Microsoft Teams ist eine vielseitige Plattform, die es ermöglicht, die Zusammenarbeit in Unternehmen zu optimieren und somit Zeit und Kosten zu sparen. Gerade in Zeiten von Remote-Arbeit und Home-Office ist es wichtiger denn je, dass Teams effektiv und produktiv arbeiten können. Doch wie kann man das Beste aus Microsoft Teams herausholen? Ich berate Unternehmen regelmäßig zu ihrem Einsatz von Microsoft Teams. In einem meiner letzten Microsoft Teams Strategie Workshops wurde ich in der offenen Fragerunde von den Teilnehmern nach meinen 5 wichtigsten Tipps für Microsoft Teams gefragt. Diese teile ich gerne noch einmal ausführlicher, auch mit Ihnen, in diesem Blogbeitrag.
Benachrichtigungen in Microsoft Teams für bestimmte Zeiträume ausschalten
Unsere Kunden bemängeln oft, dass zu viele Benachrichtigungen in Microsoft Teams störend sind. Die Anwendung sendet Benachrichtigungen, wenn jemand anruft, eine Chatnachricht schreibt oder man in einem Kanal erwähnt wird. Je nach Aktivität und Einstellungen blinkt das Teams Icon dann und signalisiert mit roten Zahlen, das es neue Aktivitäten gibt.
Für jemanden, der gerade konzentriert an einer Aufgabe arbeiten möchte, kann das mitunter recht nervig sein und den Arbeitsfluss stören. Vielen fällt es schwer, die Pop-up Benachrichtigungen und das blinkende Icon zu ignorieren. Damit die Benachrichtigungen nicht bei der konzentrierten Arbeit stören, gibt es in Microsoft Teams mehrere Funktionen, um die Benachrichtigungen zumindest zeitweise einzustellen oder zu optimieren:
Ruhezeiten in der mobilen App: Für die mobile App können Ruhezeiten eingerichtet werden. Zusätzlich kann individuell festgelegt werden, welche Art von Benachrichtigungen während dieser aktiviert bzw. deaktiviert sein soll.
Nicht stören Modus: Der Status kann manuell auf „Nicht Stören“ geändert werden. Während Sie im „Nicht Stören“ Modus aktiv sind, erhalten Sie keinerlei Pop-up Benachrichtigungen. Auch Anrufe werden nicht zu Ihnen durchgestellt. Sie erhalten lediglich einen Überblick über die verpassten Aktionen über das Aktivitätenprotokoll.
Prioritätszugriff in Microsoft Teams: Es können Anwender definiert werden, für die der „Nicht Stören“ Status nicht gilt, beispielsweise weil auf einen wichtigen Rückruf gewartet wird. Dazu wird der Prioritätszugriff innerhalb der Einstellungen zum Datenschutz eingerichtet.
Generelle Einstellung zu Benachrichtigungen: In den Einstellungen, unter Berechtigungen, können die Nutzer selbst einstellen, für welche Aktivitäten sie in welcher Form benachrichtigt werden möchten. Man kann sich zum Beispiel benachrichtigen lassen, wenn bestimmte Kollegen ihren Status auf „online“ oder „offline“ ändern.
Eine Gesprächsetikette als Grundlage für eine optimale Zusammenarbeit
Gerade wenn Microsoft Teams neu eingeführt wurde oder diese Art der Zusammenarbeit bei den Mitarbeitenden neu ist, bestehen oft Hemmschwellen bei der Kommunikation. Eine unternehmensweite Gesprächsetikette für Microsoft Teams erleichtert die Zusammenarbeit. Diese sollte an die Gegebenheiten des Unternehmens angepasst werden und allen Mitarbeitenden zugänglich sein. Darin wird beispielsweise festgehalten, dass Antworten oder Reaktionen im Chat erwartet werden, da Microsoft Teams das interne Kommunikationstool darstellt und damit Teams Nachrichten mit einer E-Mail gleichzusetzen sind. Dies gilt entsprechend für die Reaktionszeiten. Eine Reaktion im Chat muss nicht sofort, sondern kann wie bei einer E-Mail zeitversetzt erfolgen.
