Wenn man zum ersten Mal den Begriff Digital Workspace hört, denkt man an etwas sehr komplexes, mit hoher Integration von künstlicher Intelligenz, und am besten noch mit den hübschen Brillen, die eine virtuelle Realität erzeugen. Natürlich kann ein Digital Workspace auch so aussehen, und vielleicht wird dieses Modell in 10 Jahren in jedem Unternehmen Standard sein. Ein heutiger digitaler Arbeitsplatz ist viel einfacher in der Bedienung, und wenn Sie sich dran gewöhnt haben, werden Sie nie zu den „altmodischen“ Arbeitsmodellen zurückkehren wollen.
Ein digitaler Arbeitsplatz ist eine Plattform, die den Zugang zu allen Informationen und Daten, die Sie brauchen sicherstellt, und eine effektive und produktive Zusammenarbeit mit den Kollegen ermöglicht.
Je nach Unternehmensanforderung stellt der digitale Arbeitsplatz verschiedene Tools und Plattformen zur Verfügung, die Ihren Mitarbeitern deren Arbeit erleichtern. Bei der Teamarbeit und im Informationsaustausch bilden Komponenten wie Informationsportale (bspw. ein Intranet) und Kollaborationsportale (bspw. Teamräume oder Projektportale) wichtige Elemente des Digital Workspace ab. Aber auch auf spezielle Businessanforderungen angepasste Applikationen stellen Bausteine eines digitalen Arbeitsplatzes dar. Der digitale Arbeitsplatz schafft die Voraussetzungen, Dokumente digital zwischen Menschen und Systemen auszutauschen, zu bearbeiten, rechtssicher abzulegen und vieles mehr. Zudem unterstützt und beschleunigt er Arbeitsprozesse in Unternehmen mit Hilfe automatisierter Prozesse oder durch Datenaustausch mittels elektronischer Formulare.
Die Vorteile eines Digital Workspace
Nachfolgend haben wir für Sie die wichtigsten Vorteile eines Digital Workspace gesammelt und mit Beispielen angereichert.
Ortsunabhängiges Arbeiten dank dem Digital Workspace
Spätestens mit der Corona Pandemie hat sich jedes Unternehmen mit der Möglichkeit Home-Office anzubieten beschäftigt. Ein Digital Workspace verbindet Mitarbeiter mit Informationen, ganz egal wo sie arbeiten. Dokumente und Akten sind im Digital Workspace digital verfügbar und werden sicher verwaltet. Unterhaltungen können in Chats oder Videotelefonaten stattfinden. Besprechungen können online abgehalten werden. Sämtliche Anträge und Formularen können digital verwaltet werden.
Somit bietet ein Digital Workspace die Möglichkeit sowohl im Büro als auch im Home-Office zu arbeiten.
Moderne Kommunikation ermöglichen
Privat haben wir fast alle WhatsApp und Social Media, nutzen FaceTime oder WhatsApp Videoanrufe mit Freunden und Familien, planen Termine mit Doodle und nutzen geteilte Kalender zur besseren Terminabstimmung. In Unternehmen scheint dabei in diesem Bereich die Zeit teilweise noch stillzustehen. Urlaubsanträge werden auf Papier ausgefüllt, als gemeinsamer Kalender dient der Werbekalender an der Wand und Kommunikation findet im Gespräch oder per E-Mail statt. Selbst das Faxgerät spielt dort noch in vielen Prozessen eine wichtige Rolle.
Im Digital Workspace stehen moderne Kommunikationsmittel wie Chats, Videotelefonie und gemeinsame Kalender bereit. Diese sind auch mit den Compliance Richtlinien des Unternehmens vereinbar und können zur sicheren Kommunikation verwendet werden.
Übersichtliche und nachvollziehbare Prozesse im Unternehmen
Prozesse erleichtern das Arbeiten ungemein. Von großen Prozessen wie dem Ablauf eines Projektes bis hin zu kleinen Prozessen wie einem einfachen Urlaubsantrag gibt es für viele Vorgänge in Unternehmen vorgegebene Abläufe. Diese geraten oft unnötig ins Stocken, weil Anträge beim Vorgesetzten hängen, Akten verloren gehen oder die Prozesse schlicht nicht bekannt sind.
