In den meisten Unternehmen wird täglich Arbeitszeit dafür aufgewendet, wiederkehrende Aufgaben manuell zu erledigen. Dabei eignen sich insbesondere diese Geschäftsprozesse hervorragend dafür, digitalisiert zu werden. Das spart langfristig nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler und steigert die Transparenz und Qualität von Prozessen. Ein schönes Beispiel hierfür sind Projektportale, einigen sicherlich auch geläufig unter dem Begriff Projektmappen, die für jedes neue Projekt angelegt werden müssen. Viele Unternehmen haben bereits einen ersten wichtigen Schritt gemacht und diese Mappen digitalisiert. Doch angelegt und mit Informationen angereichert werden sie im Alltag häufig noch manuell. Wie wir für einen unserer Kunden das Anlegen von Projekten und die Provisionierung von Projektportalen in SharePoint digitalisiert haben, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Die Ausgangssituation ohne die automatisierte Erstellung von Projektportalen
Bisher musste für neue Projekte die dafür notwendige Projektstruktur, beispielsweise in Form einer physischen Ordnerstruktur, händisch angelegt werden. Zusätzlich zu der manuellen Vergabe von Berechtigungen erfolgte ein mehrstufiger Freigabeprozess, der häufig zu Verzögerungen im Projektablauf geführt hat. Auch das Anlegen und Zuweisen der für die Projekte notwendigen Meilensteine musste bisher manuell erfolgen. Unser Kunde ist mit der Bitte an uns herangetreten, den gesamten Prozess nicht nur zu digitalisieren, sondern auch weitestgehend zu automatisieren.
Direkte Einbindung der Lösung in den Digital Workspace
Ein bestehender, auf Microsoft 365 basierender Digital Workspace soll um die Funktionalität erweitert werden, über eine App neue Projekte automatisiert anzulegen. Dabei gilt es zu berücksichtigen, dass zu jedem neu angelegten Projekt ein Genehmigungsprozess durchlaufen und die automatisierte Provisionierung des Projektportals in SharePoint gestartet werden muss. Zusätzlich sollen die für ein Projekt notwendigen Meilensteine automatisiert angelegt und mit dem entsprechenden Fälligkeitsdatum den jeweiligen Projektleitern zugewiesen werden.
Verwaltungsaufwand für wiederkehrende Geschäftsprozesse reduzieren
Durch den Einsatz einer erweiterten Microsoft 365 Produktivitätslösung, soll der gesamte Verwaltungsaufwand für diesen wiederkehrenden Geschäftsprozess reduziert werden. Zusätzlich sollen Fehlerquellen bei der Erstellung von Projektportalen durch die Verwendung von Templates minimiert werden. Durch die unterschiedlichen Abteilungen und Projektarten gibt es daher zusätzlich die Anforderung, unterschiedliche Projektportale in SharePoint anlegen zu können. So benötigt beispielsweise der Fachbereich Marketing für Content Projekte andere Projektportale als der Fachbereich Projektmanagement, der für jedes Kundenprojekt spezifische Kundeninformationen benötigt
Auf dem Digital Workspace steht den Mitarbeitern eine neue App zur Verfügung, über welche neue Projekte angelegt werden können. Hierüber werden dann im ersten Schritt alle erforderlichen Informationen wie beispielsweise Projekttitel, Projektleiter und Projektmitarbeiter zum neuen Projekt abgefragt. Nach der Eingabe der erforderlichen Informationen wird das neue Projekt angelegt und parallel ein automatisierter Genehmigungsprozess für das neue Projekt gestartet.
Erhält das Projekt die Freigabe durch den in Abhängigkeit von der Projektart definierten Entscheider, wird die Provisionierung des Projektportals in SharePoint gestartet. Bei diesem automatisierten Prozess wird das neue Projektportal mit dem Template der entsprechend Projektart und mit verschiedenen Bibliotheken angelegt. Hierbei werden die jeweiligen Projekteigenschaften als Standard-Metadaten für alle Bibliotheken hinterlegt. Weiterhin wird in diesem Prozess die zugehörige Microsoft 365 Gruppe angelegt und die Berechtigungen auf die neuen sowie auf bereits bestehende Elemente individualisiert.
Automatische Erstellung von Meilensteinen in Abhängigkeit von der Projektart
Die zum jeweiligen Projektportal gehörigen Meilensteine werden, in Abhängigkeit von der Projektart, automatisiert angelegt. Dabei wird das Fälligkeitsdatum der Meilensteine entsprechend berechnet und anschließend dem entsprechenden Projektleiter zugewiesen. Der Projektleiter kann außerdem bestehende Meilensteine, beispielsweise deren Fälligkeitsdatum, bearbeiten oder manuell weitere Meilensteine hinzufügen.
Bei der in diesem Beitrag beschriebenen Funktionalität handelt es sich um ein Teilprojekt, welches wir auf Kundenwunsch in die Systemarchitektur seines Digital Workspace integriert haben.
Für unseren Kunden haben wir hierbei folgende Aufgaben übernommen:
- Im Rahmen einer Anforderungsanalyse wurden die bestehenden Prozesse beleuchtet und der zukünftige Wunsch- bzw. Sollzustand definiert
- Darauf aufbauend erfolgte die Konzeption und Optimierung der neuen und digitalisierten Prozessabläufe
- Technische Umsetzung und Integration der Lösung auf Basis von Microsoft 365 in den bestehenden Workspace des Kunden
- Bereitstellung der technischen Dokumentation
Gerne unterstützen wir auch Ihr Unternehmen bei der digitalen Transformation. Informieren Sie sich hier weiter über die Prozessdigitalisierung und -automatisierung der Next Iteration, oder treten Sie einfach über das untenstehende Kontaktformular direkt mit uns in Kontakt.
