„Sparen Sie zehn Schritte am Tag für zwölftausend Mitarbeiter. Damit erhalten Sie 50 Meilen an überflüssiger Handarbeit und vergeudeter Energie die eingespart werden können.“ – Henry Ford
Henry Ford optimierte die industrielle Massenproduktion und maximierte die Wirtschaftlichkeit bei der Fließbandproduktion. Was er damit erreichte, wissen wir alle. Durch die Effizienzsteigerung konnten sowohl die Produktionszeit als auch die Produktionskosten erheblich gesenkt werden und das Auto wurde auch für den einfachen Arbeiter erschwinglich.
Nun verändern sich die Aufgaben aber ständig und somit auch die Werkzeuge, die von den Arbeitern benötigt werden. Zu der Zeit von Ford war das Fließband eines der Werkzeuge, mit denen die Aufgaben schneller erledigt werden konnten.
Heute haben wir andere Aufgaben und brauchen deshalb andere Werkzeuge dafür. Wissensarbeiter haben einen riesigen Wissensschatz, der teils in digitalisierten Dokumenten, teils in nicht digitalisierten Dokumenten abgelegt und zum Großteil nur im Kopf des Mitarbeiters gespeichert ist. Doch selbst digitalisierte Daten liegen oft in unstrukturierter Form vor, was ein Auffinden derselben nahezu unmöglich macht.
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Auch die Arbeitsumgebung verändert sich. Unternehmen mit nur einem Standort, an dem sich alle Mitarbeiter regelmäßig treffen, werden immer seltener. Dafür gibt es feste und mobile Arbeitsplätze für interne und externe Mitarbeiter. Es gibt unterschiedliche Projektarbeiten, bei der oft kein Projektablauf dem anderen gleicht und bei denen Teammitgliedern, in kurzen Iterationen, ständig neue Aufgaben zugewiesen werden.
Für diese Anforderungen braucht es nun die passenden Werkzeuge. Social Collaboration, also die Zusammenarbeit von Mitarbeitern über eine technische Plattform, ist das passende Stichwort. Das Ziel einer Social Collaboration Strategie soll sein, den Wissensarbeitern die Werkzeuge zur Verfügung zu stellen, die ihnen eine effizientere Arbeitsweise ermöglichen. Social Collaboration ist als Begriff nicht neu, aber die Umsetzung bereitet immer noch große Schwierigkeiten.
„Zeitverschwendung ist die leichteste aller Verschwendungen.“ – Henry Ford
Social Collaboration bezeichnet „die Zusammenarbeit von Menschen in Projekten, Gruppen oder auch Teams mithilfe des Internets und elektronischer Medien“ (Quelle: Wikipedia).
Dabei spielen im Wesentlichen zwei Ebenen eine Rolle. Die Prozessebene und die Technologieebene. Oftmals wird in erster Linie nur die Technologieebene gesehen. Man wählt eine Plattform aus, richtet sie ein und hofft, dass sich alles andere von alleine ergibt.
Allerdings muss auch auf der Prozessebene einiges getan werden. Das Benutzen der Plattform als Werkzeug muss in der Unternehmensphilosophie verankert und von den Mitarbeitern als Mehrwert erkannt werden. Wie das erreicht wird, erfahren Sie im Abschnitt „Einführung von Social Collaboration in Unternehmen“.
Social Collaboration ist also die Antwort auf die sich ständig verändernden Anforderungen in der Arbeitswelt. Durch die Digitalisierung und Globalisierung der Arbeitswelt wandelt sich das Aufgabengebiet von allen Mitarbeitern. Diese Veränderung muss auch mit einer Anpassung der Werkzeuge einhergehen.
Das Arbeiten mit Informationen stellt uns vor zwei große Herausforderungen. Auf der einen Seite müssen die Informationen irgendwo erfasst, auf der anderen Seite müssen sie auch wiedergefunden werden.
Kommunikation transparent darstellen
Ein einfaches und schnelles Erfassen von Informationen in einem digitalen Format ist die Grundlage, damit dieses kostbare Gut überhaupt wiederverwertet werden kann. Ist dieser Schritt getan, bleibt immer noch die Hürde, dass in vielen Unternehmen unstrukturierte Informationen (z.B. Dateien) auf den Rechnern der Mitarbeiter versteckt sind.
