Die aktuellen Umstände, die Covid-19 mit sich bringt, machen eine erfolgreiche, digitale Zusammenarbeit zur Grundvoraussetzung für den unternehmerischen Erfolg. Dabei stehen den Unternehmen eine ganze Bandbreite von Kommunikations- und Kollaborationstools zu Verfügung. Es versteht sich von selbst, dass es dabei nicht immer einfach ist den Überblick zu behalten. Insbesondere da cloudbasierte Anwendungen sich beinahe wöchentlich weiterentwickeln. In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen gerne die wichtigsten Funktionen und Eigenschaften von Microsoft Teams näherbringen.
Informieren Sie sich in diesem Beitrag darüber, wie Sie Microsoft Teams Education als Schule oder Bildungseinrichtung richtig nutzen.
Roadmap für Microsoft Teams
Seit dem 14. März 2017 ist Microsoft Teams am Markt. Es hat das bis dahin vorherrschende Skype for Business weitestgehend abgelöst. Zum 31.07.2021 wird der Skype for Business Online Support gänzlich eingestellt, in unserem Blogbeitrag „Support-Ende von Skype for Business und Upgrade auf Microsoft Teams“ erhalten Sie weitere Informationen zu diesem Thema. Mittlerweile beinhaltet Microsoft Teams auch nahezu alle Funktionen des Vorgängers Skype for Business und verfügt darüber hinaus über weitere praktische Features der Zusammenarbeit. Etwa alle zwei Wochen werden iterativ neue Updates eingespielt. Die Roadmap mit anstehenden Updates können Sie hier einsehen. Über die Eingabe von „/wasistneu“ in die Such- und Befehlsleiste in Microsoft Teams öffnen Sie das Hilfecenter mit einer Timeline der bereits eingespielten Neuerungen.
Schmerzlich vermisst wird von einigen Unternehmen jedoch die On-Premise Version, die bei Skype-Kunden häufig im Einsatz ist. Diese Option ist für Microsoft Teams nach dem aktuellen Stand nicht vorgesehen.
Microsoft Teams Funktionen – Das kann das Microsoft Collaboration Tool
Microsoft Teams ist ein Kommunikations- und Kollaborationstool zur Zusammenarbeit in und zwischen Unternehmen. Dabei soll Teams den zentralen, digitalen Arbeitsplatz eines Anwenders darstellen. Es existieren nahtlose Anbindungen an zahlreiche Anwendungen in- und außerhalb der Microsoft 365 Welt. So sind zum Beispiel Outlook, SharePoint und, bis zu dessen Einstellung, Skype for Business bereits in Teams integriert. Auch externe Dienste wie Twitter, YouTube oder Wikipedia lassen sich in Sekundenschnelle verknüpfen.
Der Aufbau von Microsoft Teams
In Microsoft Teams existiert eine horizontale Navigation, in welcher sich die Such- und Befehlsleiste sowie die Profileinstellungen finden. Die linke Navigation führt durch die weiteren Punkte der Anwendung. Sie gliedert sich im Standard in die Abschnitte Aktivität, Chat, Teams, Kalender, Anrufe und Dateien. Zusätzlich können Anwender sich weitere Apps an die Navigation anpinnen.
Hinweis: Administratoren können die horizontale Navigation über das Admin-Center auf globaler Ebene anpassen und Apps ein- oder ausblenden und hinzufügen. Benutzer können sich zusätzlich Schnellzugriffe an die Navigation anheften. Dazu klicken Sie auf die drei Punkte und fixieren die gewünschte App per Rechtsklick und der Option „Anheften“.
Im Aktivitätenfeed werden Ihnen chronologisch geordnet (verpasste) Aktivitäten des letzten Monats angezeigt. Sie werden sowohl über neue Teambeiträge als auch über Reaktionen auf eigene Nachrichten oder verpasste Anrufe informiert. Über die Profileinstellungen können Sie Ihre Benachrichtigungen individualisieren.
Dazu klicken Sie auf Ihr Profilbild und wählen im sich öffnenden Menü die Option „Konto verwalten“. Innerhalb der Einstellungen navigieren Sie zu den „Benachrichtigungen“. Sie erhalten nun eine Übersicht über den Benachrichtigungsstil und die Art der Benachrichtigung. Diese ist übersichtlich gefiltert nach den verschiedenen Aktionen. Wählen Sie beispielsweise die Funktion „Chat“ können Sie auswählen wie Sie über @-Benachrichtigungen, Antworten und Reaktionen benachrichtigt werden wollen. Dabei bedeutet „Feed“, dass Sie über die Aktivitätenglocke benachrichtigt werden und mit „Banner“ ist eine kleine Pop-up Benachrichtigung am unteren Seitenrand gemeint.
Im Menüfeld „Chat“ können teamunabhängige Konversationen, mit einer oder mehreren Personen erfolgen. Der Chat ähnelt anderen bekannten Tools und ist intuitiv zu bedienen. Nachrichten können formatiert werden und mit Anhängen, GIFS oder Dringlichkeitsstufen angereichert werden. Um Zeit zu sparen können Sie auf Nachrichten auch einfach mit einem Emoji reagieren, das entsprechende Auswahlmenü wird Ihnen beim Mouse-Over über eine Nachricht präsentiert.
