Wenn Sie SharePoint-Inhalte mit externen Partnern, Kunden oder Teammitgliedern teilen, ist es wichtig, dass Sie die Kontrolle über den Zugriff auf Ihre sensiblen Ordner und Dateien behalten. Aus diesem Grund ist die „Teilen“ Funktion von Microsoft 365 ideal für Szenarien, in denen Informationen geteilt werden sollen, ohne den Zugriff auf die gesamte Organisation zu gewähren. Die Nachverfolgung und Verwaltung von Zugriffsrechten ist ein wesentlicher Bestandteil der Datensicherheit und der Einhaltung von Compliance-Richtlinien.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Inhalte mit Externen teilen und mithilfe des SharePoint Features bzw. der Funktion „SharePoint-Viewer“ einen detaillierten Überblick darüber erhalten, wer wann auf Ihre Inhalte zugegriffen hat.
Berechtigungen für externe Anwender in Microsoft 365 setzen
In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie Dateien, Ordner und Listen auch für Personen außerhalb Ihrer Organisation freigeben können. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie jederzeit einsehen können, wer Zugriff auf das jeweilige Dokument hat, was derjenige getan hat und wie Sie diese Berechtigungen verwalten.
Hinweis: Um die nachfolgenden Schritte durchführen zu können, ist es notwendig, dass das Teilen von Inhalten mit Externen in Ihrer Organisation zugelassen bzw. aktiviert ist. Die Aktivierung dieser Funktion erfordert die Berechtigungsstufe eines Administrators.
Externen Personen Elemente mit der „Teilen“ Funktion freigeben
Um externen Personen Zugriff auf ein Dokument zu geben, wählen Sie dieses aus und klicken auf das „Freigeben-Symbol “. Gleiches gilt für die Freigabe eines Ordners. Bei einer Liste finden Sie das Symbol zur Freigabe von Elementen in der Befehlsleiste.
Daraufhin öffnet sich die Standard-Freigabeansicht, in der Sie auswählen können, welchen Personengruppen Sie Zugriff geben möchten. Wenn Sie in diesem Feld eine E-Mail-Adresse außerhalb Ihrer Organisation eintragen, erhalten Sie folgende Meldung:
Wenn Sie diesen Dialog mit „Weiter“ bestätigen, können Sie in diesem Fenster wie gewohnt die Berechtigungsstufe festlegen, eine Nachricht hinzufügen, den Link kopieren oder weitere Linkeinstellungen vornehmen sowie die Freigabe über „Senden“ finalisieren und versenden.
Alternativ können Sie auch so vorgehen, dass Sie in der Standard-Freigabeansicht ohne die Eingabe einer E-Mail-Adresse die Linkeinstellungen über das Zahnrad-Symbol neben dem „Link kopieren“ Button öffnen. Hier wählen Sie nun den Abschnitt „Von Ihnen ausgewählte Personen“ aus. Nun haben Sie die Möglichkeit, auch Personen außerhalb Ihrer Organisation über eine E-Mail zu berechtigen.
Unter „Mehr Einstellungen“ können Sie die Berechtigungsstufen, die Sie mit der Freigabe versehen möchten, definieren. Hierbei gibt es drei verschiedene Stufen:
- „Kann bearbeiten“: Der Empfänger kann die Datei, den Ordner oder die Liste verändern.
- „Kann anzeigen“: Der Empfänger kann die Datei, den Order oder die Liste anzeigen und herunterladen jedoch keine Änderungen vornehmen.
- „Download nicht möglich“: stellt eine weitere Einschränkung von „Kann anzeigen“ dar, wobei der Download verhindert wird.
Hinweis: Bei dem Dokumententyp Word gibt es zusätzlich die Option „Kann überprüfen“. Diese Berechtigungsstufe ermöglicht der entsprechenden Person Änderungen vorzuschlagen.
Nach der Auswahl der favorisierten Berechtigungsstufe klicken Sie auf „Übernehmen“. Jetzt geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, mit der Sie Ihre Datei teilen möchten. Nun können Sie entweder den Link kopieren, oder der Person über „Senden“ direkt eine E-Mail mit der Freigabe zu dem Dokument schicken.
Sicherheitsrelevante Funktionen von „Teilen“
Externe Personen benötigen kein Microsoft-Konto um auf den freigegebenen Inhalt zugreifen zu können. SharePoint sendet zusätzlich zu der oben erwähnten Einladungsmail eine Einmalkennung an die E-Mail-Adresse des Empfängers, um dessen Identität zu prüfen. Dieser Code wird dann zur Identifizierung abgefragt. Dieses Vorgehen schützt den Inhalt der Datei, da sie nur für die entsprechende Person einsehbar ist.
