Die Arbeitswelt verändert sich im Sekundentakt. Insbesondere im Bereich der Technologien vergeht kein Tag ohne Fortschritt. Wollen Unternehmen konkurrenzfähig bleiben, müssen sie agil sein und ihre Strukturen anpassen. Die Covid-19-Krise ist nur ein Beispiel dafür, wie schnell sich Arbeitsbedingungen verändern können bzw. müssen. Ein zentraler Baustein davon ist die Digitalisierung und damit verbunden die digitale Informationsgewinnung und -verwaltung. Dies wird häufig als ECM [Enterprise Content Management] bezeichnet. Ein ECM stellt eine einheitliche Plattform dar, auf der Informationen von ihrer Entstehung über das Bearbeiten und Austauschen sowie das Aufbewahren bis hin zur Archivierung oder Löschung verwaltet werden.
Sie haben sich bereits für ein digitales ECM entschieden und wissen auch schon mit welcher Software Sie dieses umsetzen wollen? Dann können Sie in diesem Beitrag Einblicke gewinnen, wie ein solches Vorhaben erfolgreich umgesetzt werden kann. Überlegen Sie noch welche ECM-Lösung für Ihr Unternehmen die richtige ist? Dann werfen Sie gerne einen Blick auf den Abschnitt Vorteile und Funktionen eines ECM mit Microsoft 365 und SharePoint in diesem Blogbeitrag.
Ein Enterprise Content Management System mit Microsoft 365 und SharePoint, bildet in Unternehmen die zentrale Anlaufstelle für alle Mitarbeiter, um auf Informationen zuzugreifen. Hierbei sollte ein besonderes Augenmerk darauf liegen, den Anwendern Informationen aus mehreren Systemen (zum Beispiel CRM, ERP, etc.) bereitzustellen. Dadurch werden zeitraubende Anwendungs- und Medienumbrüche vermieden. Dabei wird neben den klassischen Intranet- und Dokumentenmanagement-Funktionen auch die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Wissen und Informationen jeglicher Art in den Mittelpunkt gerückt.
Ein modernes und personenorientiertes ECM-System
Da jeder Mitarbeiter aufgrund seiner Tätigkeiten und Abteilungszugehörigkeit andere spezifische Anforderungen an seinen Digital Workspace hat, ist dieser personenorientiert und individuell anpassbar. So erhält jeder Anwender entsprechend seinen Berechtigungen genau die Informationen, die er für seine tägliche Arbeit benötigt und kann diese bspw. mit Hilfe von eigenen Ansichten personalisieren.
Richtlinien und Sicherheit: intelligent, einfach und automatisiert
Alle Informationen und Dokumente unterliegen strengen Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien, um die notwendige Sicherheit auch beim Arbeiten mit Microsoft 365 in der Cloud zu gewährleisten. Hierfür kommen neben Sicherheitskomponenten wie bspw. Berechtigungs- und Aufbewahrungsrichtlinien oder der Schreibschutz für Dokumente, auch Zugriffsfunktionen wie bspw. der Microsoft 365 Authenticator zum Einsatz.
Verschiedene Studien belegen, dass ein Großteil der Unternehmen tiefgreifende Transformationen für die kommenden Jahre plant. Gleichzeitig werden nur etwa 20 Prozent solcher Vorhaben erfolgreich abgeschlossen. Dabei scheitert es zumeist nicht an technischen Gegebenheiten, sondern am eigentlichen „Change-Prozess“. Einer der Gründe, die hierbei am häufigsten genannt werden, ist bspw. eine mangelnde Projektkommunikation.
Wir bei der Next Iteration sehen alle unsere Projekte als Change-Prozess und die IT-Strukturen als dessen Basis. Daher betrachten wir jedes Projekt als systematisches Organisationsprojekt auch unter dem Gesichtspunkt des Veränderungsmanagements.
Hinweis: Lesen Sie hierzu auch Microsoft Teams Einführung als Change Prozess erfolgreich meistern.
Auswahl der Projektgruppe
Die Auswahl einer starken Projektgruppe stellt einen solchen Gesichtspunkt des Veränderungsmanagements dar. Die Mitarbeiter für die Projektgruppe sollten sorgfältig ausgewählt werden, da die Projektgruppe das Projekt von Anfang an begleitet. Dabei ist unter anderem darauf zu achten, dass die Mitglieder in ihrer Funktion innerhalb der Unternehmenshierarchie sowohl nach unten als auch nach oben Einfluss haben. Führungskräfte können hierbei formeller oder informeller Art sein. Eine heterogene Arbeitsgruppe ist immer von Vorteil, sowohl in Bezug auf demografische Daten als auch in Bezug auf die Position und die Abteilung der Mitarbeiter.
Die meisten Unternehmen konzentrieren sich auf Pioniere, also Mitarbeiter, die Interesse am Wandel haben und technisch sehr affin sind. Diese Personen haben ihre Berechtigung in der Projektgruppe, gleichzeitig sollten aber auch Mitarbeiter berücksichtigt werden, die dem Wandel grundsätzlicher kritischer gegenüberstehen. Für eine erfolgreiche Einführung ist es unabdingbar die Zweifel der Mitarbeiter zu kennen, um diese entkräften zu können. Die Projektgruppe wird den Change repräsentieren. Ist sie richtig ausgewählt, trägt dies zu einem positiven Klima für die Veränderung im Unternehmen bei.