In einem Digital Workspace haben Unternehmen die Möglichkeit alle Prozesse übersichtlich darzustellen und mit den dazugehörigen Informationen anzureichern. Mittels Workflows werden die einzelnen Schritte automatisiert durchgeführt. Alle Vorgänge werden nachvollziehbar protokolliert.
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Schnelles Finden von Informationen und Dokumenten
Unternehmen ertrinken oft in der Daten- und Informationsflut. Wichtige Daten gehen dabei unter, oder die Suche danach dauert viel zu lange. Ein Digital Workspace basiert im Idealfall auf einem intelligenten Informations- und Dokumentenmanagement (DMS), das Daten aus mehreren Systemen (zum Beispiel SharePoint, Fileshare, SAP…) übersichtlich darstellt. Mit intelligenten Filtern und personalisierten Dashboards wird die Suche nach Dokumenten und Informationen verkürzt.
Für die Anwender ist es dann nicht mehr wichtig zu wissen wo ein Dokument liegt, die Informationen werden passend zu den Aufgaben bereitgestellt.
Rechtemanagement
In Unternehmen benötigen interne und externe Mitarbeiter Zugriff auf verschiedene Daten und Informationen. Dabei handelt es sich oft um sensible Daten wie Kundendaten, Gesundheitsdaten oder interne Abstimmungen. Diese Daten müssen aus rechtlichen Gründen und zur Einhaltung der eigenen Compliance Richtlinien geschützt werden.
Mit einem Digital Workspace können Sie jedem Mitarbeiter und externen Ansprechpartner nur die Daten und Informationen zur Verfügung stellen, die für sie relevant sind und die sie zumindest Leserechte besitzen. Das schützt gleichzeitig Ihre Mitarbeiter vor der Datenflut und ihre Daten vor unautorisiertem Zugriff.
Interne Kommunikation
Auf Papier gedruckte Mitarbeiterzeitschriften, Aushänge am Schwarzen Brett oder Massen E-Mails ans gesamte Unternehmen sind nicht mehr zeitgemäß. Mit einem Digital Workspace sorgen Sie dafür, dass jeder Mitarbeiter mit den passenden Informationen versorgt wird. Ganz egal ob in der Produktionsstätte, im Home-Office oder im Büro.
Mehr dazu lesen: Kommunikationsstrategie mit Microsoft 365
Datenschutzkonform und sicher
Mit einem Digital Workspace der auf Ihr Unternehmen angepasst ist, können Sie direkt mehrere rechtliche Fallstricke umgehen. Zum einen schützen Sie sich vor Schatten IT, denn stellt ein Unternehmen keine passende Plattform bereit, weichen die Mitarbeiter oftmals auf WhatsApp, Dropbox und weitere nicht DSGVO konforme Alternativen aus. Zum anderen können Sie alle Daten und Dokumente sicher ablegen und Handlungen nachvollziehbar machen. Außerdem ist es mit einem Digital Workspace ganz einfach gesetzliche Aufbewahrungsregeln und -fristen einzuhalten.
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War of Talents
Der Fachkräftemangel ist in vielen Branchen harte Realität und der Kampf um gutes Personal eine der wichtigsten Aufgaben im Unternehmen. Eine moderne, IT gestützte Unternehmenskultur hilft Ihnen dabei Talente für sich zu gewinnen. Überzeugen Sie sie mit den passenden Rahmenbedingungen wie vom Home-Office aus zu arbeiten, modernen Kommunikationsmitteln und einer zukunftsfähigen Unternehmenskultur.
Ihr Digital Workspace
Die Frage ist im Grunde nicht, ob Unternehmen einen Digital Workspace benötigen, sondern nur wann sie sich dafür entscheiden und welche Funktionalitäten dieser abbilden soll.
Wir bieten unseren Kunden eine Digital Workspace Lösung an. Diese basiert auf Microsoft 365 und beinhaltet die Beratung und den Service, den Sie benötigen. Erfahren Sie unter folgendem Link mehr dazu: Digital Workspace Lösung.