Ein Großteil der Kommunikation läuft zudem in vielen Unternehmen im Verborgenen über E-Mails und Flurgespräche ab. Diese haben den Nachteil, dass sie nicht für alle auffindbar verfügbar gemacht werden. So gehen Ideen und wichtige Informationen verloren.
Über eine Social Collaboration Plattform können alle Informationen und die interne Kommunikation in Firmen transparent dargestellt werden.
Wir haben diesem wichtigen Thema einen eigenen Blogbeitrag gewidmet und zusätzlich ein ergänzendes Whitepaper veröffentlicht. Hier gelangen Sie zum Blogbeitrag und Whitepaper: Kommunikationsstrategie mit Microsoft 365.
Informationen kategorisieren
Selbst wenn digitale Daten zentral zur Verfügung gestellt werden und ein intelligentes Berechtigungskonzept implementiert ist, gehen kostbare historische Informationen aus den vergangenen Versionen verloren.
Über eine ausgereifte Social Collaboration Plattform können Informationen in beliebigen Formaten und Versionen schnell und einfach erfasst werden. Bei der Erfassung können zudem weitere Informationen hinzugefügt (vertaggt) werden, die später für das schnelle Wiederauffinden unbezahlbar sind. Informationen können Projekten oder Personen zugeordnet werden, mit Tags versehen oder in verschiedenen Kontexten geteilt werden.
Die richtigen Informationen schnell finden
Stehen alle Informationen zentral zum Lesen bereit, müssen diese natürlich über eine Suchmaschine erfasst werden. Eine fehlende Erfassung der Daten durch eine Suchmaschine (Indexierung) verhindert die Möglichkeit, Informationen von anderen Mitarbeitern überhaupt suchen zu lassen.
Kein Mitarbeiter findet Zeit oder hat Spaß daran, in Ordnerhierarchien und endlos langen Dateien, nach Informationen zu suchen. Trotzdem muss in die Suche manchmal sehr viel Zeit investiert werden und oft ist das Ergebnis dann eine falsche oder veraltete Information oder, im schlimmsten Fall, wird die Information komplett neu recherchiert.
Optimierte Suchmaschinen bieten hierfür Abhilfe, sodass der Suchende schnell zu den gewünschten Ergebnissen kommt.
Wissensmanagement durch verbesserten Austausch
Neben dem Generieren und Wiederauffinden von Wissensbeständen rückt die Verarbeitung dieser immer mehr in den Vordergrund. Informationen müssen nicht nur von jedem Endgerät zu jeder Zeit und von überall gefunden, sondern auch unmittelbar verarbeitet werden können. Intelligente Plattformen unterstützen hierbei sogar das parallele Arbeiten in Echtzeit von mehreren Mitarbeitern an einzelnen Dokumenten.
Mitarbeiter können Probleme diskutieren, sich über neue Tools oder Methoden austauschen und Wissen verbreiten.
Internes Know How richtig nutzen
Vor allem bei großen Firmen ist es schon die Regel, dass ein Mitarbeiter als Wissenspool im Unternehmen nicht bekannt ist. Ein gut gepflegtes und von der Suchmaschine erfasstes Mitarbeiterprofil (ähnlich wie bei Xing oder LinkedIn) ist nicht nur eine Arbeitserleichterung im Alltag, sondern ein weiterer Wettbewerbsfaktor gegenüber anderen Unternehmen. Neue wie alte Teammitglieder erweitern damit Ihren Wissenspool und sind somit viel schneller handlungsfähiger.
„Wer nicht wirbt, stirbt!“- Henry Ford
Es gibt Unternehmen, bei denen ein Social Collaboration Tool zwar vorhanden ist, aber nicht genutzt wird. Verschiedene Gründe können dazu führen. Folgende Probleme und Fehlerquellen sollten Sie deshalb bei der Planung Ihrer Strategie berücksichtigen.
Das Tool themenzentriert anstatt nutzerzentriert bauen
Social Media Plattformen wie Xing und Twitter sind personenzentrierte Netzwerke. Man folgt einer Person und bekommt von ihr alles mit, was diese teilt. Das ist im Unternehmensumfeld aber nicht zwingend sinnvoll. Die Plattform sollte eher themenzentriert sein. Dies bedeutet, dass ein Mitarbeiter immer eine Benachrichtigung erhält, wenn in einem Projekt, in das er involviert ist, von irgendjemandem eine neue Information zur Verfügung gestellt wird.
