Beginnen wir mit etwas theoretischem Hintergrundwissen. Im Duden wird eine Struktur als ein „gegliederter Aufbau“ oder eine „Anordnung der Teile eines Ganzen zueinander“ definiert. Eine Datenstruktur stellt demnach das System oder die Art und Weise dar, wie wir unsere Daten speichern. Wir können dieses System mithilfe von Ordnern, Listen und Datenfeldern wie Tabellen oder Vektoren abbilden. Ein Dokumentenmanagementsystem, welches die Erstellung, Ablage, Verwaltung und Archivierung von Daten nach einer festgelegten Struktur ermöglicht, hat das Ziel, einen optimalen Aufbau für Unternehmensdaten zu schaffen. Diese spezifische Struktur wird auch als Datenstruktur bezeichnet.
Ziel einer jeglichen Datenstruktur ist es, mit einem möglichst einfachen Aufbau zu arbeiten. Jeder Nutzer soll seine gesuchten Informationen oder den Zugriff auf die gesuchten Daten so schnell wie möglich erhalten. Die Daten sollen mithilfe der Datenstruktur effizient verwaltet werden. Ziel ist es deshalb auch, inhaltlich zueinander gehörende Daten möglichst nahe beieinander zu verwalten. In diesem Beitrag widmen wir uns speziell dem Thema, wie eine optimale Datenstruktur innerhalb SharePoint Struktur aufgebaut werden kann.
Warum ich mich den Datenstrukturen widme?
SharePoint als Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist sowohl bei unseren Kunden als auch bei uns intern ein ständiges Thema. Die wachsenden Mengen an Daten und die Zunahme der der Bedeutung einer guten Teamarbeit halten dieses Thema immer im Fokus. Da die Schaffung einer Datenstruktur unabdingbar für ein gutes DMS ist, möchte ich mich in diesem Blogbeitrag näher damit befassen. Dabei setze ich meinen Fokus auf die Datenstrukturierung mittels des DMS SharePoint.
Möglichkeiten zur Datenstrukturierung
Zum Aufbaue Ihrer SharePoint Struktur steht eine Kombination aus folgenden Methoden zur Verfügung:
- Strukturierung durch Namenskonventionen für Dokumente
- Strukturierung duch Ordnerstrukturen
- Strukturierung durch den Einsatz von SharePoint Inhaltstypen und Eigenschaften (Metadaten)
- Strukturierung durch die Verwendung diverser SharePoint Websites, Bibliotheken und Listen
In diesem Blogbeitrag werde ich nacheinander auf die eben genannten Punkte und daraufhin auf die Vorgehensweise bei der Implementierung einer Datenstruktur eingehen.
Strukturierung von Dokumenten durch die Einführung von Namenskonventionen
Die Implementierung einer Datenstruktur kann bereits bei der Benennung der Daten beginnen. Dateien oder Ordner können in den Bibliotheken alphabetisch sortiert werden. Möchte ich nun bei den ausgehenden Rechnungen immer alle Rechnungen eines Rechnungsempfängers untereinandergestellt haben, kann ich dies bereits über die Dokumentenbenennung regeln.
Alle Rechnungen werden also nach den Anfangsbuchstaben der Rechnungsempfänger sortiert aufgelistet, wenn ich ihnen im Titel stets die zwei Anfangsbuchstaben der Firma hinzufüge, bspw. ma.Rechnungen für Rechnungen an Firma Maier. Dies ist ein ziemlich simpler und leicht umzusetzender Ansatz, um Dokumente zu strukturieren. Dazu kommt, dass diese Strukturierung nicht nur in SharePoint, sondern beispielsweise auch in lokalen Ordnern funktioniert, wie in nachfolgendem Beispiel zu sehen. Vor allem, wenn die Dokumente über OneDrive in das lokale Laufwerk synchronisiert werden sollen ist dies sinnvoll.
Die Nachfolgend aufgeführten SharePoint Inhaltstypen bieten jedoch weitaus bessere Möglichkeiten zur Datenstrukturierung und machen eine Strukturierung durch die Dokumentenbenennung in SharePoint überflüssig. Zusätzlich wird diese Möglichkeit zur Strukturierung ab einer gewissen Menge an Daten sehr unübersichtlich, weshalb sie nur innerhalb von lokalen Ordnern mit kleineren Datenmengen zu empfehlen sind oder nur zusätzlich zur Strukturierung mittels Metadaten anzuwenden ist .
