Daten werden überall und rund um die Uhr generiert und stetig neue Informationen gewonnen, dabei ist kein Ende in Sicht. Mitarbeiter haben immer mehr das Gefühl von der Datenflut regelrecht überschwemmt zu werden. Informationen werden an zahlreichen Orten abgelegt, und je nach Unternehmensstruktur und -größe weiß am Ende keiner mehr so richtig wo er was findet.
Dieses Chaos endet nicht selten in Schuldzuweisungen und Diskussionen über die Bring- oder Holschuld. Wer oder Was ist verantwortlich für die Bereitstellung der benötigten Informationen? Müssen Mitarbeiter Systeme durchsuchen, um stets up-to-date zu sein, benachrichtigen Systeme die Mitarbeiter automatisch bei Updates oder übernimmt das der Vorgesetzte?
Wenn Sie Hilfe bei Ihrem Informationsmanagement benötigen, beraten wir Sie gerne. Erfahren Sie mehr zu unserer Informationsmanagement Beratung.
Whitepaper – Informationsmanagement
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In diesem Whitepaper zeige ich Ihnen, wie Sie die Holschuld der Mitarbeiter zu einer Bringschuld des Systems umwandeln und somit jegliche Diskussionen vermeiden.
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Intelligente Systeme liefern alle nötigen Informationen
Ein intelligentes System bietet jedem Mitarbeiter in Abhängigkeit von seiner Rolle genau die Informationen, die er benötigt, völlig unabhängig davon wo diese abgelegt sind. Dabei vereint es die folgenden Komponenten zu einer Lösung:
- Logische statt rein physische Datenstrukturierung
- Zentraler Zugriffsort und übergreifende Suchfunktion
- Benutzerspezifische Bereitstellung und Individualisierungsmöglichkeiten
- Anwendung von digitalen Prozessen
- Einsatz künstlicher Intelligenz zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben
Mitarbeiter können sich also darauf verlassen, bei Änderungen an relevanten Daten informiert zu werden. Außerdem verfügen sie stets über die aktuelle Version eines Dokuments. Die mühsame und zeitaufwendige Suche und das Abgleichen verschiedener Versionen fallen weg.
Beispiel: Das OCTO Dashboard
Unser OCTO Dashboard stellt eine intelligente Lösung für das Dokumentenmanagement dar. Das OCTO Dashboard kombiniert die oben genannten Eigenschaften und ermöglicht so eine effektive Informationsverwaltung. In einem vergangenen Blogbeitrag widmet sich meine Kollegin Frau Schenzle bereits dem effektiven Management Reporting mit Hilfe des OCTO Dashboards.
Im folgenden Screenshot ist ein E-Learning Portal dargestellt. Die horizontale Navigation dient zur Vorfilterung der Inhalte, während das Panel am linken Seitenrand dem Anwender eine spezifische Suche mittels Filterung nach definierten Kriterien, ermöglicht. Gefilterte Ansichten können anschließend als eigener View gespeichert werden und sind so jederzeit aufrufbar.
Bei Änderungen an Informationen oder neuen Dokumenten, die für den Anwender relevant sind, erhält er eine Benachrichtigung auf seinem benutzerindividuellen Dashboard. Das OCTO Dashboard besitzt noch zahlreiche weitere Funktionen und Eigenschaften und ist individuell an Kundenwünsche und -bedürfnisse anpassbar.
Interessieren Sie sich für das Thema und würden gerne mehr erfahren? Dann fordern Sie hier unser kostenloses Whitepaper zum Thema Informationsmanagement in Unternehmen an. Haben Sie Fragen? Zögern Sie nicht – Kontaktieren Sie uns!
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