Geschrieben von Isabell Schenzle in der Kategorie Dokumenten Management.
Vorlagen unterstützen Unternehmen dabei, Dokumente in einem einheitlichen Design zu erstellen. So können beispielsweise Anschreiben eines Unternehmens stets mit denselben Seitenrändern, Abständen und demselben Aufbau im Rahmen der Corporate Identity erstellt werden. Einheitliche Dokumente bieten die Vorteile, dass Standards (wie beispielsweise die Position des Adressfelds) eingehalten werden, das Unternehmen in der Außenwirkung als seriös wahrgenommen wird und Zeitressourcen bei den Mitarbeitern eingespart werden können, welche das Dokument nicht jedes Mal aufs Neue formatieren müssen. Optimalerweise sollten dabei alle Mitarbeiter einheitliche, zentral verwaltete Vorlagen nutzen und nicht jeder seine eigenen Vorlagen führen.
Geschrieben von Isabell Schenzle in der Kategorie Dokumenten Management.
Starten wir mit etwas Theorie. Eine Struktur wird im Duden als „gegliederter Aufbau“ oder „Anordnung der Teile eines Ganzen zueinander“ definiert. Eine Datenstruktur ist somit die Art und Weise oder ein System, wie wir unsere Daten speichern. Das System kann über Ordner, Listen und Datenfelder wie Tabellen oder Vektoren abgebildet werden. Dokumentenmanagementsysteme, also die Erstellung, Ablage, Verwaltung und Archivierung von Daten nach einer festgelegten Struktur, sollen genau das tun – einen optimalen Aufbau für die Unternehmensdaten schaffen. Diese Struktur wird auch Datenstruktur genannt.
Ziel einer jeglichen Datenstruktur ist es, mit einem möglichst einfachen Aufbau zu arbeiten. Jeder Nutzer soll seine gesuchten Informationen oder den Zugriff auf die gesuchten Daten so schnell wie möglich erhalten. Die Daten sollen mithilfe der Datenstruktur effizient verwaltet werden. Ziel ist es deshalb auch, inhaltlich zueinander gehörende Daten möglichst nahe beieinander zu verwalten.
Geschrieben von Annkathrin Alt in der Kategorie Dokumenten Management.
Wir nutzen hier bei der Next Iteration sehr intensiv Office 365 und bei manchen Dokumenten frage ich mich selbst, ob ich diese nun in mein OneDrive oder in einer SharePoint Team- oder Projekt-Site ablegen soll. Um etwas Licht ins Dunkel zu bringen, habe ich für mich die beiden Systeme miteinander verglichen und möchte in diesem Beitrag kurz beschreiben welche Dokumente besser in OneDrive for Business und welche besser in SharePoint Sites abgelegt werden sollen.
Geschrieben von Annkathrin Alt in der Kategorie Next Iteration.
Seit gut sechs Monaten ist Philipp Zollt unser Trainee im Bereich SharePoint SysOp. Da wird es Zeit, Philipp und das Traineeprogramm hier näher vorzustellen. Deshalb habe ich Philipp ein paar Fragen gestellt und er plaudert für uns aus dem Nähkästchen.
Geschrieben von Annkathrin Alt in der Kategorie Technologie.
Beim großen The future of SharePoint Event letztes Jahr wurde die Vision von Microsoft für SharePoint gezeigt. Eine, die uns sehr gut gefallen hat und in der wir großes Potential für die Zukunft sehen. Auch wenn Microsoft weiter seine cloud first mobile first Strategie verfolgt, kommen auch viele Neuerungen für SharePoint On-Premises und natürlich für Hybride Umgebungen.
Geschrieben von Annkathrin Alt in der Kategorie Technologie.
Tastaturkurzbefehle, besser bekannt als „Shortcuts“ sind Tastenkombinationen, die Anwendern die Arbeit am PC oder Laptop erleichtern. Die wohl bekanntesten Shortcuts sind Strg+c und Strg+v für das Kopieren und Einfügen von Inhalten. Shortcuts erleichtern meinen Arbeitsalltag beim Erstellen von Grafiken und Elementen ungemein und ich kann in meinen Desktop-Anwendungen wie zum Beispiel Photoshop viel schneller arbeiten.
Weniger bekannt sind Shortcuts für Web-Anwendungen. Für SharePoint Online gibt es einige nützliche Shortcuts, die den Einsatz der Maus überflüssig machen und regelmäßige Aufgaben erheblich erleichtern.
Die Shortcuts für SharePoint Online, die ich am nützlichsten finde und am meisten benutze, habe ich für Sie in diese Liste gepackt. Die Liste können Sie auch downloaden, damit Sie die Shortcuts immer Griffbereit haben.
Geschrieben von Isabell Schenzle in der Kategorie Geschäftsprozesse, Technologie.
Microsoft Flow ist ein Programm von Microsoft, das uns durch eigens erstellte, automatisierte Workflows unseren Alltag erleichtern soll. Flow soll unseren Arbeitsalltag verschlanken, uns lästige Routineaufgaben abnehmen, uns helfen Zeit einzusparen. „Work less, do more“ ist der Microsoft Flow Slogan, sich auf wenige aber relevante Aufgaben beschränken und diese vorantreiben.
In dem wir uns einmalig die Zeit nehmen den Flow zu definieren und dem Programm Anweisungen geben, wie es zu reagieren hat wenn ein bestimmter Sachverhalt eintritt, müssen wir diesen Arbeitsablauf nie wieder selbst erledigen.
Mithilfe von Flow können wir uns automatisiert Benachrichtigungen zukommen lassen, können Daten automatisiert mit anderen Bibliotheken synchronisieren, Daten automatisiert an einem bestimmten Ort speichern oder Genehmigungsprozesse automatisieren. Flow gibt uns die Möglichkeit, uns mehr auf unsere wesentliche Arbeit konzentrieren zu können. So müssen wir unsere wertvolle Zeit beispielsweise nicht mit dem Übertragen von Daten in andere Systeme verschwenden.
Geschrieben von Annkathrin Alt in der Kategorie Next Iteration, Portale.
Rufen Sie gerne bei Telefonhotlines an? Meistens verbindet man damit nervige Warteschleifenmusik, sinnloses Weiterleiten an andere Abteilungen und langes Warten, bis der Mitarbeiter «kurz die benötigten Daten rausgesucht hat». Kurz gesagt, verschwendete Zeit!
Geschrieben von Tina Oechsler in der Kategorie Next Iteration, Portale.
Das klassische Intranet wie es viele Unternehmen noch kennen, ist bei der Next Iteration schon längst Schnee von gestern. Mit SharePoint hat sich das klassische Intranet zu einem aktiven und vernetzten Wissensportal entwickelt. Das Wissen eines Unternehmens wird mehr und mehr zu einem essenziellen Wettbewerbsfaktor. Mit dem Ziel den Unternehmenserfolg stetig zu steigern und letztendlich auch abzusichern, entscheiden sich viele Unternehmen in Bezug auf Informations- & Wissensmanagement-Plattformen für Microsoft SharePoint.
Geschrieben von Annkathrin Alt in der Kategorie Technologie.
Wie im September angekündigt, erschien im November das Feature Pack 1 für SharePoint 2016. Wir haben uns das erste Update für SharePoint 2016 installiert, näher angeschaut und möchten Ihnen es kurz vorstellen.
