Bei unserer täglichen Arbeit berichten uns Kunden immer häufiger, dass in ihrem Unternehmen im Laufe der Zeit eine Vielzahl von Microsoft Teams Arbeitsräumen erstellt wurden. Dies führt zunehmend zu dem Problem, den Überblick darüber zu behalten, welche Teams aktiv sind, welche still liegen und welche von Anfang an nur zu Testzwecken erstellt wurden. Zudem leidet auch der Informationsfluss innerhalb der Belegschaft unter der Vielzahl unterschiedlicher Team Arbeitsräume, da Informationen schlichtweg nicht mehr gefunden werden.
Diese Problematik ist insbesondere in den Fällen zu beobachten, in denen Microsoft Teams sehr schnell im Unternehmen ausgerollt wurde. Ohne entsprechende Anwenderschulungen und der Kenntnis über die Möglichkeiten und Funktionen der Teams Komponenten ist den Anwendern oft nicht klar, wann ein neues Team eingerichtet werden muss und wann ein zusätzlicher Kanal ausreicht.
Im Rahmen dieses Blogbeitrags zeigen wir Ihnen exemplarisch eine Möglichkeit, wie wir den Wildwuchs von Microsoft Teams Arbeitsräumen bei unseren Kunden mit Hilfe eines Erstellungs- und Freigabeprozess abgestellt haben. Wir setzen auch bei dieser Lösung, wie gewohnt, ausschließlich auf Microsoft 365 Bordmittel.
Die Ausgangssituation: Wildwuchs in den Microsoft Teams Arbeitsräumen
Bisher konnten alle Mitarbeiter uneingeschränkt neue Teams anlegen, was zu einem unübersichtlichen Wildwuchs an Microsoft Teams Arbeitsräumen geführt hat. Ohne eine auf das Unternehmen zugeschnittene Governance und technische Reglementierung des Erstellungsprozesses von Teams, verschlechtert sich der Informationsfluss und die Akzeptanz der Mitarbeiter zunehmend.
Unser Ziel war es, dieser intransparenten und unübersichtlichen Teams Struktur durch einen gezielten Erstellungs- und Freigabeprozess einen Riegel vorzuschieben. Dadurch soll zusätzlich das Bewusstsein der Mitarbeiter für die Nutzung und die Arbeitsweise mit Arbeitsräumen in Microsoft Teams langfristig sensibilisiert werden.
Bonus-Tipp: Je nach Umfang der Themen besteht auch die Möglichkeit, in Chats kollaborativ zu arbeiten, ohne dafür jedes Mal ein neues Team oder einen neuen Kanal anlegen zu müssen.
Die Aufgabenstellung: Konzeption einer technischen Lösung zur geregelten Erstellung von Microsoft Teams Arbeitsräumen
Es soll eine Möglichkeit geschaffen werden, den Wildwuchs an Microsoft Teams Arbeitsräumen organisationsweit von technischer Seite gezielt zu steuern und zu verwalten.
Standardmäßig, also in den Voreinstellungen von Microsoft 365, kann jeder Mitarbeiter ein neues Team anlegen. Da es derzeit administrativ nicht möglich ist, die Erstellung von Microsoft Teams Arbeitsräumen einzuschränken, soll die benötigte Lösung diese Lücke schließen. Außerdem soll sie auf Microsoft 365 Bordmitteln basieren sowie die Anforderungen aller Interessengruppen berücksichtigen.
Um die Arbeit nicht einfach nur an die IT-Abteilung auszulagern, soll die Lösung einen Erstellungs- und Freigabeprozess in die bestehende Arbeitsumgebung integrieren. Eine zentrale Datenbasis soll dabei sicherstellen, dass ersichtlich ist, wer welches Team beantragt und freigegeben hat. Zusätzlich soll durch einen Versionsverlauf der Überblick vereinfacht und die Transparenz erhört werden.
Unsere Lösung: Teams in Microsoft Teams automatisiert erstellen
Der erste Schritt bestand darin, das grundlegende Problem zu lösen, dass alle Benutzer Teams Arbeitsräume erstellen können. Dazu haben wir mit Hilfe eines PowerShell-Skripts die Berechtigung zum Erstellen von Teams auf eine einzelne Microsoft 365 Gruppe beschränkt. Mitglieder dieser Gruppe können dann beispielsweise alle Entscheider oder Mitarbeiter einer Abteilung sein.
