Schnell ins Home-Office mit der kostenlosen Office 365 E1-Testversion von Microsoft
Viele Unternehmen setzen zurzeit und in naher Zukunft auf Grund der erhöhten Infektionsgefahr durch das Coronavirus verstärkt auf Home-Office. Wir bei der Next Iteration verfolgen generell ein sehr flexibles Arbeitszeit- und -ort-Modell und sind daher echte Profis was das Arbeiten von daheim angeht.
Doch was tun Unternehmen für die mobiles Arbeiten absolutes Neuland ist und die nun schnell agieren müssen?
Microsoft hat umgehend auf die Ausbreitung des COVID-19 Virus reagiert und bietet seit diesem Monat eine kostenlose 6-monatige Office 365 E1-Testversion an. Das E1-Paket enthält zahlreiche webbasierte Office-Anwendungen, die das digitale Zusammenarbeiten ohne realen Kontakt möglich machen.
Ein wesentliches Element der E1-Lizenz ist das Tool „Microsoft Teams“. Bei der Next Iteration ist Microsoft Teams der Dreh- und Angelpunkt der Kommunikation, sowohl für den internen als auch für den externen Austausch. Teams ermöglicht intuitive Kommunikation in Chats, digitalen Teamräumen sowie Videotelefonie und bündelt Informationsaustausch und Businessanwendungen innerhalb von Arbeitsgruppen.
Für einen schnellen Einstieg in Microsoft Teams, nachfolgend die wichtigsten Komponenten für die Zusammenarbeit:
Chats:
Microsoft Teams bietet sowohl private als auch Gruppenchats für die 1: n Kommunikation an. Der Umgang ist sehr intuitiv da der Aufbau der Anwendung gängigen Chatportalen ähnelt. Je nach Administratoreinstellungen können Emojis und Giphs verschickt, Nachrichten als dringlich markiert, und Lesebestätigungen aktiviert werden.
Mehr dazu: Alle grundlegenden Microsoft Teams Funktionen
Teamräume:
Zusätzlich zu den Chats existieren so genannte Teams, die aus verschiedenen Kanälen bestehen. Diese Teamräume dienen zum Austausch und Arbeiten in Gruppen, beispielsweise für verschiedene Projekte. Weitere Businessanwendungen, wie Microsoft Planner oder Power BI, können im Handumdrehen integriert werden. Auch Drittanbieter-Tools können nahtlos angebunden werden, so verdient sich Microsoft Teams die Bezeichnung als Content-Hub.
Mehr dazu: Neue Teams erstellen
Video-/Audiokonferenz:
Neben der Möglichkeit der Echtzeit Chats, können sowohl Sprach- als auch Videoanrufe getätigt werden. Meetings können so digital stattfinden und sogar optimiert werden. Neben gemeinsamen Notizen und einem digitalen Whiteboard, können Besprechungen nämlich auch aufgezeichnet und transkribiert werden. Besprechungsergebnisse werden dadurch transparent und auch für verhinderte Mitarbeiter nachvollziehbar. Weitere Features wie beispielsweise das Weichzeichnen des Hintergrunds, bei aktivierter Kamera, oder der Live-Untertitel perfektionieren die Arbeit von Zuhause.
Mehr dazu: Microsoft Teams Besprechungen planen und durchführen
Bildschirm teilen:
Microsoft Teams erlaubt das Teilen von Bildschirmen bzw. bestimmten Inhalten sowie die Möglichkeit die Steuerung an einen anderen Teamsuser zu übergeben. Eine Bildschirmübertragung kann jederzeit angefragt werden und benötigt nicht zwangsläufig eine Besprechung. Die aktuell übertragenen Fenster werden farblich hervorgehoben.
Mehr dazu: Den Bildschirm in Microsoft Teams teilen
Mit externen Anwendern zusammenarbeiten:
Um einen unternehmensfremden Anwender, beispielsweise einen Kunden oder Zulieferer, zur Zusammenarbeit in Microsoft Teams einzuladen, benötigen Sie lediglich seine E-Mail-Adresse. Ob er bereits über eine Teams-Lizenz verfügt ist dabei irrelevant. Mit wenigen Klicks kann er die Einladung bestätigen und erhält als Gast Zugriff auf das entsprechende Team.
Mehr dazu: Arbeiten mit Externen und Gästen in Microsoft Teams
Sicherheit der Inhalte:
Um die Sicherheit Ihrer Daten und Gespräche brauchen Sie sich keine Sorgen machen. Microsoft Teams bietet integrierte Sicherheit, Compliance und Verwaltbarkeit von Office 365. Unter anderem auch eine zweistufige Authentifizierung. Daten werden in SharePoint verschlüsselt und auch dort gespeichert.
Mehr dazu: Übersicht über die bestehenden Datenschutz und Compliance Tools in Office und Microsoft 365
Austausch von Dateien:
Inhalte können sowohl in einem Team als auch in Chats verschickt werden. Im Hintergrund werden diese automatisiert in OneDrive gespeichert, sind jedoch stets über das Team/den Chat aufrufbar. Dort können Sie auch eingesehen und in der Client-Anwendung bearbeitet werden. Besonders praktisch: Sie können Inhalte gemeinsam in Echtzeit bearbeiten und sehen jederzeit welche Änderungen gerade vorgenommen werden. Die Versionierung ergänzt diesen Vorteil der Transparenz.
Würden Sie Microsoft Teams gerne zeitnah einführen, benötigen aber noch weitere Hilfe beispielsweise bei Themen wie der richtigen Governance? Kontaktieren Sie uns gerne. Unseren Microsoft Teams Strategie Workshop oder Anwenderschulungen führen wir selbstverständlich auch digital durch!
Home-Office bietet auch unabhängig von der aktuellen Lage einige Vorteile für Arbeitnehmer und -geber
Kostenreduktion
Während der Arbeitgeber durch die Shared Desk Policy bei den benötigten Arbeitsplätzen spart, reduziert der Arbeitnehmer Kosten und Zeitaufwand für die Anfahrt.
Höheres Leistungsniveau
Zumeist können Arbeitnehmer daheim, abseits offener Meetings, klingelnder Telefone, Großraumbüros und Kaffeepausen konzentrierter arbeiten. Zusätzlich fördert auch das Anpassen der Arbeitszeit an den eigenen Rhythmus, früher Vogel versus Nachteule, das Leistungsniveau.
Arbeitgeberattraktivität
Insbesondere die jüngeren Generationen legen immer mehr Wert auf ihre Work-Live-Balance und in Zusammenhang damit, auf flexible Arbeitsmodelle. Zusätzlich werden Jobs mit Home-Office Option für einen größeren Einzugskreis an potenziellen Bewerbern interessant. Kandidaten, die sonst auf Grund des Anfahrtsweges absagen würden, vergrößern den Bewerberpool.