Datenstruktur durch Ordner
Wir arbeiten schon immer mit Ordnern, am liebsten sogar, wenn wir sie in Papierform vor uns liegen haben. Mit der Digitalisierung haben wir unsere geliebten Ordnerstrukturen auch in digitaler Form umgesetzt. Hier können wir unsere Dokumente strukturiert gliedern und ablegen. Innerhalb von Ordnern können wir erneut Ordner bilden und dadurch eine Art Hierarchie bilden. Der große Vorteil von Ordnern in SharePoint liegt in der Berechtigungsvergabe. Einzelne Daten in einer SharePoint Bibliothek oder Liste kann ich nur über das aufwändige Brechen von Berechtigungen für bestimmte Benutzergruppen ausschließen. Sofern aber auf Ordnern die Berechtigungen gebrochen werden, werden automatisch auf allen darunterliegenden Dokumenten die gebrochenen Berechtigungen angewendet, was den Pflegeaufwand für die einzelnen Dokumente deutlich verringert.
Problematisch werden Datenstrukturen mittels Ordnern jedoch, wenn die Daten und somit auch die Ordner auf dem Rechner oder Laufwerk mit der Zeit wachsen und die Struktur so immer unübersichtlicher wird. Hinzu kommt, dass auch wenn meine Ordnerstruktur für mich auf gewisse Weise logisch aufgebaut ist, dies nicht bedeutet, dass auch andere Personen meine Logik oder Namensgebung nachvollziehen können. Und Dokumente in den Tiefen von Ordnerstrukuren zu suchen und hoffentlich auch zu finden, kostet eine Menge Zeit und Nerven. Ein weiterer Nachteil von Ordnern ist, dass sie die Filterung der Dokumente einer SharePoint Website erschweren. Dies ist der Fall, da in SharePoint nur Elemente innerhalb eines Ordners und nicht ordnerübergreifend gefiltert werden können.
- Ordnerstrukturen sind sinnvoll, wenn es sich um eine geringe und übersichtliche Anzahl von Daten handelt
- Ordnerstrukturen sind sinnvoll, wenn Daten auf einer Website, die für viele Personen zugänglich ist, nur für eine kleine Gruppe freigegeben werden soll
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es bestimmt Beispiele gibt, wo Ordnerstrukturen funktionieren und auch Sinn machen, dies aber aus meiner Sicht ausschließlich für das Setzen von Berechtigungen Sinn macht. Für eine effiziente Zusammenarbeit und große Datenmengen machen andere Möglichkeiten zur Datenstrukturierung, welche nachfolgend aufgeführt sind, mehr Sinn.
Ein grundlegender Bestandteil zur Strukturierung von Daten in SharePoint sind Inhaltstypen (Content Types). Generell kann gesagt werden, dass in SharePoint alle Arten von Daten mit Hilfe von Inhaltstypen erstellt und verwaltet werden. Content Types stellen eine Sammlung von Merkmalen (Metadaten) dar. Bei diesen Metadaten handelt es sich sozusagen um die Ausprägungen der Content Types. Mit ihnen können Daten in SharePoint sehr genau beschrieben werden. Dafür stehen in SharePoint Bibliotheken und Listen eine große Anzahl an Vorlagen für Content Types zur Verfügung. Diese können Listeninhaltstypen, Ordner-, Gruppenarbeitsseiten- oder auch Dokumentinhaltstypen sein. Die Vorlagen können direkt übernommen werden oder vorher individuell angepasst werden.
Bindet man bspw. den Dokumenteninhaltstyp Rechnungen in eine SharePoint Bibliothek ein, kann der Inhaltstyp dieser Rechnung zum Beispiel die folgenden Metadaten (respektive Spalten) enthalten:
- Name
- Unternehmen
- Rechnungsbetrag in Brutto und Netto
- Rechnungsdatum
- Zahlungsziel
- Rechnungsstatus
- Kunden, bzw. Projektnummer
In nachfolgendem Bildschirmausschnitt wird dies verdeutlicht.
Die Rechnung kann durch Klick auf den Namen des Dokuments geöffnet und aktualisiert werden. Die Metadaten (wie z.B. das Rechnungsdatum) können sowohl über die SharePoint Eigenschaften als auch direkt im Dokument über Smartfields befüllt werden.
