Bei unseren Kunden arbeiten wir oft mit Digitalen Checklisten, um Prozesse zu vereinheitlichen. Diese Checklisten können für einzelne Problemstellungen erstellt werden oder im Rahmen des Digital Workspaces umgesetzt werden. Die Problemstellungen in den meisten Unternehmen decken sich. Oft haben Arbeitsabläufe einige Stolperfallen und geraten ins Stocken, ohne dass es direkt auffällt. Die Auswirkungen werden erst Monate später bemerkt oder wichtige Aufgaben sind zum Stichtag nicht erledigt. Meistens sind diese Stolperfallen bei unseren Kunden ähnlich. Die Probleme sind:
- Stockender Informationsfluss, aufgrund abteilungsübergreifender Zusammenarbeit
- Voneinander abhängige Aufgaben können nicht ausgeführt werden, da die Vorgängeraufgabe noch nicht erledigt ist
- Arbeitsschritte werden vergessen, da sie erst sehr viel später als die Prozessinitialisierung erfüllt werden müssen
- Teilarbeitsschritte, wie die Dokumentation, werden vergessen
- Wichtige Informationen werden nicht weitergeleitet oder gehen unter
- Deadlines werden verpasst und niemand darüber informiert
- Genehmigungen und Unterschriften werden nicht dokumentiert
- Medienbrüche mit fehlendem Zusammenspiel verschiedener Systeme sorgen für Chaos
- Informationen sind nicht für alle betreffenden Mitarbeiter zugänglich, weil sie nur auf Papier erfasst werden
- Aufgaben werden nur nacheinander abgearbeitet, obwohl sie parallel abgearbeitet werden könnten
Mit einer Digitalen Checkliste können solche Prozesse automatisiert, transparent und nachvollziehbar abgearbeitet werden. So werden keine wichtigen Aufgaben und Fristen vergessen.
So hilft Ihnen eine Digitale Checkliste
Mit einer Digitalen Checkliste können Sie alle Aufgaben, Informationen und Dokumente, die zu einem Prozess gehören zusammenfassen. Auf einen Blick können Sie so erkennen, welche Aufgaben noch anstehen und was schon erledigt wurde. Alle Informationen und Aufgaben werden automatisch an die betreffenden Personen oder Abteilungen verschickt.
Solche Checklisten können Sie für verschiedene Prozesse erstellen und ganz individuell anpassen.
Mit einer Digitalen Checkliste können Sie:
- Aufgaben und Informationen an die richtigen Personen oder Abteilungen verteilen
- Den Überblick über Prozesse und noch offene ToDos behalten
- Abteilungsübergreifend und ortsunabhängig zusammenarbeiten
- Automatisch Erinnerungen verschicken
- Genehmigungen und Arbeitsschritte nachvollziehbar dokumentieren
- Prozesse langfristig einhalten
- Arbeitsabläufe optimieren und anpassen
Beispiel: Digitale Checklisten am Beispiel Onboarding erklärt
Um die Möglichkeiten der Digitalen Checklisten besser aufzeigen zu können, erkläre ich Ihnen anhand eines Beispiels, wie man diese in der Praxis umsetzen kann. Ein Thema das nicht nur bei unseren Kunden, sondern auch bei uns immer wieder eine wichtige Rolle spielt, ist das Onboarding neuer Mitarbeiter. Also alle Schritte, die zum Einarbeiten von neuen Mitarbeitern dazugehören.
Mögliche Stolperfallen und Probleme im Onboarding-Prozess
Die HR-Abteilung sieht ihren Job als erledigt an. Die Fachabteilung freut sich über die baldige Unterstützung, sieht die Vorbereitung darauf aber nicht in ihrer Zuständigkeit. Und die interne IT wurde gar nicht informiert, dass ein neuer Mitarbeiter eingestellt wurde. Am ersten Arbeitstag gibt es deshalb weder einen eingerichteten Arbeitsplatz noch eine ordentliche Begrüßung für den neuen, eigentlich lang ersehnten, Mitarbeiter. Dieser fühlt sich dann weder willkommen, noch kann er produktiv arbeiten.
Ganz so schlimm ist es zum Glück selten, aber viele Unternehmen haben in diesem Bereich noch Verbesserungspotential, damit der Onboarding Prozess schlanker und Zuständigkeiten transparenter und nachvollziehbarer werden.
Eine Digitale Checkliste im Onboarding Prozess
Beim Onboarding neuer Mitarbeiter fallen immer wieder dieselben Schritte an. In unserem Beispiel betrachten wir alle wichtigen Punkte vom Eingang des unterschriebenen Vertrages bis zum Ende der Probezeit.
- Bereitstellung des IT-Arbeitsplatzes (betrifft die interne IT-Abteilung)
- Vorbereiten des Arbeitsplatzes (betrifft das Team Office Management)
- Wichtige Informationen und Termineinladungen an den neuen Mitarbeiter übermitteln (betrifft HR, Fachabteilung, Datenschutzbeauftragter, Team Office Management)
- Fachliches Onboarding vorbereiten und durchführen (betrifft die Fachabteilung)
- Rechtliche Aspekte wie die Einführung in die Datenschutzrichtlinien und sicherheitstechnische Unterweisung (betrifft den Datenschutzbeauftragten, und das Team Office Management)
- Feedback Gespräch zum Ende der Probezeit. Das ist besonders relevant, wenn man im Worst Case die Kündigungsfrist beachten muss (betrifft die Fachabteilung und HR)
- Gespräch und Umsetzung der betrieblichen Vorsorgeleistungen nach der Probezeit (betrifft HR)
Für diese wiederkehrenden Schritte wird eine Digitale Checkliste erstellt. Diese wird für jeden neuen Mitarbeiter erstellt und wird dann abgearbeitet. So gehen keine Aufgaben und Informationen unter und die Zuständigkeiten sind klar.
