Im Rahmen unserer FAQ Reihe beantworten wir häufig gestellte Fragen zu einzelnen Microsoft 365 Applikationen und Themengebieten. Dieser Frage und Antwort Teil behandelt häufig gestellte Fragen rund um Microsoft Teams.
Was ist Microsoft Teams?
Microsoft Teams ist eine Kommunikations- und Kollaborationsplattform innerhalb von Microsoft 365, die entwickelt wurde, um die Zusammenarbeit in Echtzeit zu vereinfachen und Arbeitsprozesse zu optimieren. Teams vereint Kommunikation, Dateifreigabe und Arbeitsmanagement in einem zentralen Tool für moderne Arbeitsumgebungen.
In Microsoft Teams finden alle Anwender eine zentrale Anlaufstelle für den Austausch von Nachrichten, die Durchführung von Videokonferenzen und die gemeinsame Nutzung von Dateien. Durch die nahtlose Integration mit anderen Microsoft 365 Anwendungen wie bspw. Word, Excel und PowerPoint können alle Anwender Dokumente direkt in Teams bearbeiten.
Neben der Möglichkeit, Aufgaben zu verwalten, bietet Teams auch Funktionen wie das Planen und Durchführen von Besprechungen, das Erstellen von Kollaborationsräumen und das Festlegen von Benachrichtigungen bei wichtigen Ereignissen. Darüber hinaus bietet die Integration von Automatisierungen und Workflows die Möglichkeit, Geschäftsprozesse digital abzubilden.
Microsoft Teams stellt somit sicher, dass alle Kommunikations- und Arbeitsprozesse an einem Ort zusammenlaufen, was die Zusammenarbeit in Teams und Organisationen deutlich vereinfacht.
Wenn Sie mehr über die Funktionen und Möglichkeiten von Microsoft Teams erfahren möchten, lesen Sie auch unseren Blogbeitrag: Microsoft Teams Übersicht – Aufbau und wichtigste Funktionen erklärt.
Ist Microsoft Teams in Microsoft 365 enthalten?
Ja, Microsoft Teams ist ein integraler Bestandteil der Microsoft 365 Produktfamilie und ist in den meisten Microsoft 365 Business- und Enterprise-Plänen enthalten. Die Integration von Teams in Microsoft 365 ermöglicht es Unternehmen, Teams als zentrales Kommunikations- und Kollaborationstool nutzen, da es sich nahtlos mit anderen Microsoft Tools wie bspw. Outlook, SharePoint, OneDrive oder OneNote verbinden lässt.
Microsoft Teams ist auch als eigenständige Anwendung erhältlich, die auch ohne Microsoft 365 genutzt werden kann. In diesem Fall entfallen jedoch alle zusätzlichen Funktionen und Vorteile, die mit der Integration in die Microsoft 365 Umgebung verbunden sind.
In unserem Blogbeitrag: Übersicht über die Microsoft 365 Apps – Das A-Z der Microsoft Office Anwendungen erhalten Sie sowohl eine Übersicht über alle Microsoft 365 Apps als auch eine Übersicht über alle Microsoft und Office 365 Pläne (Lizenzen).
Wie unterstützt Microsoft Teams die Zusammenarbeit in Unternehmen bei hybrider Zusammenarbeit?
Die vielseitigen Einsatzmöglichkeiten und die damit verbundene Flexibilität machen Microsoft Teams zu einem idealen Werkzeug für Unternehmen, die eine hybride Zusammenarbeit unterstützen und fördern möchten.
Der Einsatz von Teams ermöglicht nicht nur die Verwendung einer Vielzahl von Kommunikationsmethoden, sondern durch die Integration in Microsoft 365 und anderen Microsoft Apps auch eine effiziente Zusammenarbeit und Datenspeicherung. So können beispielsweise alle Mitarbeiter in Echtzeit kommunizieren und zusammenarbeiten, unabhängig davon, ob sie im Büro oder von zu Hause aus arbeiten.
Videokonferenzen ermöglichen den Austausch von Informationen unabhängig vom Standort und ohne Reisetätigkeiten, während Funktionen wie Chat, Kanäle, Meetings und die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten die Kommunikation in geografisch verteilten Teams aufrechterhalten. Dateien, die in einem Team geteilt werden, sind jederzeit verfügbar, so dass alle Teammitglieder problemlos auf Inhalte zugreifen und zusammenarbeiten können.
Durch den Einsatz von Workflow- und Automatisierungstools aus der Microsoft 365 Produktpalette ist es zudem möglich, Aufgaben und Genehmigungen direkt in Microsoft Teams zu steuern und zu verwalten.
