Ab dem 01. November 2020 ist es nicht mehr möglich, vorhandene Workflows in SharePoint 2010 Online auszuführen oder neue Workflows zu erstellen. Wenn Sie also aktuell noch SharePoint 2010 Online Workflows nutzen, sollten Sie sich im Klaren darüber sein, dass diese ab November nicht mehr funktionieren werden! Um die gewohnte Funktionalität aufrecht zu erhalten, ist es zwingend notwendig alle Ihre SharePoint 2010 Workflows (innerhalb SharePoint Online) auf eine höhere Version der SharePoint Workflow Engine oder eine Power Automate Lösung zu migrieren.
Alles Wichtige was Sie jetzt wissen müssen im Überblick
Ganz wichtig: während des Übergangs gehen Ihre bestehenden Inhalte nicht verloren. Allerdings muss die Migration von Workflows in einem manuellen Prozess erfolgen.
Wer ist konkret betroffen?
Betroffen sind alle Mandanten, welche SharePoint 2010 Online Workflows im Einsatz haben. Weiterhin hat Microsoft diesen Schritt bereits für SharePoint 2013 Online Workflows angekündigt, bisher allerdings ohne die Angabe eines konkreten Termins. Klar ist bisher nur, dass ab dem 01. November 2020 auch SharePoint 2013 Online Workflows für neue Mandanten standardmäßig deaktiviert werden.
Alle SharePoint on-premise Nutzer können aufatmen. SharePoint 2010, 2013, 2016 und 2019 Workflows werden von Microsoft weiterhin ohne Änderung bis 2026 wie gewohnt unterstützt. Hierbei gilt es zu beachten, dass der SharePoint Designer 2013 in Verbindung mit SharePoint 2019 für den Rest vom Client Support-Lebenszyklus im Jahr 2026 funktioniert. Danach wird auch dieser Dienst nicht mehr unterstützt.
Auf einigen Workflow Seiten erhalten Sie bereits folgende Ankündigung:
Was ist ein Workflow?
Ein SharePoint Workflow steht in der Regel immer in Zusammenhang mit einem Geschäftsprozess. Dabei werden Dokumente oder Elemente automatisiert verarbeitet, ausgelöst durch eine Abfolge von Aktionen oder Aufgaben. Mit Hilfe von Workflows können Dokumente und Elemente in Ihrem Unternehmen entsprechend Ihrer Geschäftslogik bearbeitet und beliebig integriert werden.
Hier finden Sie einige beispielhafte Workflows, die bereits potentiell in Ihrem Unternehmen aktiviert sind:
- Freigabe/Veröffentlichung
- Benachrichtigungen
- Änderungen und Anreicherung von Eigenschaften
- Einfache- oder mehrstufige Genehmigungsprozesse
- Archivierungsszenarien
- u.v.m.
Wie finde ich heraus ob meine Workflows betroffen sind?
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob in Ihrem Unternehmen noch SharePoint 2010 Online basierte Workflows zum Einsatz kommen, können Sie dies ganz einfach herausfinden. Hierfür können Sie beispielsweise auf das von Microsoft bereitgestellte Tool „SharePoint-Modernisierungs Scanner“ zurückgreifen. Der daraus resultierende Bericht gibt Ihnen Aufschluss darüber, ob für Sie Handlungsbedarf besteht. Mit dem Tool können Sie außerdem auch noch weitere Bereiche im Hinblick auf deren Modernisierungsbedarf analysieren. SharePoint 2010 Online basierte Workflows ist nur ein Bereich, der modernisiert wird, daher lohnt es sich alle Bereiche anzuschauen, wie bspw. die „Modern Pages“. Wie das konkret aussieht, können Sie den beiden nachfolgenden Bildern entnehmen.
Diese Möglichkeiten stehen Ihnen zur Auswahl
Nachfolgend zeigen wir Ihnen die derzeitigen Möglichkeiten auf, wie Sie einem Systemausfall ab dem 01. November vorzubeugen und die langfristige Betriebssicherheit sicherstellen können.
Ablösung der Workflows ohne Migration durch manuelle Prozessschritte
Bei dieser Option müssten evtl. bestimmte Workflows nicht zwingend neu implementiert werden; z.B. wenn die betroffenen Workflows nicht häufig verwendet werden oder der Workflow sogar nicht mehr sinnvoll ist.
