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Standardisierte Dokumente verwalten mit der SharePoint NI-Vorlagenverwaltung

Das Arbeiten mit Dokumentenvorlagen bringt viele Vorteile mit sich. Durch die standardmäßige Formatierung stellen Sie zum einen ein gleichbleibendes und einheitliches Auftreten, beispielsweise im Rahmen der CI, sicher. Zum anderen ersparen Dokumentenvorlagen mühsames Formatieren und gewährleisten gleichzeitig, dass Standards, wie beispielsweise die Ausrichtung des Adressfelds, eingehalten werden.

Welche Möglichkeiten Sie dabei im SharePoint Standard haben, haben wir Ihnen in der Vergangenheit bereits in dem Beitrag Dokumentenvorlagen in SharePoint richtig nutzen beschrieben.

Obwohl SharePoint bereits eine solide Basis der Vorlagenverwaltung bietet, ist diese unserer Meinung nach noch optimierbar. Um eine perfekt organisierte und effektive Vorlagenverwaltung umzusetzen, haben wir die NI-Vorlagenverwaltung entwickelt. Die Funktionen und Vorteile, von welchen viele unserer Kunden bereits profitieren, erläutere ich Ihnen im Folgenden.

Verwaltung von Vorlagen über eine eigene Bibliothek

Um Anwendern eine Übersicht sowie einen zentralen Pool bzw. Zugriffspunkt auf Vorlagen zu bieten, nutzen wir eine eigenständige Vorlagenbibliothek. Auf diesem Weg können Vorlagendokumente zentral gesichert und verwaltet werden. Ein großer Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass nicht nur Administratoren Änderungen an Vorlagen vornehmen können, sondern alle Anwender, die Vorlagen verwalten sollen, berechtigt werden können. Dabei bleiben Änderungen über die integrierte Versionierung transparent.

Selbstverständlich können auch mehrere Bibliotheken erstellt werden, wenn Vorlagen beispielsweise nach Abteilung strukturiert werden sollen.

Neue Vorlagen erstellen

Berechtigte Anwender können innerhalb der Bibliothek jederzeit neue Vorlagen erstellen und dabei selbst festlegen, ob, wann und wo diese den anderen Anwendern zur Verfügung stehen sollen. Dafür enthält die Vorlagenbibliothek eine Eigenschaft, den sogenannten Template Filter. Hier werden Ihnen die zur Auswahl stehenden Vorlagenbibliotheken vorgeschlagen. Ist die Vorlage noch nicht gültig, bleibt der Wert zunächst leer.

Auch in unserer NI-Vorlagenverwaltung wird eine Vorlage jeweils einem Inhaltstyp zugewiesen welcher in der Vorlagenbibliothek sowie der Zielbibliothek vorhanden sein muss. Die zugehörigen Eigenschaften/Metadaten können als Smartfields in die Dokumentenvorlage eingebunden werden.

Im Beispiel sind die zum Inhaltstyp gehörenden Felder „Datumsfeld“, „Auswahlfeld“ und „Textfeld“ dargestellt:

Vorlagen in eine Bibliothek einbinden

Die Vorlagenverwaltung kann jeder beliebigen Bibliothek hinzugefügt werden. Nach dem Hinzufügen wird dem Anwender der Button „Neu aus Vorlage“ angezeigt. Optional wird der +-Button zum Hinzufügen neuer Elemente ausgeblendet, so dass sichergestellt wird, dass die Funktion „Neu aus Vorlage“ genutzt wird.

Klickt der Anwender auf den entsprechenden Button, öffnet sich ein Dialogfeld, in welchem er die passende Vorlage auswählen kann. In diesem Dialogfeld kann zu jeder Vorlage auch weitere Metadaten, wie beispielsweise eine kurze Beschreibung, angegeben werden. Nach der Entscheidung für eine Vorlage wird diese kopiert und in der geöffneten Bibliothek abgespeichert.

Administration der Vorlagenverwaltung

Für eine einfache und agile Administration der Vorlagenverwaltung haben wir ein intuitives Administrationscenter für die Verantwortlichen entwickelt. In diesem kann die Vorlagenverwaltung mit wenigen Klicks verschiedenen Bibliotheken hinzugefügt oder auch aus diesen entfernt werden. Ebenfalls können weitere Vorlagenbibliotheken angelegt werden.

Zusätzlich haben Sie weitere Einstellungsmöglichkeiten, wie beispielsweise das Öffnungsverhalten (Client oder Browser), zu bestimmen oder das Speicherverhalten festzulegen. Hier können Sie definieren ob neue Dokumente direkt abgespeichert  oder nur geöffnet werden mit einer entsprechenden Vorbelegung des Speicherorts.

Die NI-Vorlagenverwaltung in Kürze zusammengefasst:

Die NI-Vorlagenverwaltung bietet Unternehmen, die mit vielen standardisierten Dokumenten, wie beispielsweise Checklisten, Leitfäden, Rechnungen, Arbeitsanweisungen, Urlaubsanträgen usw. arbeiten, die Möglichkeit diese übersichtlich und zentral zu verwalten und an jeder beliebigen Stelle einzubinden. Dabei ist ein intuitiver Zugriff aus Anwender- und Administratorenperspektive gewährleistet.

Sind auch Sie mit der von SharePoint bereitgestellten Vorlagenverwaltung unzufrieden oder vermissen Funktionen? Interessieren Sie sich für unsere beschriebene Lösung oder haben Sie weitere spezielle Anforderungen? Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Unsere Experten beraten Sie gerne! Hier erfahren Sie mehr zu unserer Microsoft SharePoint Beratung.

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Valerie Kunzweiler

Valerie Kunzweiler
Valerie Kunzweiler ist Teil unseres Projektmanagement-Teams und beschäftigt sich mit der internen Kommunikation in Unternehmen und der Möglichkeiten zur Strukturierung komplexer Zusammenhänge mit Office 365. Ihr Schwerpunkt liegt dabei bei Microsoft Teams. Die aktuellen Kundenprojekte der Next Iteration unterstützt Frau Kunzweiler mit ihrem Fachwissen, um die digitale Kommunikation bei unseren Kunden zu verbessern. Kontaktieren Sie Frau Kunzweiler, wenn Sie Fragen zum Artikel haben oder weitere Informationen wünschen, per E-Mail.

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