Microsoft Teams Einführung als Change Prozess erfolgreich meistern

Immer mehr Unternehmen setzten mit der Microsoft Teams Einführung auf die zentrale Kollaborations- und Kommunikationsplattform von Microsoft. Das Chat- und Kollaborations-Tool ist laut Microsoft die am schnellsten wachsende Anwendung in der Firmengeschichte. Dies ist unter anderem der Tatsache geschuldet, dass Microsoft Teams aus technischer Sicht einfach zu implementieren ist, da es in Office 365 standardmäßig enthalten ist. Neben der technischen Einführung, liegt die deutlich größere Schwierigkeit darin, die notwendige Nutzerakzeptanz sicherzustellen.

Keine Frage, Unternehmen müssen sich an ihre sich stetig wandelnde Umgebung anpassen. Agilität lautet das Schlagwort der Stunde. Laut der „Change Management Kompass 2020“ Studie von Porsche Consulting erreichen nur 20% der strategischen Transformationen in deutschen Unternehmen das gewünschte Ergebnis. Doch woran scheitern diese Projekte?

Häufig scheitern die Projekte an der Resistenz und der fehlenden Akzeptanz der Anwender. Aufgrund der sich verschärfenden Wettbewerbssituation sind Unternehmen dazu gezwungen sich kontinuierlich anzupassen und Entscheidungen schnell zu treffen. Häufig geraten dabei die eigenen Mitarbeiter in Vergessenheit. Veränderung jeglicher Art rufen jedoch immer eine emotionale Reaktion hervor, die entscheidenden Einfluss auf den Erfolg einer Einführung haben kann.

Egal ob eine Veränderung Top-Down oder Bottom-Up verläuft, die Information und Partizipation der Mitarbeiter ist einer der Schlüsselfaktoren für ein erfolgreiches Change-Management. Je mehr Fürsprecher eine Veränderung im Unternehmen hat, umso leichter ist es auch den Rest der Belegschaft zu überzeugen. Doch wie genau gelingt dies? Change-Vorhaben sind so individuell wie die Menschen und Unternehmensstrukturen, weswegen vielfältige Lösungsansätze existieren. Wir haben unsere Expertise und Erfahrungen aus Kundenprojekten genutzt, um für Sie einen beispielhaften Fahrplan zu erstellen.

1. Technische Rahmenbedingungen klären

Wie bei allen Projekten, muss auch bei der Einführung von Microsoft Teams zu Beginn die Definition von Rahmenbedingungen erfolgen. Insbesondere technische Aspekte, wie die Tauglichkeit der vorhandenen Infrastruktur sind dabei zu beachten. Im Fall von Microsoft Teams ist dies in den meisten Fällen ein sehr einfacher Prozess, da Teams in Office 365 standardmäßig enthalten ist. Bildungseinrichtungen können derzeit Microsoft Teams Education kostenfrei nutzen.

Tipp: Für eine geführte Einführung von Microsoft Teams, kann es hilfreich sein, Teams vorab für alle Mitarbeiter im Admin Center zu deaktivieren. Dadurch kann ein gemeinsamer Ein- bzw. Umstieg zeitlich besser gesteuert werden.

2. Wichtige Stakeholder überzeugen

Am besten noch während des Entscheidungsprozesses, spätestens aber unmittelbar danach, sollten die wichtigsten Stakeholder in den Change Prozess einbezogen werden. Je nach Unternehmensstruktur können das zum Beispiel die Geschäftsführung, Abteilungsleiter, Corporate Communications, Marketing, IT … sein.