Aufgaben mit terminlichen Abhängigkeiten
Die Fallstricke bei den Aufgaben sind sehr unterschiedlich. Oft liegt ein langer Zeitraum zwischen dem Eingang der unterzeichneten Verträge und dem tatsächlichen ersten Arbeitstag. Ein halbes Jahr im Voraus macht aber weder der Kauf von Lizenzen noch das Vorbereiten des Onboardings Sinn. Bis zum ersten Arbeitstag sind die anstehenden Aufgaben aber schnell vergessen.
Wichtige rechtliche Themen im Onboarding Prozess
Wichtig, aber wenig beliebt, sind auch alle rechtlichen Themen. Jeder neue Mitarbeiter muss eine Einführung ins Thema Datenschutz und Arbeitsschutz bekommen und die Teilnahme an diesen muss nachweisbar dokumentiert sein.
Aufgaben mit inhaltlichen Abhängigkeiten
Manche Aufgaben haben zudem eine Abhängigkeit. Erst wenn für den neuen Mitarbeiter der Rechner eingekauft und der Account eingerichtet ist, können anhand der neuen E-Mail-Adresse Termineinladungen versendet und die Personalakte angelegt werden.
Hinweis: Dieses Beispiel ist sehr einfach gehalten. Natürlich können auch weitere Arbeitsschritte integriert werden. Beispielsweise die Beantragung eines Geschäftswagens bzw. einer Bahncard 100 bei Außendienstmitarbeitern oder einer Kreditkarte bei bestimmten Positionen.
Umsetzung der Digitalen Checkliste für den Onboarding Prozess
Technisch gesehen besteht diese Digitale Checkliste aus einem Workflow oder Power Automate Flow, der den Mitarbeitern oder Abteilungen Aufgaben zuordnet. Diese werden durch verschiedene Ereignisse oder durch das Erreichen eines bestimmten Zeitpunktes erstellt und zugewiesen.
Beispiel Onboarding Prozess: Eine Stelle wurde erfolgreich besetzt
Unterschreibt ein neuer Mitarbeiter oder eine neue Mitarbeiterin einen Arbeitsvertrag, beginnt der Onboarding Prozess. In unserem Beispiel fängt Marlis Özgür zum 1. Mai als Sales Expert an. Um die Digitale Checkliste zu starten, muss vom HR Team ein Formular ausgefüllt werden. In das Formular werden alle Informationen eingetragen, die für das Ausführen des Workflows benötigt werden. Mit dem Speichern des Formulars startet der dahinterliegende Workflow.
Beispiel Onboarding Prozess: Die Fachabteilungen über die neue Mitarbeiterin informieren
Ein Monat vor dem ersten Arbeitstag bekommen die interne IT-Abteilung, die HR-Abteilung, das Team Office Management sowie die Vertriebs-Abteilung, in der Frau Özgür anfängt, die Information, dass bald eine neue Mitarbeiterin anfängt. Die E-Mails werden automatisch anhand der Formulardaten erzeugt und verschickt. Gleichzeitig werden die dazugehörigen Aufgaben erstellt.
Beispiel Onboarding Prozess: Aufgaben, Erinnerungen und Eskalationsprozesse
Werden die Aufgaben nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums erledigt, werden automatisiert Erinnerungen verschickt. Wird die Aufgabe bis zur Deadline nicht erledigt, wird der Vorgesetzte informiert. So wird sichergestellt, dass alle Aufgaben rechtzeitig erledigt werden und keine Aufgaben untergehen.
Beispiel Onboarding Prozess: Voneinander abhängige Arbeitsschritte abbilden
Die Aufgabe „Rechner und Account Einrichten“ der internen IT-Abteilung ist wichtig für die Weiterführung des Prozesses. Sobald Marlis Özgür einen Microsoft 365 Account im Unternehmen hat, verfügt sie auch über eine E-Mail-Adresse. Diese wird in das Formular eingetragen. Dadurch wird automatisch der nächste Schritt im Prozess gestartet.
Beispiel Onboarding Prozess: Termine für die neue Mitarbeiterin
Da Frau Özgür nun eine geschäftliche E-Mail-Adresse hat, werden Termineinladungen an sie verschickt. Beginnt sie ihre neue Arbeitsstelle, sind die Termine bereits in Outlook zu sehen und sie kann die Termine zusagen oder sie verschieben.
Bevor ihre Probezeit endet, bekommt sie eine Einladung zu einem Feedbackgespräch sowie eine Einladung zu einem Infotermin über die betrieblichen Altersvorsorgeleistungen, auf die sie nach der Probezeit Anspruch hat.
Beispiel Onboarding Prozess: Übersicht verschaffen
Möchte jemand wissen, welche Aufgaben im Onboarding bereits erledigt sind, kann der aktuelle Stand ganz einfach in der Übersicht ausgelesen werden. Alle Aufgaben, die zu einer bestimmten Checkliste oder zu einer bestimmten Person gehören, können übersichtlich angezeigt werden.
Verbessern Sie mit digitalen Checklisten Ihre Prozesse
Mit digitalen Checklisten können Sie Prozesse in Ihrem Unternehmen übersichtlicher machen und sparen viel Zeit. Bei unseren Kunden aber auch bei uns konnten wir durch solche wiederkehrende ToDo-Listen für deutlich mehr Transparenz und weniger vergessene Aufgaben sorgen. Gerne unterstützen wir Sie bei der Einrichtung von Digitalen Prozessen.
