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Genehmigungsprozesse direkt über Microsoft Teams steuern und verwalten

Genehmigungsverfahren können jetzt mit Hilfe der neuen „Genehmigungen“ App schnell und einfach direkt über Microsoft Teams von allen Mitarbeitern erstellt, geteilt und verwaltet werden. Mit dieser Erweiterung erhält Microsoft Teams eine weitere wichtige Funktionalität als vollumfängliche unternehmensweite Kollaborationsplattform. Mit der integrierten „Genehmigungen“ App haben Sie ab sofort alle Ihnen zugewiesenen Genehmigungsanfragen im Blick, ganz egal ob diese über SharePoint, Power Automate oder Microsoft Dynamics 365 erstellt wurden. Zusätzlich können Sie alle Anfragen direkt in Microsoft Teams genehmigen oder ablehnen. Dadurch werden Genehmigungsprozesse insgesamt schlanker und können schneller bearbeitet werden, da ein Hin- und Herspringen zwischen unterschiedlichen Applikationen nicht mehr notwendig ist.

Ein weiterer Vorteil der „Genehmigungen“ Applikation liegt darin, dass die Genehmigungsabläufe nachvollzierbar und übersichtlich dokumentiert werden. So können Sie jederzeit den Status Ihrer Genehmigungsanforderungen prüfen und verpassen keine wichtigen Prozess- bzw. Freigabeschritte. Um die „Genehmigungen“ App in Teams nutzen zu können, benötigen Sie lediglich eine Lizenz für Office 365, Dynamics 365 oder Power Automate. Wenn Sie bereits mit Microsoft Teams arbeiten, finden Sie die neue Applikation einfach über die Suchfunktion im Teams App-Katalog.

Hinweis: Nur Mitarbeiter Ihrer Organisation können die Genehmigungsanfragen bearbeiten. Gäste können nicht als genehmigende Person gesetzt werden. 

Für welche Zwecke können Sie die „Genehmigungen“ App benutzen?

Da Genehmigungsanforderungen in Microsoft Teams schnell und einfach erstellt, bearbeitet und verwaltet werden können, ist keine aufwändige Einarbeitung der Mitarbeiter notwendig, wie es beispielsweise bei Power Automate der Fall ist. Insbesondere bei weniger komplexen Genehmigungsprozessen, wie sie häufiger im Arbeitsalltag vorkommen, kann die Applikation mit ihrem Funktionsumfang klar punkten.

Folgende beispielhaften Genehmigungsszenarien sind denkbar:

  • Teilnahme an einer Veranstaltung
  • Freigabe einer Rechnung
  • Produkt- oder Softwarekauf
  • Geschäftsreisen
  • Überprüfung eines Textes 
  • Urlaubsanträge
  • Budgetfreigaben

Compliance und Datensicherheit

Ein wichtiger Punkt und oftmals die größte Sorge in Unternehmen, stellt die Sicherheit der geteilten Daten dar. Die „Genehmigungen“ App unterliegt, wie alle anderen von Microsoft bereitgestellten Applikationen und Produkte auch, hohen Sicherheits- und Compliance-Standards. Zusätzlich werden die Aktivitäten „Erstellung“, „Genehmigung“ und „Ablehnung“ von Anfragen markiert und über das Microsoft 365 Compliance Center überprüft. Darüber hinaus können die Administratoren Ihres Unternehmens im Microsoft Teams Admin Center konkrete, auf Ihr Unternehmen abgestimmte Richtlinien für die Nutzung von „Genehmigungen“ festlegen.

Die „Genehmigungen“ App im Überblick

Um „Genehmigungen“ verwenden zu können, müssen Sie diese lediglich über den Microsoft Teams App-Katalog hinzufügen. Klicken Sie hierfür einfach im linken Navigationsbereich von Teams auf die drei Punkte „Weitere hinzugefügte Apps“ und geben in der Suchfunktion „Genehmigungen“ ein. Anschließend müssen Sie die App nur noch auswählen.

Hinweis: Möglicherweise besitzen Sie mit Ihrem Benutzerkonto nicht die notwendigen Berechtigungen, um eine Applikation hinzuzufügen. In diesem Fall wenden Sie sich an Ihren IT-Administrator.

Nachdem Sie die „Genehmigungen“ App hinzugefügt haben, können Sie diese im App-Katalog über den Button „Öffnen“ direkt in Microsoft Teams starten bzw. öffnen. Hier besteht auch die Möglichkeit über das kleine Dreieck die Applikation zu einem Team oder Chat hinzuzufügen.


Tipp: Um die App nicht vor jeder Verwendung im App-Katalog suchen zu müssen, können Sie diese im linken Navigationsbereich mit einem Rechtsklick „Anheften“, um sie dauerhaft sichtbar im Navigationsbereich zu haben. Wenn Sie dies wieder rückgängig machen möchten, genügt ein Rechtsklick und die Auswahl „Ablösen“.


In beiden Fällen öffnet sich die App direkt in Microsoft Teams und Sie können Ihre Genehmigungsanforderungen verwalten:

Sie erhalten auf einen Blick zu jeder Anforderung den Titel der Anforderung, den aktuellen Status, das Erstelldatum, den Antragssteller und die Person, welche den Antrag genehmigen soll. Das User Interface der Anwendung ist sehr übersichtlich und liefert klar verständliche Informationen. Dadurch finden sich Mitarbeiter in sehr kurzer Zeit in der Anwendung zurecht und können diese direkt einsetzen. Zusätzlich bieten Filteroptionen die Möglichkeit gezielt und schnell nach Genehmigungsanforderungen zu suchen.

Um weitere Details einer Anforderung zu erhalten, genügt ein Klick auf den jeweiligen Eintrag. Dadurch öffnet sich ein neuer Dialog, welcher den gesamten Genehmigungsprozess und dessen aktuellen Status detailliert aufzeigt.