Häufig kontaktierte Personen können Sie anheften und somit stets zu Verfügung haben. Übrigens können Sie (in Abhängigkeit von den globalen Einstellungen) auch mit Anwendern anderer Unternehmen chatten. Wenn Sie einen neuen Chat (über das kleine Quadrat mit Stift) öffnen, geben Sie dazu einfach die vollständige E-Mail-Adresse der gewünschten Person ein.
Aus einem Chat heraus kann auch ein Audio- bzw. Videoanruf gestartet werden und/oder der Bildschirm geteilt werden. Ebenso wird für jede Besprechung, welche keinem Kanal zugeordnet wurden, automatisch ein Chatraum angelegt.
Wenn Sie einen neuen Chat starten wollen, klicken Sie rechts oberhalb der Auflistung der aktuellen Chats auf das Chat-Icon.
Im sich öffnenden Chatraum füllen Sie die Zeile An: mit der E-Mailadresse des gewünschten Gesprächspartners.
Am unteren Ende des Chatraums steht Ihnen eine Textzeile zu Verfügung, welche Sie über Klick auf das „A“ um zahlreiche Layout-Funktionen erweitern können.
Die Teams stellen den Dreh- und Angelpunkt von Microsoft Teams dar. Ein Team stellt einen Arbeitsraum für ausgewählte Personen dar, die gemeinsam an Projekten/Themen arbeiten. Wenn die globalen Einstellungen Ihrer Organisation dies zulassen, können Sie in einem Team auch mit externen Anwendern zusammenarbeiten. Diese werden als Gäste, mit beschränkten Rechten, bei Ihnen in der Umgebung angelegt. Der externe Anwender braucht daher lediglich eine E-Mail-Adresse, welche er einmalig und kostenfrei bei Microsoft registrieren muss.
Um ein neues Team zu erstellen, klicken Sie unterhalb der Auflistung aller Teams auf die Option „Team beitreten oder erstellen“.
In der Übersicht öffentlicher Teams wählen Sie die erste Kachel „Team erstellen“
und entscheiden, ob Sie ein neues Team erstellen möchten, eine Vorlage nutzen wollen oder ein Team mit einer bereits vorhandenen Microsoft 365 Gruppe generieren wollen. Sie können das Team öffentlich oder privat gestalten, letztere Option bedeutet, dass Sie Mitglieder explizit berechtigen müssen.
Der Arbeitsraum kann mit Kanälen in verschiedene Bereiche untergliedert werden. Per Default existiert mindestens der Kanal „Allgemein“. Kanäle können auch mit der Datenschutzoption „Privat“ angelegt werden, und stehen dann nur ausgewählten Mitgliedern des Teams zur Verfügung, für andere sind sie nicht sichtbar.
Um einen neuen Kanal anzulegen, klicken Sie auf die drei Punkte hinter dem entsprechenden Teamnamen und wählen die Option „Kanal hinzufügen“ per Mausklick aus.
Hinweis: Je nach Berechtigungseinstellungen kann nur der Teambesitzer Kanäle erstellen.
Die Kanäle unterteilen sich mit Hilfe verschiedener Registerkarten. Die Registerkarten „Beiträge“ zur Kommunikation, „Dateien“ zur Inhaltsablage und das „Wiki“ für Notizen existieren automatisch.
Der Tab Beiträge ist ähnlich wie ein Gruppenchat aufgebaut und bietet nahezu die gleichen Funktionen. Praktischerweise können Sie im Beiträge Tab direkt auf einen Beitrag antworten und so thematische Zusammenhänge leichter bewahren. Über Eingabe des @-Zeichens und Erwähnung einer Person, können Sie sicherstellen, dass diese über den neuen Beitrag benachrichtigt wird. Antworten werden zusammenhängend abgespeichert und erscheinen direkt unter dem jeweiligen Beitrag. Dateien, die Sie einer Nachricht anhängen, werden automatisch in der SharePoint Bibliothek des Teams abgelegt und sind damit auch über den Tab „Dateien“ aufrufbar.
Zusätzlich können über das Plus-Icon zahlreiche weitere Tabs angelegt werden. Beispielsweise können Sie häufig aufgerufene Dateien oder Websites einbinden, Sie können Microsoft Anwendungen wie Power BI oder SharePoint Lists verknüpfen oder auch eine Verbindung zu externen Diensten herstellen. Dazu klicken Sie auf das Plus-Icon hinter der letzten Registerkarte eines Kanals und wählen im App-Katalog die gewünschte Anwendung aus.
Der Kalender bietet Ihnen die Möglichkeit all Ihre Termine einzusehen sowie neue Besprechungen oder Live-Events zu planen. Dabei synchronisiert er sich mit Ihrem Outlook-Kalender, so dass Sie eine zentrale Übersicht haben.