Anpassung von Inhaltstypen und Ansichten
Die von SharePoint zur Verfügung gestellten Inhaltstypen sind individuell anpassbar. Dem Inhaltstyp Rechnungen können also beispielsweise noch viele weitere Merkmale hinzugefügt werden, wie das Zahlungsziel, Rechnungsstatus, etc. Des Weiteren kann ich die Ansicht in der Bibliothek anpassen, sowohl öffentlich (für alle sichtbare View) wie auch privat (nur für mich sichtbare View), sodass mir zum Beispiel nur die Rechnungen mit dem Status „Offen“ angezeigt werden
Einheitliche Beschreibung und Pflichtfelder
Der große Vorteil der Inhaltstypen ist, dass Daten mithilfe von Metadaten strukturiert und auch einheitlich beschrieben werden können. Über das Festlegen von Pflichtfeldern kann die Angabe der Metadaten bei der Dokumentenablage oder Erstellung erzwungen werden. Somit können Daten sowohl über die Filterfunktion in der Liste oder Bibliothek als auch über die globale SharePoint Suchfunktion (inklusive der Filterung dieser) gezielter wiedergefunden werden.
Zusätzlich können die Metadaten in Anwendungen wie Excel oder Microsoft Power BI exportiert werden, um die Daten grafisch auszuwerten oder weiter zu verwenden.
Vorlagendokumente
Über die Bereitstellung von Vorlagendokumenten kann eine einheitliche Datenstruktur ebenfalls gefördert werden. Mit Hilfe spezieller Metadatenfelder im Vorlagendokument können Inhalte aus dem Dokument ausgelesen und direkt in der Liste angezeigt werden. Erstelle ich also eine Rechnung und gebe ich beispielsweise 1.000,00 € als Rechnungsbetrag an, wird auch in der Liste in der entsprechenden Spalte der eingegebene Betrag angezeigt. In nachfolgendem Bildschirmausschnitt ist das Feld im Word-Dokument zu sehen:
Weitere Funktionen, welche durch Inhaltstypen unterstützt werden
In der Versionshistorie werden die als Metadaten gepflegten Inhalte explizit als Änderung aufgeführt. Dies bedeutet, dass ich jederzeit einsehen kann, wer wann welche Eigenschaft wie bearbeitet hat, sofern die Versionierung für die Bibliothek aktiviert wurde.
Zusätzlich zu der automatischen Versionierung wird das Verhalten der Datensätze mit Hilfe von Inhaltstypen auch durch Workflows, Event Receiver oder auch Alerts unterstützt. Hinzu kommt, dass auch Sicherheitseinstellungen mit Inhaltstypen unterstütz werden können. Es können verschiedene Berechtigungen für SharePoint Webseiten gesetzt und entzogen werden. Dies kann für Nutzer individuell oder auch durch die Zuteilung der Nutzer in SharePoint Gruppen erfolgen.
Wie helfen mir nun die Inhaltstypen bei der Strukturierung meiner Daten?
Mittels der Verwendung von Inhaltstypen können Daten mit beliebig vielen Metadaten angereichert werden. Die Metadaten können später systematisch, gezielt und bedarfsgerecht ausgewertet werden. Dies ermöglicht ein schnelles Wiederfinden der benötigten Informationen durch die Metadaten über die inline Suche, die globale Suche, die Filterung und die Festlegung privater und öffentlicher Ansichten. Dadurch, dass für jede Website, Bibliothek oder Liste nur die erlaubten Daten in der festgelegten, gemeinsamen Struktur angereichert werden kann, wird eine gemeinsame Struktur geschaffen. Die Daten werden also nach einer global festgelegten Struktur gespeichert, verwaltet und, falls gewünscht, auch archiviert.
Grundlegend stellt SharePoint Listen und Bibliotheken zur Verfügung, in welche die verschiedenen Inhaltstypen eingebunden werden können. Listeninhaltstypen können nur in SharePoint Listen eingebunden werden, Dokumenteninhaltstypen können ausschließlich in SharePoint Bibliotheken eingebunden werden.
Wichtig ist auch, dass nicht nur ein Inhaltstyp pro Liste oder Bibliothek erlaubt ist, sondern viele verschiedene Inhaltstypen mit unterschiedlichen Metadaten (Eigenschaften) zu einer Liste oder Bibliothek hinzugefügt werden können. Alle projektzugehörigen Dokumente und Bilder werden über Inhaltstypen klassifiziert, Eigenschaften werden den Inhalten zugewiesen.
