt „die“ neue GUI aber durchaus „eine“ neue GUI für SharePoint, besonders auf Teamarbeit bezogen, bieten kann.
Auf die Einbindung eines gut konfigurierten SharePoint Suchcenters als Registerkarte (z.B. im Kanal Allgemein) würde ich jedoch trotzdem nicht verzichten wollen, denn diese verspricht mir ein Auffinden von Informationen, welche nicht in Teams eingebunden wurden. Zusätzlich können in der Suche Informationen aus Fremdsystemen, wie SAP, Fileshare, Dynamics, etc. angebunden werden, wodurch ich auf noch mehr Informationen schnellen Zugriff habe. Die Navigation macht im Suchcenter auch keine Probleme, da ich eine gut konfigurierte Suche (mit guten Displaytemplates) nicht einmal verlassen muss um an die gesuchten Informationen zu kommen.
Microsoft Teams als Hub für die Zusammenarbeit im Team
Microsoft Teams vereint die Informationen und Funktionen unserer Content Services in einem Tool. Einige der Funktionen werden etwas eingeschränkt abgebildet, meines Erachtens nach funktioniert es im Großen und Ganzen jedoch gut. So stellt Microsoft Teams den neuen Hub, den Knotenpunkt für unsere Teamarbeit dar. Dabei ersetzt Teams unsere bestehenden Content Services bis auf wenige Ausnahmen nicht, sondern bietet die Möglichkeit diese zentral in das Team über Registerkarten einzubinden oder nutzt sie als Datenquelle. Für SharePoint stellt Teams sogar eine neue Benutzeroberfläche dar. Außerhalb der Teamarbeit und in bestimmten Fällen auch bei der Teamarbeit (speziell das Suchcenter) nutze ich SharePoint jedoch auch weiterhin noch mit der SharePoint Benutzeroberfläche. Auch die anderen Tools leben für mich außerhalb der Teams-Welt (noch?) weiter. Einen Power-BI Bericht kann ich beispielsweise nicht in Teams erstellen und bearbeiten, sondern ausschließlich in das Team einbinden. Ich bin gespannt auf die weiteren Entwicklungen von Teams und werde natürlich weiterhin berichten.
