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Dokumenten Management Beratung

Dokumentenmanagement Beratung

Erfolgreiches Dokumentenmanagement in Unternehmen sorgt dafür, dass alle Schritte im Dokumentenlebenszyklus digital und einfach abgebildet werden. Wir helfen Ihnen dabei und erleichtern Ihren Mitarbeitern den Umgang mit Dokumenten.

Wir arbeiten mit Ihnen daran, das Dokumentenmanagement in Ihrem Unternehmen optimal umzusetzen. Profitieren Sie von mehr als 12 Jahren Erfahrung im Bereich Informationsmanagement und SharePoint.

Dokumentenmanagement Strategie Workshop

Dokumentenmanagement Beratung

OCTO Dashboard

Diese Vorteile bietet ein erfolgreiches Dokumentenmanagement für Unternehmen

Der komplette Dokumentenlebenszyklus wird innerhalb einer Anwendung nutzerfreundlich abgebildet, von der Erstellung bis hin zur automatisierten Archivierung.

  • Zentraler und konsolidierter Zugriff: Über eine zentrale Suche oder ein zentrales Dashboard wird den Anwendern ermöglicht, Ordner-, Bibliotheks- und Seitenübergreifend nach Inhalten zu suchen.  
  • Schnelle Auffindbarkeit: Die benötigten Informationen können auf bestimmte Metadaten / Eigenschaften, wie beispielsweise den Autor gefiltert und somit schnell aufgefunden werden. Zusätzlich ist es möglich, Inhalte mittels der Volltextsuche aufzufinden.
  • Individuelle Berechtigungen: Über ein individuelles Berechtigungskonzept wird rollenbasiert berücksichtigt, welche Anwender welche Inhalte sehen dürfen.
  • Dokumentenlebenszyklus: Berücksichtigung des kompletten Dokumentenlebenszyklus
    • Erstellen: Neue Dokumente können einfach erstellt und abgespeichert werden. Über die Möglichkeit, Vorlagen zu nutzen oder Inhalte aus Listen zu importieren, können viele Aufgaben automatisiert und vereinfacht werden.
    • Verwalten: Dokumente können gespeichert, geteilt und gemeinsam bearbeitet werden. Über die Einbindung der Dokumente in Workflows können auch komplexe Unternehmensprozesse abgebildet werden.
    • Speichern: In einem guten DMS (Dokumentenmanagementsystems) werden Dokumente automatisiert gespeichert und der Nutzer muss sich keine Gedanken mehr über die Ablagestruktur machen.
    • Freigabe: Dokumente können einfach geteilt werden. Auch komplexe Berechtigungsstrukturen werden dabei berücksichtigt
    • Archivierung: Mit der passenden Strategie zur Archivierung werden alle Informationen, die noch benötigt werden, sicher aufgehoben und können bei Bedarf jederzeit wieder aktiviert werden.
  • Versionierung: Jedes Dokument und jede Information kann bei jeder Speicherung versioniert werden. Diese Speicherzeitpunkte können beliebig wiederhergestellt werden. So können Sie Änderungen nachvollziehen und die gewünschte frühere Version Ihres Dokumentes oder Ihrer Information aufrufen oder wiederherstellen.
  • Revisionssicherheit: Dokumente und Informationen können revisionssicher gespeichert werden. Für Ihre Anforderungen aus Ihren Compliance Richtlinien gibt es verschiedenste Möglichkeiten, die im Detail abgestimmt werden müssen.

Dokumentenmanagement Beratung und Umsetzung von Next Iteration

  • Strategieberatung: Wir beraten Sie umfassend zu den Möglichkeiten und Potentialen, die Sie im Dokumentenmanagement haben. Mit Fachwissen und Erfahrungsberichten begleiten wir Ihre strategischen Entscheidungen.
  • Review Ihres Dokumentenmanagements: Wir evaluieren Ihr aktuelles Dokumentenmanagementsystem und geben Ihnen Empfehlungen zur Optimierung oder Erneuerung Ihres Systems.
  • Konzeption: Wir erarbeiten ein Konzept für Ihr Dokumentenmanagement, das technische, strategische und rechtliche Aspekte berücksichtigt und dabei immer die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter in den Mittelpunkt setzt.
  • Umsetzung: Wir setzen Ihr Dokumentenmanagementsystem bei Bedarf auch technisch um und greifen dabei auf erprobte Methoden zurück, die durch jahrelange Erfahrung entstanden sind.
  • Managed Services: Beim Betrieb Ihres Dokumentenmanagementsystems bieten wir Ihnen den Support, den Sie benötigen und helfen Ihnen bei der ständigen Optimierung Ihrer Umgebung. Dabei unterstützen wir Sie auch bei der Umsetzung von individuellen Anforderungen und Neuerungen.
  • Training & Einführung: Für ein erfolgreiches Change Management bei der Einführung und Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems beziehen wir von Anfang an Ihre Endanwender mit ein und bauen so Lösungen, die auch genutzt werden und Mehrwert schaffen. Mit Trainings, Workshops, Benutzeranleitungen, Tutorials und Videos unterstützen wir Sie und Ihre Mitarbeiter bei der Einführung neuer Anwendungen.

Beratung anfragen

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Gesellschaft für Software Engineering mbH

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76137 Karlsruhe

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Tel: +49 (0)721 66 98 98 38
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