Das Erlauben von verschiedenen Inhaltstypen in einer Liste oder Bibliothek, die Kombination von Bibliotheken und Listen mit verschiedenen Inhaltstypen auf einer SharePoint Website stellen großes Potenzial zur Strukturierung der Daten dar. Mit den durch Inhaltstypen strukturierten Daten kann so sehr effizient gearbeitet werden. Welche Inhaltstypen Sie nutzen, hängt ganz von der Art Ihrer Inhalte ab, die Sie in SharePoint verwalten und strukturieren möchten
Vorgehensweise bei der Schaffung einer Dokumentenstruktur
Wie weiter oben bereits erwähnt, ist das Ziel bei der Schaffung einer Dokumentenstruktur, dass die gesuchten Informationen so schnell wie möglich gefunden werden und effizient genutzt werden können. Speziell in SharePoint heißt das, dass mittels der verschiedenen Inhaltstypen gemeinsame Regeln für Daten festgelegt werden.
- Dafür sollte, wenn möglich primär analysiert werden, welche Daten vorhanden sind und welche Dateninformationen für welche Nutzergruppen (Rollen) relevant sind. Innerhalb von Workshops kann daraufhin eine Datenstruktur festgelegt werden. Workshops sind deshalb vorteilhaft, da dann nicht nur eine Person, sondern mehrere Personen aus verschiedenen Nutzergruppen bei der Strukturierung des Systems ihre Anforderungen mitteilen können. Hierbei ist gewünscht, dass die Datenstruktur den Bedürfnissen von möglichst vielen Nutzergruppen entspricht. So kann jede Nutzergruppe, für die oftmals andere Merkmale von Daten relevant sind, zufriedengestellt werden.
- Besteht ein Konzept für eine Datenstruktur, sollte geplant werden, wie die bestehenden Dokumente in die neue Struktur überführt werden sollen.
- Die geplante Struktur sollte wie geplant umgesetzt und die bestehenden Dokumente in die neue Struktur eingebaut werden.
- Im Rahmen von Dokumentenmanagement, das einen kontinuierlichen Management- und Verbesserungsprozess darstellt, sollte die Dokumentenstruktur regelmäßig auf Optimierungsmöglichkeiten überprüft werden.
Die Next Iteration unterstützt Sie bei dieser Aufgabe. Informieren Sie sich über unsere Leistungen.
Ziel dieses Blogbeitrags war es zu klären, welche Möglichkeiten es zur Schaffung einer optimalen Datenstruktur speziell in SharePoint gibt. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass in SharePoint die Datenstrukturierung hauptsächlich durch Inhaltstypen erfolgt. Diese sind sehr vielseitig nutzbar und können an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden. Sie unterstützen uns dabei, die gesuchten Informationen schnellstmöglich über die Filterung oder die SharePoint Suche auffinden zu können.
Durch die Verwendung von SharePoint Bibliotheken und Listen können Daten optimal und bedarfsgerecht aufbereitet werden. Natürlich können wir trotz dem Einsatz von SharePoint noch Ordnerstrukturen nutzen, diese sollten in SharePoint jedoch aufgrund der eingeschränkten Filterfunktion mit Bedacht eingesetzt werden. Die Datenstrukturierung mithilfe der Dokumentenbenennung ist in SharePoint hingegen aufgrund der Inhaltstypen überflüssig und sollte nur lokal verwendet werden.
Die Schaffung einer Datenstruktur erfolgt optimalerweise nach dem Standart-Managementprozess von Deming: Plan – Do – Check – Act. Dabei sollte wie bei jedem Projekt besonders viel Wert auf die ausführliche Planung gelegt werden. Wie fast immer gibt es jedoch keine generelle Lösung einer optimalen Dokumentenstruktur, sie ist in jedem Unternehmen sehr individuell, sie sollte auf die Bedürfnisse und Prozesse des Unternehmens bzw. der jeweiligen Mitarbeiter zugeschnitten sein. Mit wachsenden Datenmengen wird eine gute Datenstruktur immer wichtiger. Je früher man anfängt, desto geringer sind Aufwand und Kosten. Der beste Zeitpunkt sich Gedanken über seine Dokumentenstruktur zu machen ist wohl, wenn die Migration auf ein neues System bevorsteht.
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