3. Nutzungskonzept erarbeiten

Die Projektverantwortlichen, gegebenenfalls mit Unterstützung der Stakeholder, sollten im nächsten Schritt ein Nutzungskonzept erarbeiten. Office selbst bietet hierfür mehrere Kommunikationsplattformen an, zusätzlich stehen alternativ auch noch externe Dienste zur Verfügung. Es sollte im Voraus geklärt werden, wofür Microsoft Teams genutzt werden soll. Beispielsweise als internes Kommunikationstool, für die Zusammenarbeit in Gruppen oder für die Zusammenarbeit mit Kunden. Weiterhin muss geklärt werden, ob mit Microsoft Teams vorhandene Dienste wie Skype, Yammer oder Outlook komplett ersetzt oder nur ergänzt werden sollen. Außerdem sollte man sich damit beschäftigen, welche Funktionen für den Arbeitsalltag sinnvoll und wichtig sind und diese fokussieren. Bei Bedarf kann auch die Möglichkeit geprüft werden, vorhandene Drittanbieterdienste anzubinden.

Nachdem ein pragmatisches Nutzungskonzept erarbeitet wurde, kann auf dieser Basis das Kommunikationskonzept erstellt werden. Das Konzept sollte allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden, bevor die neue unternehmensweite Kommunikation gestartet wird. Da es sich um ein lebendiges Dokument handelt, welches mit den Mitarbeitern und Anforderungen des Unternehmens wächst, können auch nach der Pilotphase noch Änderungen erfolgen. Dieser kontinuierliche Prozess der Kommunikation und der damit verbundene Informationsfluss innerhalb des Unternehmens findet fortan parallel zu allen weiteren Schritten statt.

Sie möchten mehr über das Thema Kommunikationskonzept mit Microsoft 365 erfahren? Dann empfehlen wir Ihnen unseren Blogbeitrag: Kommunikationsstrategie mit Microsoft 365. Darüber hinaus haben wir unser Workshop Angebot in diesem Bereich erweitert. Hier finden Sie weiterführende Informationen zu unserem Kommunikationsstrategie mit Microsoft 365 Workshop. 

4. Kommunikationskonzept erarbeiten

Mitarbeiter nehmen Änderungen häufig nicht an, da sie sich überrumpelt und unwissend fühlen. Es gibt viele gute Gründe für die Nutzung von Microsoft Teams, lassen Sie dies auch Ihre Mitarbeiter wissen. Wichtig ist, nicht nur rationale Faktoren wie Kostenersparnis oder effektives Arbeiten zu erwähnen, sondern auch emotionale Aspekte und Vorteile im Arbeitsalltag in den Mittelpunkt zu stellen.

Eine Veränderung, egal welcher Art, löst häufig auch ein unterbewusstes Gefühl der Angst aus. Insbesondere bei technischen Veränderungen kann dieser Angst entgegengewirkt werden, indem man die Mitarbeiter angemessen vorbereitet. Schulungen scheitern häufig am Kostenfaktor oder dem zu engen Zeitfenster. Eine Alternative sind Anleitungen und kurze Erklärvideos.

Tipp: Teams selbst bietet die praktische Option eine „Besprechung“ mit Ton und Screen aufzuzeichnen. Das Video steht anschließend automatisch in Microsoft Stream zur Verfügung, und kann unternehmensweit zur Verfügung gestellt werden.

5. Pilotprojekt starten

Vor einem unternehmensweiten Roll-out ist es ratsam, ein Pilotprojekt zu starten. Dies hat auch einen großen Einfluss auf den darauf aufbauenden Schritt, das Erarbeiten der Governance-Richtlinien. Dieses Pilotprojekt kann klassischerweise von einer ausgewählten Pilotabteilung durchgeführt werden. Ein alternativer Ansatz ist es, sich die sogenannten „Innovators“ und „Early Adopters“ zu Nutze zu machen. Vielleicht gibt es im Unternehmen bereits probierfreudige Mitarbeiter, die für Neuigkeiten brennen und gerne Teil der Entwicklung sein möchten und geradezu darauf warten, dass Teams eingeführt wird. Nutzt man das Potenzial dieser Mitarbeiter, hat man unter Umständen bereits Fürsprecher für den späteren Roll-out in den verschiedenen Abteilungen.