Um eine neue Besprechung anzulegen, klicken Sie rechts oben auf den Button „Neue Besprechung“. Wollen Sie die Besprechung unmittelbar durchführen, können Sie stattdessen den Button „Jetzt besprechen“ auswählen. Bei der Planung einer Besprechung können Sie einen Titel vergeben, die Teilnehmer einladen, das Zeitfenster bestimmen sowie einen individuellen Text verfassen. Übrigens können Sie auch direkt aus Outlook heraus zu Microsoft Teams Besprechungen einladen.
Im Bereich Dateien haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen Ansichten. Per Default geöffnet ist die Ansicht „Zuletzt verwendet“ welche Ihnen chronologisch sortiert die zuletzt aufgerufenen Office-Dokumente, inklusive Zugriffszeitpunkt und Speicherort, auflistet.
In der zweiten Ansicht „Microsoft Teams“ lassen sich ebenfalls chronologisch nach dem Änderungsdatum sortiert, alle Dokumente Ihrer Teams einsehen. Über „Downloads“ werden von Ihnen heruntergeladene Elemente präsentiert.
Der Cloud-Speicher One Drive ist automatisiert eingebunden und erlaubt einen Zugriff auf Ihre dortige Dateiablage. Zusätzlichen haben Sie die Option weitere Cloud-Speicher wie beispielsweise Dropbox oder Google Drive einzubinden. Hierzu klicken Sie auf den Button „+ Cloud Speicher hinzufügen“ und suchen den gewünschten Cloud-Speicher aus. Je nach gewähltem Speicher müssen Sie den entsprechenden Dialoganweisungen folgen und sich einloggen.
Den letzten standardmäßig vorhandenen Menüpunkt stellen die Anrufe dar. Sie haben hier die Möglichkeit Kurzwahlen zu vergeben, Ihre Kontakte einzusehen sowie Kontaktgruppen zu pflegen. Außerdem können Sie Ihren Anrufverlauf einsehen (gilt nicht für Besprechungen), und erhaltene Voicemails abhören.
Ihre Voicemail können Sie über die Profileinstellungen einrichten. Dazu klicken Sie auf Ihr Profil und wählen „Einstellungen“. Im Dialogfenster öffnen Sie die Anrufeinstellungen und wählen daraufhin die Option „Voicemail konfigurieren“.
Microsoft Teams aus technischer Sicht
Die Basis von Teams bilden Office 365 Groups. Dadurch wird für Teammitglieder vieles automatisch zugänglich. Dazu gehört:
- Azure AD als Sicherheitsgruppe
- Exchange als E-Mail Verteiler, Gruppenunterhaltung und Gruppenkalender
- Dokumente und ein OneNote als SharePoint Team Site
- Einen Planer für die Aufgabenverwaltung
- Teams als Chat basierter Arbeitsbereich
Wichtige Zahlen zu Microsoft Teams
Einige Beschränkungen definieren den Umfang von Microsoft Teams. Diese werden jedoch kontinuierlich erweitert bzw. erhöht:
- Pro Mandant können maximal 500.000 Teams erstellt werden
- Ein Benutzer kann bis zu 250 Teams erstellen
- Ein Benutzer kann in bis zu 1000 Teams Mitglied sein
- In einem Team können bis zu 25.000 Mitglieder sein
- Ein Team kann über 200 Kanäle verfügen
- An einem Gruppenchat können bis zu 250 Personen teilnehmen
- An einer Besprechung können bis zu 300 Personen teilnehmen, als reine Zuhörer können sogar bis 10.000 Teilnehmer teilnehmen.
Browser Anforderungen
Bei der Nutzung von Microsoft Teams über den Browser, ist es entscheidend den richtigen Browser zu wählen, da nicht alle unterstützt werden. Den vollständigen Funktionsumfang erhalten Sie sowohl mit den aktuellen Microsoft Edge und Google Chrome Versionen, sowie mit den beiden vorhergehenden Versionen.
Nutzt man Microsoft Teams von einem mobilen Endgerät, so ist im besten Fall stets die App zu nutzen, da mobile Browser nur teilweise unterstützt werden. Mit den neueren Versionen des Safari Browsers ist es zum Beispiel möglich an Besprechung teilzunehmen, nicht aber 1:1 Anrufe durchzuführen.
Folgende Clientanforderungen werden beim Einsatz von Microsoft Teams vorausgesetzt:
- Edge 12+
- Internet Explorer 11
- Firefox 47+
- Chrome 51+
- Safari Support ist in Planung
Client Anforderungen
Folgende Clientanforderungen werden beim Einsatz von Microsoft Teams vorausgesetzt:
- Windows 7 +
- MacOS 10.10+
- Android 4.4 +
- iOS9 +
- Windows Mobile 10.0.10586+
Resümee
In diesem Beitrag haben wir Ihnen die Microsoft Teams App vorgestellt und die wichtigsten Funktionen erläutert. Microsoft Teams bietet jedoch noch viel mehr und der Funktionsumfang wird auch in Zukunft weiter zunehmen. Haben Sie weitere Fragen oder Unterstützungsbedarf? Kontaktieren Sie uns gerne! Wir unterstützen Sie gerne im Rahmen unser Microsoft Teams Beratung oder auch mit Hilfe von individuellen Workshops und Schulungen.