Kick-Off: Der Projektstart
Im Rahmen des Kick-Off Termin soll die gemeinsame Grundlage für das Organisationsprojekt gelegt werden. Zunächst muss ein Bewusstsein dafür geschaffen werden, warum die Veränderung notwendig ist. Die Dringlichkeit muss hierbei deutlich signalisiert werden. In diesem Rahmen kann beispielsweise die aktuelle Ist-Situation betrachtet werden sowie aktuelle und zukünftige Probleme herausgearbeitet werden. Daraufhin werden gemeinsam eine Vision und Ziele definiert, welche als Grundlage für die Soll-Situation dienen. Diese Vision muss motivierend wirken und gut nach außen getragen werden können.
Definition der Soll-Situation
Die Betrachtung der Soll-Situation erfolgt im ersten Schritt losgelöst von technischen Fragestellungen. Es wird diskutiert, wie zukünftig gearbeitet werden soll. Im nächsten Schritt werden grundsätzliche Fragestellungen geklärt. Beispielsweise welche Systeme durch das ECM abgelöst werden, welche angebunden werden müssen, welche Prozesse digitalisiert und automatisiert werden können und welche Inhalte im ECM berücksichtigt werden müssen. Fälschlicherweise wird hier oft ausschließlich von Dokumenten gesprochen, wir betrachten jedoch alle Arten von Informationen. Es kann sich beispielsweise auch um Newsbeiträge, Aufgaben, Kontakte oder Prozesse handeln. Für alle Inhalte wird auch eine entsprechende Berechtigungsstruktur geplant.
Unterteilung und Priorisierung von Use-Cases
Auf Basis der Soll-Situation wird ein Umsetzungskonzept entwickelt. Dieses sollte eine detaillierte Softwarebeschreibung beinhalten. Im nächsten Schritt wird das Projekt in Teilprojekte unterteilt, indem Use Cases identifiziert werden.
Gemäß unserem Firmennamen raten wir immer dazu, iterativ vorzugehen. Insbesondere bei einem so großen Organisationsprojekt wie der Einführung eines ECM-Systems, ist ein Big Bang in den seltensten Fällen geeignet. Das schnelle und kurzfristige Bereitstellen von Erfolgen steigert die Motivation und erleichtert die Kommunikation nach außen.
Daher unterteilen wir das Projekt immer in einzelne Use-Cases, welche mithilfe des Projektplans priorisiert und in eine zeitliche Reihenfolge gebracht werden.
Identifizierung und Auswahl eines Pilotbereichs
Um bereits frühzeitig wertvolles Feedback einzusammeln und eventuell auftretenden Fehlentwicklungen vorzubeugen, empfehlen wir mit einem Pilotprojekt zu starten.
Bei der Auswahl des Piloten gibt es verschiedene Ansätze. Zum einen kann die größte aktuelle Schmerzstelle gewählt werden. Zum anderen sollte der Pilot keine überdurchschnittliche Komplexität aufweisen und motivierte Mitarbeiter beinhalten, welche später als so genannte Key User fungieren.
Nach dem erfolgreichen Abschluss des Pilotprojekts, wird das Feedback eingearbeitet und der Projektplan entsprechend angepasst. Auf dieser Grundlage, sowie der Identifizierung und Konkretisierung von Use-Cases kann ein konkreter Projektplan geschrieben werden.
Schulungen und Einführung in die neue Software und Arbeitsweise
Während der Umsetzung der ersten Iteration, werden die Anwender bereits parallel geschult. Gleichzeitig werden die Anwender, welche die erste Umsetzung testen werden, an die neue Art zu arbeiten herangeführt. Dabei empfehlen wir Schulungen in kleine, interaktive Schulungsblöcke aufzuteilen. Ab diesem Zeitpunkt werden kontinuierlich Schulungen und Workshops für verschiedene Anwenderkreise mit verschiedenen Schwerpunkten angeboten. Die veränderte Arbeitsweise wird so dauerhaft in der Unternehmenskultur verankert.
Qualitätsmanagement: Abschluss der Iterationen
Eine einzelne Iteration sollte nur wenige Wochen in Anspruch nehmen. Jede Iteration endet mit einer Qualitätsmanagementphase, in welcher die Anwender die Umsetzung testen und ihr Feedback äußern. Auf diesem Weg wird konsequent eine Fehlentwicklung vermieden und die Agilität des Projektes sichergestellt. Zusätzlich werden die Erfolge über verschiedene Kommunikationskanäle innerhalb des Unternehmens sichtbar gemacht!
Abschluss des Projektes
Auch nach Projektabschluss, das heißt der unternehmensweiten Einführung des ECM-Systems, sowie der flächendeckenden Schulung der Mitarbeiter muss sichergestellt werden, dass Anwender bei Fragen sowie Änderungswünschen einen Ansprechpartner an ihrer Seite haben.
Planen Sie die Einführung eines Microsoft 365 basierten ECM und sind noch auf der Suche nach einem Dienstleister, der Sie unterstützt? Dann schauen Sie sich hierzu gerne unsere Leistungen im Rahmen unserer Dokumentenmanagement Beratung an, oder kontaktieren Sie uns direkt für ein unverbindliches Gespräch.