6. Governance-Richtlinien erarbeiten

Nach einer zeitlich definierten Testphase kann das erworbene Wissen der Pilotgruppe für die Planung des Roll-out genutzt werden. Außerdem sollten die Erfahrungen der Pilotgruppe, sowie das erarbeitete Nutzungskonzept dazu genutzt werden, Governance-Richtlinien zu erstellen. Damit lässt sich im weiteren Verlauf der Wildwuchs an Teams und Kanälen vermeiden. Folgende Themen könnten relevant sein:

• Wer darf neue Teams anlegen?
• Wer darf innerhalb eines Teams neue Kanäle anlegen?
• Gibt es einheitliche Namensrichtlinien für Teams? (Bspw. HR_01_Allgemein)
• Gibt es einen klassischen Aufbau eines Teams? (Bspw. Unterhaltung, Dateien, Wiki)
• Gibt es eine definierte Gesprächsetikette?
• Wer kann externe Nutzer zu einem Team hinzufügen?
• Welche Apps und Services dürfen Anwender hinzufügen?
• Richtlinien für das Speichern, Archivieren und Löschen von Inhalten in Teams

Wenn Sie mehr über das Thema Governance in Teams erfahren möchten, dann lesen Sie hierzu gerne unseren Blogbeitrag: Microsoft Teams Governance – So nutzen Sie Microsoft Teams sicher.

7. Roll-out durchführen

Mit definierten Governance-Regeln steht dem Roll-out nichts mehr im Wege. Ob dies nach der Pilotphase als Big-Bang oder Step-by-Step geschieht bleibt dem Projektteam überlassen. Ein weiterer Ansatz ist es, die Abteilungen selbst entscheiden zu lassen, beziehungsweise nur einen weitgefassten Zeitraum vorzugeben. So können Abteilungen die Einführung individuell an ihren Zeitplan und ihre Geschwindigkeit anpassen. Dieses Vorgehen führt in der Regel zu einer höheren Akzeptanz der Mitarbeiter gegenüber der Neuheit.

Tipp: Getreu dem Motto „Vorleben statt Vorgeben“ sollte die Managementebene als erstes mit der Einführung beginnen.

8. Feedbackkultur etablieren

Auch nach dem erfolgreichen Roll-out sollten alle Anwender die Möglichkeit haben kontinuierlich Feedback zu geben. Zusätzlich bietet es sich an, regelmäßige Feedback Termine einzurichten um die eingereichten Anregungen und Verbesserungsvorschläge zu besprechen. Außerdem sollten Ansprechpartner kommuniziert werden, die bei Fragen zur Verfügung stehen. So kann die Zufriedenheit der Anwender weiter gesteigert werden und zusätzlich Wissen für zukünftige Projekte generiert werden.

Tipp: Sie möchten Ihrer IT-Abteilung keine zusätzliche Arbeit mit dem Support von Microsoft Teams aufhalsen? Kein Problem, schauen Sie sich hierzu gerne unseren Microsoft Office 365 Helpdesk an.

Fazit zur Microsoft Teams Einführung

Auch wir bei der Next Iteration gehen unserer Arbeit derzeit überwiegend im Home-Office nach. Insbesondere bei räumlich verteiltem Arbeiten wird schnell klar, wie wichtige eine reibungslose Kommunikation innerhalb des Unternehmens ist. Denn je besser die in- und externe Kommunikation organisiert ist, umso leichter fällt die Abstimmung und umso fundierter sind getroffene Entscheidungen. Die Notwendigkeit einer guten Kommunikationsplattform und die daraus resultierenden Vorteile lassen sich nicht von der Hand weisen. Aus unserer Sicht ist der Umstieg auf Microsoft Teams und die damit verbundene Änderung innerhalb der Unternehmenskommunikation ein  wichtiger Baustein, um für zukünftige Anforderungen optimal gerüstet zu sein.