Microsoft Teams ermöglicht uns ein effektives Zusammenarbeiten, insbesondere im Projektbereich. Aber auch bei der Arbeit im Team gilt es Governance Richtlinien zu wahren. Eine häufig gewünschte Anforderung an Teams war es deshalb, den Kanälen innerhalb eines Teams unterschiedliche Berechtigungen zuweisen zu können. Ein klassischer Anwendungsfall ist beispielsweise das Anlegen eines neuen privaten Kanals für vertrauliche Informationen wie Budgetverwaltung oder strategische Ausrichtung.
Wie kann man private Kanäle in Microsoft Teams einrichten?
Aktuell kann man den „Datenschutz“ für einen Kanal nur bei der Erstellung bearbeiten, das heißt Standardkanäle können nicht in private Kanäle konvertiert werden und vice versa.
Zum Anlegen eines neuen Kanals klicken Sie auf die drei Punkte hinter dem entsprechenden Teams-Namen und wählen die Funktion „Kanal hinzufügen“ aus, es öffnet sich das folgende Fenster:
Der letzte Abschnitt „Datenschutz“ wurde von Microsoft Teams neu eingeführt und bietet die Möglichkeit, den Zugriff auf den Kanal einzuschränken. Ist eine solche Einschränkung gewünscht, muss die zweite Auswahlmöglichkeit „Privat- nur für eine bestimmte Personengruppe im Team zugänglich“ gewählt werden.
Im Anschluss öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie all jene Namen eingeben können, die zukünftig Zugriff auf den Kanal haben sollen. Diese Personen müssen bereits Mitglieder des Teams sein.
Nach der entsprechenden Eingabe ist der Prozess des Kanalerstellens beendet. Der Kanal ist fortan nur für berechtigte Mitglieder sichtbar und zusätzlich durch ein Schloss-Icon gekennzeichnet.
Für private Kanäle in Teams wird im Hintergrund automatisch eine eigene SharePoint-Websitesammlung angelegt. So wird sichergestellt, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die entsprechenden Inhalte haben. Die Website-Sammlung besteht zunächst nur aus einer Bibliothek, kann aber problemlos erweitert werden.
Wer kann Kanälen in Microsoft Teams unterschiedliche Berechtigungen zuweisen?
Standardmäßig dürfen alle Teammitglieder, nicht jedoch Gast-User, einen privaten Kanal in einem Team erstellen.
Die Option des Erstellens privater Kanäle kann jedoch sowohl auf Team- als auch auf Organisationseben verwaltet bzw. beschränkt werden. Teambesitzer können die Möglichkeit der privaten Kanäle für das entsprechende Team deaktivieren. Administratoren können unternehmensweite Richtlinien auswählen, die das Anlegen privater Kanäle ebenfalls einschränken.
Einschränkungen für private Kanäle in Microsoft Teams
- Private Kanäle unterstützen generell zwar Konnektoren und Tabs, allerdings können Planner und Formulare noch nicht eingebunden werden. Laut Microsoft soll dies aber schon bald möglich sein.
- Microsoft legt den Grenzwert für private Kanäle innerhalb eines Teams bei 30 fest und den Grenzwert für Standardkanäle bei 200. Insgesamt können also maximal 230 Kanäle existieren.