Lesen Sie hierzu auch unseren Blogbeitrag: Genehmigungsprozesse direkt über Microsoft Teams steuern und verwalten.
Bei Microsoft Teams Premium handelt es sich um eine erweiterte Version von Microsoft Teams, die zusätzliche Funktionen und Vorteile bietet, um die Zusammenarbeit in Unternehmen noch effizienter und professioneller zu gestalten. Teams Premium richtet sich insbesondere an Unternehmen, die mehr Anpassungsmöglichkeiten, erweiterte Sicherheitsfunktionen und tiefere Integrationen benötigen.
Zu den Hauptfunktionen von Microsoft Teams Premium zählen die erweiterten Möglichkeiten zur Personalisierung von Besprechungen, die beispielsweise die Verwendung von organisationsweiten Besprechungslobby Designs sowie Besprechungsvorlagen und -hintergründen ermöglichen. Teams Premium ermöglicht auch die Nutzung von KI-gestützten Funktionen für Besprechungen wie Live-Übersetzungen und Transkriptionen sowie Zeitachsen- und Sprechermarkierungen. Darüber hinaus bietet Teams Premium zusätzliche Sicherheitsfunktionen wie die Möglichkeit der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von Anrufen oder das Einfügen von Wasserzeichen in Besprechungen.
Weitere Informationen zu Premium finden Sie in unserem Blogbeitrag: Übersicht über die Vorteile und Funktionen von Microsoft Teams Premium.
Wie kann der Fortschritt von Aufgaben in Microsoft Teams überwacht werden?
Die Integration von Teams in Microsoft 365 bietet verschiedene Möglichkeiten und Funktionen, um Aufgaben zentral zu verwalten und deren Fortschritt zu überwachen. Die hauseigenen Microsoft 365 Aufgabenmanagement-Tools können in Teams eingesetzt werden, um Projekte und Arbeitsabläufe zu steuern und sicherzustellen, dass Aufgaben effizient und termingerecht erledigt werden.
Die Einsatzmöglichkeiten reichen dabei vom einfachen Aufgabenmanagement mit Planner und To Do bis hin zu komplexeren Projekten mit Microsoft Project oder Power BI. Insbesondere die Integration von Planner und To Do in Microsoft Teams bietet leistungsstarke Werkzeuge zur Aufgabenverfolgung. Mit Planner können Teams visuelle Task Boards erstellen, auf denen Aufgaben zugewiesen, priorisiert und mit Fälligkeitsterminen versehen werden können. Es besteht auch die Möglichkeit, Aufgaben in Listen zu organisieren und zu verfolgen, um sicherzustellen, dass der Fortschritt in Echtzeit sichtbar ist.
To Do lässt sich nahtlos in Teams integrieren und hilft bei der Organisation und Verwaltung von persönlichen und Teamaufgaben. In Teams kann der Fortschritt in einem Dashboard angezeigt werden, das den Status von Aufgaben wie „In Bearbeitung“, „Abgeschlossen“ oder „Wartet auf Genehmigung“ anzeigt. Dies hilft den Teammitgliedern, ihre Arbeit zu priorisieren und sicherzustellen, dass alle Aufgaben rechtzeitig erledigt werden.
Lesen Sie hierzu auch unseren Blogbeitrag: Aufgabenmanagement mit Microsoft 365 – So vermeiden Sie Chaos in Ihren Aufgaben mit Microsoft Apps.
Können mehrere Personen gleichzeitig eine Datei in Microsoft Teams bearbeiten?
Ja, in Microsoft Teams können mehrere Personen gleichzeitig an einer Datei arbeiten, wenn die Datei in einer Microsoft 365 Anwendung wie beispielswiese Word, Excel, PowerPoint oder OneNote geöffnet wird.
Wenn eine Datei in Microsoft Teams neu erstellt oder hochgeladen wird, wird diese automatisch in einer SharePoint-Dokumentbibliothek gespeichert. Durch die Integration von SharePoint und OneDrive können mehrere Teammitglieder gleichzeitig an der Datei arbeiten, ohne dass es zu Konflikten kommt. Alle Änderungen werden in Echtzeit synchronisiert, so dass alle Beteiligten sofort sehen können, was die anderen bearbeitet haben. Die Zusammenarbeit in Echtzeit ist besonders nützlich für Projektdokumente, an denen mehrere Personen parallel arbeiten müssen. Dank der Echtzeit-Synchronisierung, der Versionierung und der Kommentarfunktionen ist die Zusammenarbeit sehr effizient und ermöglicht eine reibungslose Teamarbeit.
Mehr über das Zusammenspiel der Apps innerhalb von Microsoft 365 erfahren Sie in unserem kostenlosen Whitepaper: Effizientes Arbeiten im digitalen Zeitalter: Microsoft 365 als Wegbereiter für modernes Teamwork.