Im zweiten Schritt ging es dann darum, die kontrollierte Erstellung von Teams wieder zu ermöglichen. Dazu wurde die zentrale Datenbasis über eine Microsoft SharePoint-Liste in Microsoft Teams geschaffen. Über diese Liste werden alle zwingend erforderlichen Informationen, wie der gewünschte Teamname und der Teambesitzer abgefragt. Optional können an dieser Stelle auch weitere Metadaten wie beispielweise die Teammitglieder, die Dauer der Zusammenarbeit oder der Zweck des Teams abgefragt werden.
Erstellungs- und Freigabeprozess für Teams in Microsoft Teams
Alle Mitarbeiter haben die Möglichkeit, über die Liste neue Elemente anzulegen und somit ein neues Team zu beantragen. Sobald ein neues Team beantragt wurde, erhalten die definierten Entscheider eine Microsoft Teams Benachrichtigung mit einer entsprechenden Aufgabe zur Freigabe . Die Freigabeaufforderung kann wahlweise auch per E-Mail versendet werden. Die dafür notwendigen Automatisierungen werden über einen Power Automate Flow realisiert. Als Entscheider für den Genehmigungsprozess können sowohl einzelne Personen als auch Gruppen oder Abteilungen definiert werden.
Innerhalb der Aufgabe erhält der Entscheider alle relevanten Informationen zum beantragten Team. Der Entscheider kann nun mit einem Klick das neu beantragte Team bestätigen oder ablehnen und optional einen Kommentar hinzufügen. Sobald einer der Entscheider die Aufgabe bearbeitet hat, wird die Aufgabe für alle anderen Empfänger als erledigt gekennzeichnet.
Im Falle einer Ablehnung, wird der Antragssteller über Teams und/oder Outlook benachrichtigt. Wird der Antrag genehmigt, wird mittels Power Automate ein neuer Team Arbeitsraum mit dem gewünschten Namen erstellt und die angegebenen Besitzer und Mitglieder werden berechtigt. Alle Beteiligten werden anschließend über Microsoft Teams benachrichtigt.
Über die Liste kann jederzeit eingesehen werden, wer welches Team beantragt und freigegeben hat. Zusätzlich können über den Versionsverlauf alle Änderungen eingesehen werden.
Tipp: Welche Regeln der Genehmigung von neuen Teams innerhalb von Microsoft Teams sinnvollerweise zu Grunde liegen sollten, lernen Sie in unserem Microsoft Teams Strategie-Workshop.
Anpassung und Erweiterung der Freigabe und Erstellung
Ein großer Vorteil der hier eingesetzten Power Automate Platform ist ihre Flexibilität. In diesem Beitrag haben wir einen Standard-Erstellungsprozess beschrieben. Dieser kann individuell an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden. So haben wir bei Kunden beispielsweise einen zweistufigen Freigabeprozess konzipiert, bei dem auch der Abteilungsleiter noch eine Freigabe erteilen muss, sofern Externe auf einen Team Arbeitsraum berechtigt werden sollen. Ebenso kann der Bearbeitungsfall mit abgedeckt werden, wenn sich während des Lebenszyklus des Teams etwas ändern sollte. Häufig sind auch automatisierte Archivierungsprozesse mit integriert.
Leistungen der Next Iteration zur Umsetzung einer Lösung um Teams in Microsoft Teams kontrolliert erstellen und verwalten zu können
Bei der in diesem Beitrag beschriebenen Funktionalität handelt es sich um ein Teilprojekt, welches wir auf Kundenwunsch in die Systemarchitektur seines Digital Workspace integriert haben.
Für unseren Kunden haben wir hierbei folgende Aufgaben übernommen:
- Im Rahmen einer Anforderungsanalyse wurden die bestehenden Prozesse beleuchtet und der zukünftige Wunsch- bzw. Sollzustand definiert
- Darauf aufbauend erfolgte die Konzeption und Optimierung der neuen und digitalisierten Prozessabläufe
- Technische Umsetzung und Integration der Lösung auf Basis von Microsoft 365 in den bestehenden Workspace des Kunden
- Bereitstellung der technischen Dokumentation
Gerne unterstützen wir auch Ihr Unternehmen bei der digitalen Transformation. Informieren Sie sich hier weiter über unsere Microsoft Teams Beratungsdienstleistungen, oder treten Sie einfach über das untenstehende Kontaktformular direkt mit uns in Kontakt.