Vorteile:
- Keine Kosten der Implementierung
Nachteile:
- Bei vielen und/oder komplexen Prozessschritten können manuelle Schritte zu hohen Kosten und Inkonsistenzen führen
- Evtl. notwendige Kommunikation an die Mitarbeiter, damit ggf. manuelle Arbeitsschritte rechtzeitig durchgeführt werden
Sofern eine weiterführende Automatisierung sinnvoll und notwendig ist, kann kurz- und mittelfristig für bestehende Mandanten die bestehende Logik in SharePoint 2013er Workflows überführt werden.
Vorteile:
- Für den kurz- und mittelfristigen Übergang geeignet, sofern die Workflow Inhalte nicht komplex sind bzw. nicht zu viele Workflows betroffen sind
Nachteile:
- Final steht noch nicht fest wie lange SharePoint 2013 Workflows verfügbar sind
- Laut Microsoft ist hier der direkte Übergang zu Power Automate empfohlen
Migration in die Power Automate Plattform
Microsoft empfiehlt die direkte Migration von SharePoint 2010er und 2013er Workflows in die Power Automate Umgebung.
Vorteile:
- Deutlich höhere Anzahl an Schnittstellen zu Drittanbietern für zukünftige Anforderungen
- Weiterführende Möglichkeiten für den Zeitpunkt der Ausführung des Flows (z.B. täglich, minütlich und vielen weiteren Ereignissen)
- Die Power Automate Plattform ist aktuell und wird von Microsoft stark gefördert
Nachteile:
- Einarbeitung in eine neue Entwicklungsumgebung notwendig
- Je nach Implementierung Abhängigkeit von Drittanbietern bzgl. den ausgewählten Flow Aktionen
- Bei bestimmten Flow Aktionen können ggf. Mehrkosten im Rahmen von höheren Benutzerlizenzen entstehen (z.B. bei Premium Aktionen)
Entscheidungshilfen bei der Migration
Anhand der drei unterschiedlichen Lösungswege aus dem vorherigen Kapitel konnten Sie sich bereits ein Bild über die Vor- und Nachteile der jeweiligen Lösung machen. Durch unsere Erfahrung als SharePoint Experten wissen wir aber, dass auch hier die Tücke im Detail steckt.
Weitere wichtige Punkte sind beispielsweise die Komplexität der aktuell laufenden Workflows und die Anzahl der strategisch wichtigen Prozesse mit vielen und/oder sensiblen Prozessschritten.
Es ist absolut sinnvoll sich eine langfristige Dauerlösung im Power Automate Umfeld auszusuchen, um nicht immer wieder durch auslaufende Versionen vor neue Probleme gestellt zu werden. Im Zuge dieser Umstellung können auch gleichzeitig Prozesse optimiert und neu überdacht werden.
Insbesondere bei langfristigen Projekten möchten wir an dieser Stelle noch einmal auf das aktuelle Digital Jetzt Förderprogramm vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie aufmerksam machen. Dieses fördert speziell kleine und mittlere Unternehmen bei der Umsetzung von Digitalisierungsprojekten.
Unsere Empfehlung
Bestehende SharePoint 2010 Online Workflows müssen zwingend bis spätestens zum 01. November 2020 umgestellt werden, daran geht aktuell leider kein Weg vorbei. Langfristig gilt, Microsoft möchte die Power Automate Plattform weiter ausbauen, um bisherige Technologien wie den SharePoint Designer, Workflows 2010 und 2013 in SharePoint Online abzulösen. Wir empfehlen daher, jede Problemstellung individuell zu betrachten, um dann anschließend die passende Lösung abzuleiten.
Welche Lösung am besten für Ihr Unternehmen geeignet ist, besprechen wir gerne in einem unverbindlichen Beratungsgespräch mit Ihnen. Bei der Next Iteration erhalten Sie die Beratung, die Sie benötigen, um das Beste aus SharePoint herauszuholen und profitieren dabei von mehr als 13 Jahren Erfahrung im Bereich Informationsmanagement und SharePoint.
Informieren Sie sich vorab über unsere Microsoft SharePoint Beratung oder treten Sie direkt mit uns in Kontakt!
Beispiele aus unserem Alltag
Bereits in der Vergangenheit haben wir über digitale Geschäftsprozesse mit SharePoint und die Visualisierung von Geschäftsprozessen mit SharePoint berichtet.
Weiterführende Informationen zu Power Automate, finden Sie in unserem Blogbeitrag: Microsoft Power Automate – Was ist das, wie funktioniert es und wie erleichtert es mir die Arbeit?