Ist beispielsweise im Unternehmen eine Hybrid-Arbeitskultur erwünscht, sollte die Gesprächsetikette unter anderem beinhalten, dass alle Meetings als Online-Meeting eingestellt werden, damit es bei Bedarf auch hybrid abgehalten werden kann.
Diese Gesprächsetikette erstelle ich bei allen Microsoft Teams Kundenprojekten. Sie stellt ein lebendes Dokument dar, das regelmäßig angepasst wird, damit es auch langfristig zur jeweils aktuellen Arbeitsweise passt.
Testen der Kameraeinstellung vor einem Meeting
In einem neuen Raum oder mit einem neuen Laptop macht es Sinn, vor einem wichtigen oder externen Meeting kurz die Kameraeinstellung zu testen. Das können Sie ganz einfach machen, indem Sie auf den Kalender klicken und die Option „Jetzt besprechen“ wählen. Sie befinden sich dann in einer Besprechung mit sich selbst und können den Bildausschnitt ihrer Kamera und verschiedene Hintergründe testen. Diese Möglichkeit nutze ich gerne, um vor Kundenmeetings oder remote Workshops kurz mein Setup zu testen.
Damit Benachrichtigungen bei den richtigen Personen ankommt, aber nicht alle Mitarbeitende mit Benachrichtigungen überflutet werden, nutze ich gerne Tags. Benutzerdefinierte Tags innerhalb von Teams können verwendet werden, um bestimmte Gruppen schnell zu erreichen, bspw. nach Jobkategorie oder Standort ausgewählt. Tags können Sie über das Microsoft Teams Admin Center verwalten und dort einstellen, wer innerhalb Ihrer Organisation Tags erstellen kann. Mit einem @ können Sie so nicht nur einzelne Personen markieren, sondern auch bestimmte Personengruppen.
Nutzung von Teams und Kanälen zur transparenten Zusammenarbeit
Intuitiv nutzen die meisten Mitarbeitenden in Microsoft Teams gerne die Chat-Funktionen. In 1:1 oder Gruppenchats werden Informationen ausgetauscht und unkompliziert zusammengearbeitet. Eine effektivere Möglichkeit ist allerdings die Verwendung von Kanälen. Microsoft Teams kann für jedes Unternehmen passend strukturiert werden. Themen und Projekte können in einzelne Teams und Kanäle ausgelagert werden. Darin können die Teammitglieder gezielt und strukturiert kommunizieren und die Ergebnisse sind transparent und nachvollziehbar abgelegt.
Bestehende Team- und Kanalstrukturen können auch als Vorlage angelegt und wiederverwendet werden. Das nutze ich in meinen Projekten sehr gerne, um bei der Anlage von umfangreichen Team- und Kanalstrukturen Zeit zu sparen. Wir nutzen beispielsweise für jedes Kundenprojekt ein eigenes Team und greifen bei der Erstellung neuer Teams auf unsere standardisierten Vorlagen zurück.
Bonustipp: Verwendung von Filtern und Suchfunktionen
Egal wie logisch Ihre Teams Struktur aufgebaut ist, manchmal werden trotzdem bestimmte Beiträge gesucht und nicht direkt gefunden. Deshalb verfügt Microsoft Teams über eine Filter- und Suchfunktion, mit der Sie schnell und einfach nach bestimmten Nachrichten, Personen oder Dateien suchen können. Sie können Ihre Suche nach bestimmten Personen, Kanälen, Daten oder Schlüsselwörtern filtern und die Ergebnisse somit gezielt eingrenzen. Diese nützliche Funktion kann im Arbeitsalltag viel Zeit sparen.
Ich hoffe meine Microsoft Teams Tipps helfen Ihnen dabei, Teams noch effektiver zu nutzen. Gerne berate ich Sie im Rahmen eines Microsoft Teams Strategie Workshops oder anhand eines konkreten Projektes dabei, Microsoft Teams und weitere Microsoft 365 Funktionen effektiv in Ihrem Unternehmen einzusetzen. Nutzen Sie hierfür auch gerne einfach das untenstehende Kontaktformular.