So erstellen Sie eine neue Genehmigungsanforderung

Die Genehmigungsanforderungen können direkt in den Chats, Kanälen oder über die App erstellt werden.  

Wenn Sie eine Genehmigungsanforderung direkt in einem Chat oder Kanal erstellen wollen, müssen Sie nach „Genehmigungen“ suchen, indem Sie auf das Kontext-Menü klicken (die orange umrandeten Punkte im nachfolgenden Bild) und in dem Suchfeld „Genehmigungen“ eingeben.

Eine weitere Möglichkeit eine Genehmigungsanforderung in einem Chat oder Kanal zu erstellen, ist das Verwenden der @erwähnen (Mention) Funktion. Geben Sie in dem Eingabefeld „@Genehmigungen“ ein und klicken Sie auf „+ Genehmigung erstellen“.

Sie können eine Genehmigungsanforderung auch direkt in der App erstellen, indem Sie auf dem Button „+ Neue Genehmigungsanforderung“ klicken.

Beim Erstellen einer Anforderung öffnet sich ein Dialog, der alle notwendigen Informationen abfragt. Diese sind:

  • der Titel der Anforderung,
  • die genehmigende Person/en,
  • ob eine Antwort von allen Genehmigern notwendig ist,
  • zusätzliche Details und Informationen in Form eines Kommentars,
  • Anlagen wie beispielsweise Dokumente

Zusätzlich können Sie benutzerdefinierte Antwortmöglichkeiten festlegen, welche später von der genehmigenden Person ausgewählt werden können:

Wenn Sie eine Genehmigungsanforderungen direkt in einem Kanal erstellen, wird diese auch in dem Reiter „Beiträge“ gepostet und ist somit für das gesamte Team sichtbar. Das ist insbesondere dann praktisch, wenn alle Teammitglieder auf Genehmigungen oder Ablehnungen des Vorgesetzten warten oder informiert werden sollen. Zusätzlich erscheint Ihre Anforderung auch in der „Genehmigungen“ App, damit Sie Ihre Genehmigungsanforderungen immer im Blick haben.

Praxis Hinweis: Zur Zeit ist es leider noch nicht möglich eine Genehmigungsanforderung an ein ganzes Team mit der Mention Funktion (@BeispielTeam) über das Eingabefeld „genehmigende Personen“ zu schicken. Hierfür müssen Sie daher aktuell noch jeden Empfänger einzeln in dem Feld angeben. Sobald Sie die Anforderung verschickt haben, wird diese in den „Gesendeten“ Genehmigungen mit dem Status „Beantragt“ angezeigt.

Sobald die genehmigende Person Ihre Anfrage bearbeitet hat, werden Sie darüber informiert.

Eine Genehmigungsanfrage genehmigen oder ablehnen

Wenn Sie selbst eine Genehmigungsanforderung erhalten, werden Sie darüber in Ihrem Teams Aktivitätenfeed in Form einer neuen Benachrichtigung informiert. Durch einen Klick auf die Benachrichtigung gelangen Sie direkt zum Dialog mit den Anforderungsdetails.

Die benutzerdefinieren Antwortmöglichkeiten, die sie bei der Erstellung festgelegt haben, werden an dieser Stelle als Buttons angezeigt. Standardmäßig kann die genehmigende Person zwischen den Möglichkeiten „Zusagen“ oder „Absagen“ wählen. Es ist auch möglich einen Kommentar zur Genehmigungsanforderung zu verfassen. Falls eine Anlage hinzugefügt wurde, kann diese hier ebenfalls geöffnet und bearbeitet werden.

Nachdem die Anfrage genehmigt oder abgelehnt wurde, bekommt der Ersteller eine Benachrichtigung über den neuen Status. Eine automatische Aktualisierung des Status erfolgt auch in dem jeweiligen Chatverlauf oder Kanal. Sie können direkt im Chatverlauf auf „Details anzeigen“ klicken, um weitere Informationen zum Genehmigungsprozesses angezeigt zu bekommen.

Fazit

Die „Genehmigungen“ App wurde für die Zusammenarbeit in Teams entwickelt, um Arbeitsprozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen. Der größte Vorteil dieser Erweiterung liegt in der übersichtlichen Darstellung aller bestehenden Anfragen, unabhängig von ihrer Eingangsquelle. Über Microsoft Teams können Sie Anfragen erstellen und einer Person oder einem Team für die Bearbeitung zuweisen. Falls Sie schon bestehende Workflows oder Arbeitsprozesse über SharePoint oder Power Automate im Einsatz haben, welche Genehmigungsprozesse beinhalten, können Sie diese über den „Genehmigungen – Konnektor“ einbinden. So haben Sie alle Ihre Genehmigungen in Microsoft Teams.

Sie benötigen Unterstützung bei Ihrem Vorhaben mit Microsoft Teams? Dann kontaktieren Sie uns gerne oder schauen sich unser Microsoft Teams Beratungsangebot an.

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Valerie Kunzweiler

Valerie Kunzweiler
Valerie Kunzweiler ist Teil unseres Projektmanagement-Teams und beschäftigt sich mit der internen Kommunikation in Unternehmen und der Möglichkeiten zur Strukturierung komplexer Zusammenhänge mit Office 365. Ihr Schwerpunkt liegt dabei bei Microsoft Teams. Die aktuellen Kundenprojekte der Next Iteration unterstützt Frau Kunzweiler mit ihrem Fachwissen, um die digitale Kommunikation bei unseren Kunden zu verbessern. Kontaktieren Sie Frau Kunzweiler, wenn Sie Fragen zum Artikel haben oder weitere Informationen wünschen, per E-Mail.

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