Datenschutz von Anfang an beachten
Transparenz kann ein Vorteil sein, es gibt aber in jeder Firma Dokumente, die, aus den unterschiedlichsten Gründen, nicht von jedem Mitarbeiter eingesehen werden dürfen. Deshalb sollte bei der Erstellung der Social Collaboration Strategie großen Wert auf das Berechtigungsmanagement von Daten gelegt werden.
Usability nicht vernachlässigen
Wie bei allen Systemen steht und fällt der Erfolg mit der Benutzerfreundlichkeit. Ein Social Collaboration Tool muss intuitiv anwendbar sein und das auf allen Endgeräten.
Ziele entwickeln
Finden Sie heraus, was an der Kommunikation in der Firma verbessert werden soll. Setzen Sie Ziele, die mit dem Social Collaboration Tool erreicht werden sollen und beziehen Sie dabei von Anfang an Ihre Mitarbeiter mit ein. Ob das Kommunikationsproblem nun überfüllte E-Mail-Fächer sind oder endlose Meetings ohne echte Ergebnisse – Sie müssen Ihre Kollegen davon überzeugen, dass durch das Tool die E-Mail-Flut gestoppt werden kann oder bessere Meetings mit echten Ergebnissen abgehalten werden können.
Marketing für das Tool machen
Schon Ford hat gesagt: „Wer nicht wirbt, stirbt“. Das gilt auch für die Einführung von Social Collaboration als strategisches Werkzeug. Wie auch beim normalen Marketing kann man die Mitarbeiter einer Firma in Zielgruppen einteilen und sollte diese gemäß ihrer Eigenschaften ansprechen. Ein Mitarbeiter, der privat keine Social Media nutzt muss anders an das Thema herangeführt werden, als ein Mitarbeiter, der regelmäßig Social Media Plattformen nutzt und auch schon bereitwillig all sein Wissen teilt.
Alle Zielgruppen haben aber eines gemeinsam, sie müssen einen Mehrwert in Social Collaboration sehen. Diese soll eine Bereicherung für die Arbeit darstellen und kein lästiges Muss. Sonst wird das Werkzeug nicht richtig eingesetzt und kann somit auch nicht zu einer Effizienzsteigerung führen.
Ein Vorbild sein
Egal was eingeführt wird, wenn man es nicht nutzt, ist es sinnlos. Unabhängig von der eigenen Position muss man täglich jedem Mitarbeiter zeigen, dass man hinter der neuen Strategie steht. Eine tägliche, gegenseitige Motivation fördert nicht nur den Zusammenhalt, sondern steigert die Unternehmensergebnisse im erheblichen Maße.
Mit dem Start der Plattform beginnt die Arbeit
Wie eingangs erwähnt, darf die Social Collaboration Plattform nicht als reines IT-Projekt gesehen werden, das mit dem Live-Gang abgeschlossen ist. Denn dann fängt die eigentliche Arbeit erst richtig an.
Die Unternehmenskultur muss sich der neuen strategischen Ausrichtung anpassen. Den Mitarbeitern muss der Nutzen der neuen Zusammenarbeit klar werden und sie müssen merken, dass sie ein Werkzeug haben, das ihnen die Arbeit erleichtert. Keines, das ihnen nur wie ein Klotz am Bein hängt.
Fazit
Richtig eingesetzt sind Social Collaboration Plattformen also ein wichtiges strategisches Werkzeug. Wie einst das Fließband sorgen sie dafür, dass die Arbeiter effizienter arbeiten können. Henry Ford wurde für seine Arbeit oft kritisiert, doch sein Erfolg war enorm. Auch heute müssen Unternehmen umdenken und neue Wege gehen, um weiterhin effizient wirtschaften zu können.
„Was ich zu betonen versuche, ist, dass die gewöhnliche Art der Geschäftstätigkeit nicht den besten Weg darstellt. Ich bin an dem Punkt angekommen, an dem ich mich von den gewöhnlichen Methoden entferne. Ab diesem Punkt beginnt der außerordentliche Erfolg meines Unternehmens.“ – Henry Ford
Ausblick
Dies war der erste Teil unserer Reihe zum Thema Social Collaboration.
Wir beraten Sie gerne zur digitalen Zusammenarbeit und Social Collaboration Lösungen. Mehr erfahren Sie auf der Seite Digital Workplace Lösungen.