Wie teile ich in Microsoft Teams meinen Bildschirm während einer Besprechung?
Das Teilen des eigenen Bildschirms während einer Besprechung in Microsoft Teams ist einfach und ermöglicht eine effektive Zusammenarbeit, da alle Teilnehmer den gleichen Inhalt sehen können.
Die Person, die ihren Bildschirminhalt für die anderen Besprechungsteilnehmern teilt, kann festlegen, ob der gesamte Bildschirm, ein einzelnes Fenster oder ein spezifischer Inhalt wie z.B. eine PowerPoint Präsentation, übertragen werden soll. Der geteilte Inhalt kann beispielsweise eine Präsentation, ein Dokument oder eine Anwendung sein.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Ihren Bildschirm während einer Besprechung in Microsoft Teams teilen können, finden Sie in unserem Blogbeitrag: So können Sie in Microsoft Teams den Bildschirm teilen.
Ist es möglich Genehmigungsworkflows direkt in Microsoft Teams einzurichten?
Ja, durch den Einsatz von Power Automate und der Genehmigungen-App können Genehmigungsworkflows direkt in Microsoft Teams eingerichtet werden. Mit Hilfe dieser beiden hauseigenen Microsoft 365 Workflow-Tools können sowohl einfache als auch komplexe Genehmigungsprozesse automatisiert und effizienter gestaltet werden. Diese Workflows können beispielsweise für Urlaubsanträge oder Rechnungsfreigaben genutzt werden.
Mit der Genehmigungen-App in Microsoft Teams können einfache Genehmigungsanfragen erstellt, verfolgt und verwaltet werden, ohne dafür die Anwendung wechseln zu müssen. Mit Power Automate können sowohl einfache als auch mehrstufige, benutzerdefinierte Genehmigungsprozesse erstellt werden, die automatisch Benachrichtigungen versenden und Aufgaben zuweisen. Die Antragsstellung und -genehmigung kann jeweils direkt in von Microsoft Teams durchgeführt werden.
Lesen Sie hierzu auch unseren Blogbeitrag: Genehmigungsprozesse direkt über Microsoft Teams steuern und verwalten.
Die Verbindung zwischen Microsoft Teams und SharePoint Sites ist eine der grundlegenden Integrationen in Microsoft 365, die Teams zu einem leistungsstarken Tool für die Zusammenarbeit macht. Microsoft Teams und SharePoint Sites sind eng miteinander verknüpft, wobei SharePoint als zentraler Speicherort für alle Dateien dient, die in Teams gemeinsam genutzt und bearbeitet werden.
Während Teams die benutzerfreundliche Oberfläche zum Bearbeiten und Freigeben von Dateien bietet, stellt SharePoint die leistungsstarken Funktionen für das Dokumentenmanagement, die Versionierung, die Berechtigungssteuerung und die Integration mit anderen Microsoft 365 Anwendungen bereit. Diese Integration ermöglicht eine nahtlose und effiziente Zusammenarbeit innerhalb von Microsoft 365, bei der Teams und SharePoint Hand in Hand arbeiten.
Lesen Sie hierzu auch unseren Blogbeitrag: Das Zusammenspiel von Microsoft Teams und SharePoint Sites.
Ist eine Zusammenarbeit mit Externen und Gästen in Microsoft Teams möglich?
Ja, Microsoft Teams Teams ermöglicht die Zusammenarbeit mit externen Personen, Kunden und Lieferanten außerhalb der eigenen Organisation. Hierfür stehen in Teams zwei Funktionen zur Verfügung: Externer Zugriff und Gastzugriff.
Die Funktion Externer Zugriff ermöglicht es, mit Nutzern aus anderen Organisationen zu chatten und zu telefonieren, ohne sie in ein Team einladen zu müssen. Der externe Zugang ermöglicht das direkte Senden und Empfangen von 1:1 Nachrichten und die Kommunikation über Unternehmensgrenzen hinweg.
Mit dem Gastzugriff können externe Nutzer direkt in ein Team eingeladen werden. Die Gäste benötigen keinen Microsoft 365 Account und können sich mit einer beliebigen E-Mail-Adresse anmelden. Gäste können an Chats und Besprechungen teilnehmen, auf Dateien und Dokumente zugreifen und Nachrichten in Kanälen veröffentlichen.
Die Funktionen und Unterschiede sowie die Vorgehensweise bei der Zusammenarbeit mit Externen und Gästen in Teams finden Sie in unserem Blogbeitrag: Arbeiten mit Externen und Gästen in Microsoft Teams.