Verwalten des Zugriffs über die Funktion „Zugriff verwalten“
Sie haben jederzeit die Möglichkeit, den Zugriff auf ein Dokument oder einen Ordner einzusehen und zu ändern. Hierzu klicken Sie auf das Dokument oder den Ordner und wählen unter dem Drei-Punkte-Menü „Zugriff verwalten“ aus.
Unter dem Tab „Personen“ werden Ihnen alle externen Personen angezeigt, die eine Berechtigung auf dieses Dokument haben sowie deren Berechtigungsstufe.
Um die Berechtigung zu bearbeiten bzw. zu entfernen klicken Sie auf die entsprechende Person. Über das X-Symbol können Sie den Zugriff entfernen. Über das Zahnrad-Symbol können Sie die Berechtigungsstufe verändern.
Die Funktion „SharePoint-Viewer“ bietet die Möglichkeit einzusehen, welche Person zu welchem Zeitpunkt auf ein Dokument zugegriffen hat. Das ist insbesondere dann von Vorteil, wenn die Interaktion oder der Erfolg einer Aktivität ausgewertet werden soll.
Ein einfaches Anwendungsbeispiel könnte sein, dass Ihre HR-Abteilung herausfinden möchte, welche neuen Weiterbildungsangebote das Interesse Ihrer Mitarbeiter wecken. Mit der „SharePoint-Viewer“ Funktion kann die HR-Abteilung ein Mailing mit einem oder mehreren Links zu Dokumenten versenden und anschließend einsehen welches Angebot auf das größte Interesse gestoßen ist.
Dieses Vorgehen lässt sich auf beliebig viele Situationen und Szenarien anwenden. Sendet beispielsweise die Sales-Abteilung Informationen zu Produktneuerscheinungen an Ihre Partner, lässt sich erkennen, welcher Partner sich für ein bestimmtes Thema interessiert und wo es sich ggf. lohnt noch einmal nachzuhaken.
Wenn die „SharePoint-Viewer“ Funktion in SharePoint nicht aktiviert ist, können Sie nur einsehen, wie häufig ein Dokument angesehen wurde. Der Ansichts-Counter lässt allerdings nur wenig Rückschlüsse auf die tatsächliche Nutzung des Dokuments zu. Mit der Funktion „SharePoint-Viewer“ können Sie zusätzlich einsehen, welche Person wann und wie häufig ein Dokument gelesen hat.
Zum Vergleich sehen Sie auf dem nachfolgenden linken Bild die Darstellung ohne den „SharePoint-Viewer“ und auf dem rechten Bild die Darstellung mit dem „SharePoint-Viewer“.
Um das Feature bzw. die Funktion zu aktivieren, müssen Sie zunächst die Websiteeinstellungen aufrufen. Diese erreichen Sie in SharePoint Online über „Einstellungen“ -> „Websiteinformationen“ -> „Alle Websiteeinstellungen anzeigen“. In den „Websiteeinstellungen“ finden Sie unter der Kategorie „Websiteaktionen“ die Unterkategorie „Websitefeatures verwalten. Hier können Sie das Feature „SharePoint Anzeigende“ aktivieren. Bei „SharePoint Anzeigende“ handelt es sich um die Übersetzung von „SharePoint Viewer“, dahinter verbirgt sich die identische Funktion.
Ab jetzt wird beim Hovern über das Dokument zusätzlich angezeigt, welche Personen das Dokument bereits gelesen haben.
Hinweis für den Einsatz des SharePoint-Viewers: Bei diesem Feature ist zu beachten, dass jeder, der Zugriff auf die SharePoint Site hat, sehen kann, wer das Dokument bereits gelesen und/oder bearbeitet hat. Da das Feature, wie eingangs erwähnt, für jede SharePoint Site einzeln aktiviert werden muss, liegt die Kontrolle welche Inhalte in welcher Form freigegeben werden stets bei Ihrer Organisation.
Fazit zu den Funktionen zur Zusammenarbeit mit Externen in Microsoft 365
Die Zusammenarbeit mit externen Partnern, Kunden und Teammitgliedern in Microsoft 365 wird durch eine Vielzahl von Funktionen erheblich erleichtert. Insbesondere die Funktion „Teilen“ bietet eine flexible und sichere Möglichkeit, Informationen gezielt zu teilen.
Durch eine sorgfältige Berechtigungsverwaltung und die Nutzung der Funktion „SharePoint-Viewer“ können Sie jederzeit nachvollziehen, wer auf Ihre Inhalte zugreift. Dies unterstützt nicht nur die Einhaltung von Compliance-Richtlinien, sondern fördert auch eine transparente und nachvollziehbare Datenverwaltung.
Gerne unterstützen wir auch Ihr Unternehmen im Rahmen unserer Microsoft 365 Beratung dabei, digitaler zu arbeiten.
